律政新世代 - LegalX 提升律師工作效率必殺技 | 文章 – 滙豐機滙

法律服務的工作經常需要處理大量紙本及檔案,而同時又要因應不同的項目,與其他團隊合作,要在一片紙海中找尋所需文件,實在費時失事。Legal Technology (法律科技, 簡稱 LegalTech) 的出現,正好以科技提升法律相關企業在管理項目方面的效率,讓法律工作者能更專注高增值的工作

科技  ·    ·  3 mins read

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專門為特定行業設計不同雲端智能辦公室解決方案的CloudWork便因應律政和金融企業所需,設計LegalX,並與Microsoft合作,在方便與安全之間取得平衡—解決傳統律師行的營運痛點的同時,也確保所有操作合乎法規及私隱安全。

一站式工作管理解決方案 逐一解決業務和技術痛點  :

1)    電子化儲存文件 高效管理項目

「律師行既文件成個圖書館咁多,又有無限個修訂 versions,有時搵文件、送文件都用上一日時間」

香港寸金尺土,要儲存及管理大量的紙張,人工成本非常昂貴,工作也缺乏效率。LegalX 因此便設計出一站式的工作管理解決方案,由文件檔案儲存、與其他團隊開會、共同編輯文件都能在LegalX平台上方便完成,而且整個過程都可靠安全。

文檔建立及共同編輯: LegalX使用綜合的在線編輯器創建和編輯文本文檔、電子表格和簡報, 與Microsoft格式兼容,支持DOCX、PPTX、XLSX、ODT、ODS、ODP、CSV、TXT等,方便企業建立自己的檔案數據庫。

具版本和修訂控制系統:系統還有版本和修訂控制功能,可以追蹤細微的修訂,並使用文件版本標記的里程碑,哪位同事更改了什麼內容,哪一個檔案是最新版本,一清二楚。 

個人和群組共享,設定權限:有些法律項目少不免要與其他人合作,分享內容。LegalX一鍵便能設置個人、團隊或整個部門對文件的存取權限,甚至是設定對外用戶的安全鏈接,確保文件的安全性。


2) 項目和日曆管理 提升團隊工作效率

法律項目處理經常要爭分奪秒,也要團隊不同成員配合,因此,由建立工作流程、管理Schedule、建立會議,以至即時通訊和視訊會議都可以透過LegalX 輕易完成。

建立工作流程:團隊可以在系統建立自己的工作流程,為每個流程設置任務、KPI 等,管理人員可以隨時監察項目狀態和工作進度,並能設置提醒等,避免工作延誤。

智能日曆,同步團隊時間表:管理層可以在LegalX、或者你的手機查閱及同步設定個人或團隊時間表,確定任務處理的優先次序及時限,有助提升團隊的生產力。

而且律師行注重公曆日(calendar day)及工作天(business day),系統可以自動調整及計算,免卻人手出錯,並可利用顏色分類不同項目,及利用條狀圖顯示工作時間表,簡潔清晰。

安全通訊:LegalX包含具有高度安全性的即時通訊工具。團隊可以透過電腦和手機進行即時溝通,並能在高保密的設置下,進行視訊會議。

3) 智能法律搜索 節省時間

法律搜尋在律師的工作流程中佔了大約25-30%的工作時間,對於律師而言,時常必須進行大量的案件、法規以及各種行政規範的搜尋。

LegalX 巨有自然語言處理 (NLP) 搜索引擎功能,是人工智能的一個分支,可以讀取、辨認和理解大量文檔中的語言。

透過NLP搜索,你就能夠在資料庫準確搜索任何項目、文件檔案和文件內容﹔你也可以透過LegalX的搜索引擎,在一些行業或客戶的公開數據庫搜索及直接存取數據,以進行分析。員工再無需要人手搜尋Box File,大大節省時間。

最快一個月部署 可申請「法律科技基金」

隨著律師行所收集的信息量越來越多,若律政人員還不藉著LegalTech 轉型,提升工作效率,降低時間和金錢成本,將大大影響其在行業的競爭力。

LegalX擁有可靠的數據加密、細化存取權限管理、安全性高的數據存儲、加密的實時共同編輯、自動數據備份及登錄歷史和審計線索,同時遵守數據隱私限制。

LegalX更可以用少於一個月的時間完成部署。在疫情之下,政府也在「防疫抗疫基金」下推出「法律科技基金」,支援律師事務所及辦事處提升資訊科技系統,合資格的可獲最高50,000元資助。


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