總不知道開會的意義在哪?遵循這3點令會議效益倍升 | 文章 – 滙豐機滙

一項研究顯示,高層每星期平均會花 23 小時在開會上,但其中有 8 小時是完全沒有效益
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總不知道開會的意義在哪?遵循這3點令會議效益倍升

相信沒有多少個人喜歡開會,每次會議幾乎都是在聽高層、主管說一堆冗長又沒重點的話,最後甚至還得不出一個結論,確實令人會忍不住打瞌睡,也愈來愈討厭這種毫無效益的會議。

根據《The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance》的作者 Steven Rogelberg 的一項研究顯示,高層每星期平均會花 23 小時在開會上,但其中有 8 小時是完全沒有效益,甚至有百分之九十的人表示在會議中會想別的事情,也有 73% 的人稱會在會議時間中做其他事。


既然由基層員工到高層主管都那麼不愛開會,但會議又似乎有著非開不可的必要,那麼我們該如何提升會議的效益呢?


#開會前先確定會議能否創造價值

會議可分為「正式」及「不正式」兩大種類,而不少公司都有著過多非正式會議的弊病,經常舉行各種名義上是「會議」,但卻並非「真會議」的「會前會」、「午餐會」、「團隊精神建立聚會」等,令員工不斷將時間及精神花在這些無實際意義的會議上,到頭來又未有真的討論出某些應該要決定好的議案。因此,大家不妨效仿 Tesla 總裁 Elon Musk 的做法:「免去任何大型會議,除非你可以確定這個會議能創造價值」不然的話,就盡量言簡意賅地把該傳達的訊息快速傳遞給下屬知道。


#規定會議必須要有明確的結論

請要清楚記住一點:開會的目的就是在會議結束後必須要有一個具體而清晰的決案。大家在開會時,經常會不小心掉進拖延、拉扯的陷阱之中,譬如說當會議出現爭論而又無法擺平時,很多人都會偏向採取拖延戰術,將討論事項暫時擱置,最後沒有任何定案,變相失去了原有的開會意義。又或是......

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