如何舉辦一場成功的虛擬活動? 活用三大法則 讓你的活動規劃一次到位 | 文章 – 滙豐機滙

疫情之前,虛擬活動不算非常普遍,但現在不少舉辦方都考慮將活動轉型電子化。究竟如何入手,才能打造別出一面的線上活動?活用以下三個法則,令你的活動規劃一次到位。

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Written By SARA YUNG #抗疫轉型系列

上回提到,活動要轉型電子化前,須先從活動目的、形式、內容等方向進行分析考量。網上活動相比傳統活動,舉辦方與參加者間無法面對面直接聯繫,因此總有一定局限性,但透過針對性的推廣及創新和完善的規劃和準備,不少限制都可被消除或改善。若你已充分了解並決定著手策劃虛擬活動,可考慮從以下三個法則開始逐步進行,完善企劃構思,打造別出一面的線上活動。

法則一:以環環緊扣的推廣扣住目標群眾

要進行推廣,首先從目標群眾角度考慮,了解他們會從甚麼平台接觸新資訊,對事情感興趣後又有甚麼考慮因素來影響他們參加活動與否。清晰活動前的客戶旅程 (customer journey) 後,就可以知道你與目標群眾間有哪些接觸點 (touch point),再多加改善每個接觸點的受眾體驗。

讓搜尋引擎及社交媒體發揮更大作用

一般而言,要接觸活動對象,不少人都會先從搜尋引擎及社交媒體下手。進行搜尋引擎優化,如在網站的活動介紹中加入更多相關字眼及熱門關鍵字,可使你的網站更容易出現在搜尋結果中,使之排得更前,亦有助增加網站及其內容的公信力及可靠度。

另外,要開設社交媒體平台前,建議事前可先了解各平台的主要用家群及好處,以及各功能是否切合活動的推廣需求。如活動中有多個工作坊,可於Facebook建立推廣活動供報名參加。你亦可透過下廣告,以賣票為廣告目標,以call-to-action形式讓受眾看見廣告後便立即購票;此外,如已為活動拍了不少吸睛的精美照片,可將它們展示於Instagram上,還可加入熱門hashtags,讓更多人看到你的頁面;活動主要針對業內人士?則不妨考慮到Linkedin上尋找特定的專業人士。想提高活動的吸引力和互動性的話,可以推出限時資料或優惠,又或舉辦有獎比賽,讓活動更突出並增添關注度。

針對特定群眾 讓推廣產生連鎖效應

如活動目標受眾範圍明確,可以到他們常用的群組或論壇進行推廣,增加曝光度;或藉其他人如KOL介紹,建立口碑。對於已購票或報名的客戶,不妨為他們送上優惠或禮品,鼓勵他們介紹朋友一同參加,或利用活動專屬的hashtag在社交媒體上進行介紹。另外若已有舊有客戶資料,亦可多加善用客戶數據庫,適時透過切身的溝通方式進行提醒,如電郵、Whatsapp、Messenger等提供活動資訊。如想進一步提高特定受眾或客戶的特殊性,則可考慮加設會員制度,提供優先或專享的產品、服務和資訊。

法則二:加入互動性讓活動現場感倍增

「第一印象的建立,在於初次見面的七秒鐘。」- 英國臨床心理學家 Linda Blair

面對面的活動一般強調互動性,如何將此元素從現實搬到網上亦是關鍵之一。英國臨床心理學家 Linda Blair 提出過七秒理論:「第一印象的建立,在於初次見面的七秒鐘。」活動主辦方可在為參加者建立對外形象方面多花心思,同時亦應加入對話平台,增加互動性,讓活動體驗不會因在網上舉辦而受限,還原活動現場感。

網上即時對答塑造真人對話感

例如香港浸會大學今年曾舉辦「BU Vfair」,為學生與顧主提供應徵及招聘的平台。透過高像真度的畫面,立體地將職業博覽呈現眼前。參展商可透過設計個人化的展亭,更直接地展示公司的形象及特質。他們亦可安排代表於特定時間在網上即時解答學生疑問,令互動更有真人面談感覺,提高對話效率,從而有助帶來更多成功配對的個案。

法則三:事前準備做足 避免活動期間 Dead Air


活動即使流程清晰如webinar,雖然操作較簡單,參加者卻能從細節中看出優劣。與平常面對面進行的seminar一樣,webinar中同樣要注意場地設置,如燈光、聲效、鏡頭位置等。活動流程亦需進行多重審閱和測試,確保活動能流暢地進行,避免要參加者等待。因參加者並非身處現場,投入度本身已較難掌握,同時周遭亦可能有其他事物容易分散注意力,因此數秒的等待,已有可能令人數開始流失,然而活動方要保留參加者卻比起傳統現場活動困難,因此事前準備工作不可忽視。

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Samson Tong
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