活動應延期還是轉型網上化? 跟著以下三部曲 立即決定最合適的活動方案 | 文章 – 滙豐機滙

「轉型?不轉型?究竟活動應該繼續延期還是轉成網上舉行?」如你也有此疑惑,或對活動轉型電子化與否猶豫不決,不妨試跟著以下三個步驟來分析,再作決定。

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Written By SARA YUNG #抗疫轉型系列

活動轉型電子化

隨著疫情反復,要避免安排已久的會議或活動遭到延期或取消,活動轉型電子化乃大勢所趨。但要將活動轉型前應該先考慮什麼?活動電子化又可以循哪個方向進行?相信不少人都了解seminar可轉型成webinar,但其他傳統活動又可否以網上形式再現?如你也有此疑惑,或對轉型與否猶豫不決,不妨試跟著以下三個步驟來分析,再作決定。

第一步:我應該將活動轉為網上舉行嗎?

轉型?不轉型?究竟活動應該繼續延期還是轉成網上舉行?不少人面對抉擇時或許都會有此疑問。要決定活動轉型與否,首先要認清活動舉辦的目的,以及該目的能多大程度地透過網上活動達成。確立目的後,還須全面地評估其他影響因素,例如觀眾或參加者對網上活動的熟悉程度,以及可以從甚麼管道接觸他們,讓他們了解活動形式、時間及內容,並進行推廣等宣傳工作。

第二步:我的活動可如何轉型為電子化呢?

活動形式種類各有不同有的像研討會一樣流程清晰分明,亦有些像展會一樣多樣繁複,每分鐘都有不同展示、工作坊及對話發生。要知道活動的轉型方向,建議可以先寫下活動必須保留的流程及內容,以及預期要達到的參加者活動體驗,再了解哪種進行方式最適合,最能滿足你的各項需求。

【沈浸式 + 互動性】網上立體重現多樣化展會

想營造出與現實一樣的觀展感覺?可以考慮以現實展會為藍本,建立虛擬沈浸式空間,並盡可能保留觀展者的參觀流程。英美今年在四月底曾舉辦一個以博彩界為主題的高峰會 – SBC Digital Summit,以電子虛擬形式重現展會大廳,並透過簡單清晰的界面導航觀展者前往各個虛擬活動區域。當中包括演講廳及會議室 – 展示座談會內容及即時/已錄製的小組研討、展覽館 – 保留互動元素,讓觀展者可即時與參展商交流,而參展商亦可向他們展示影片及投影片等輔助資訊,還有互動空間 Networking Lounge – 讓觀展者互相交流,建立一對一或小組對話,發展商機。

【競技式 + 娛樂性】輔以電子設備感受虛擬比賽

若活動以競技為主打,則可以參考今年大行其道的虛擬馬拉松,例如現正舉行的香港黃金海岸線上馬拉松2020。活動進行方式以電子產品作輔助,一般而言每位參加者只需在指定時間內,以手機程式或運動手錶記錄跑步里數,並向主辦單位提交時間證明,顯示達到一定距離後就可獲得獎牌和紀念品。雖然隔空競技與數千、甚至數萬人一同比賽的震撼感和滿足感無可比擬,但在大部分大型活動停擺的情況下,虛擬比賽或多或少都能為參賽者提供自我挑戰的目標、保持競技心態,以及為生活增添娛樂性。

【慈善式 + 趣味性】線上賣旗招募好友參與

不少非牟利機構都需要公眾捐款及賣旗來維持營運。但無法出外賣旗?線上模式一樣成事。愛護動物協會今年賣旗日推出以26個英文字母拼砌而成的旗紙,讓捐贈者可自由組合出自己、好友或愛寵的名字。機構同時更招募線上賣旗義工,藉每位持共同理念的支持者透過個人方式,呼籲親朋好友加入捐款行列。活動意義與趣味並重,更透過捐款者的參與提高每個善行的影響力,令活動成效事半功倍。

第三步:我已經決定將活動以虛擬方式進行,但該從何下手呢?

虛擬活動雖貌似新穎多樣,但策劃過程與一般面對面的活動卻差距不大。要舉辦一場成功的活動,首先需要有參加者,因此事前的推廣招徠不可或缺。其次,要吸引人參加,Content is the king – 無論活動形式如何,都需要具備富影響力及關聯性的內容,而當中加入互動性元素亦是關鍵之一。最後就是準備、預演和測試了,一場完整的活動需經過多重的試驗,處理技術問題,並為潛在的影響因素提供解決方案。想知可如何從零開始籌備虛擬活動,請繼續留意下集,讓你三分鐘輕鬆掌握要訣。

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Samson Tong
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