中小企使用雲端會計軟件的兩大優勢 | 文章 – 滙豐機滙

疫情發生一年多以來,很多企業都進行數碼轉型,引入大量電腦軟件以簡化整個工作流程以及提升效率。從事會計及公司秘書服務多年的 Fastlane Group 今次將為各位介紹企業使用雲端會計軟件的優勢,分享在疫情下如何應用!

財務  ·    ·  2 mins read

雲端會計軟件越來越流行,隨著疫情下不少中小企轉型至線上工作,進一步促使中小企摒棄傳統方法以紙筆或Excel入數,改為使用Xero等雲端會計軟件。從事多年會計及公司秘書服務的永捷集團(Fastlane Group)的Heidy將會於本文分享企業使用雲端會計軟件的好處,協助各位中小企負責人於疫情下輕鬆應對會計工作。

中小企每年準備年度審計都需要花費不少心力,Heidy指,隨著疫情下不少公司都轉為在家工作,令使用傳統方法記帳及入數更為困難。故此,不少中小企趁疫情改為使用雲端會計軟件,進一步提升工作效率。

財務數據傳送自動化

她以雲端會計軟件Xero為例,由於財務數據傳送自動化,企業可以隨時透過電腦、手機隨時登入,實時查看公司現金流、進行會計核賬、管理收入和支出等,可以實時了解企業的最新財務狀況,避免「一時三刻搵唔到會計師」的情況,可以在疫情下打破現實距離及時間限制。

此外,軟件允許多方同時查閱資料和輸入信息,只需用手機就能傳送或批准發票,可以隨時隨地拍下日常支出項目作紀錄,軟件已經會自動更新,大大縮短人手入帳等較費時的程序,亦無需待月尾才煩惱影印及填寫支出紀錄等問題。

事實上,不少類似軟件更提供銀行結單數據的自動傳送功能,可以將交易從銀行或金融機構直接輸入其雲端會計系統。以Xero為例,目前為香港用戶提供與滙豐、恒生及星展直接聯繫,交易數據只需一天便會自動顯示在系統上。

實時掌握財務數據分析

除了銀行戶口數據自動更新外,雲端會計軟件亦可以按業務需要,提供不同類型的分析報告。「中小企傳統會用Excel手動紀錄入息和支出,可能係每次一大疊紙咁入數,就算一個月清一次,都好難即時掌握到公司實際財政狀況,變相好多時都係靠估數。」Heidy指,透過使用雲端會計軟件,由於中小企可以收到實時財務數據分析,便可即時掌握公司表現及現金流等,有利即時更新業務策略。

作為審計公司,Heidy續指,客戶使用雲端會計軟件對公司的其審計工作亦有不少幫助。「由於所有文件紀錄在雲端,客戶無需要按照以往的程序,將所有文件寄到審計公司進行核數。尤其疫情下大家減少見面,可以省卻運費之餘,亦節省雙方時間。」

總括而言,雖然雲端會計軟件仍未能完全取代會計師及核數師的工作,但可以大大減省人手輸入數據的工序,提高準確性、效率和透明度。無論是現金流實時資訊、核對銀行交易或發送發票等,雲端會計軟件都令財務管理變得簡化。

中小企轉用雲端會計軟件或者需要時間適應,但Heidy指,根據其觀察,不少客戶的過渡期都十分順暢,而且不少合作公司有提供企業培訓及帳戶設置服務,相信疫情下更加提升市場對此類軟件的接受性。

根據最新收費,Xero 入門計劃為每月20美元、標準計劃每月30美元、進階計劃每月40美元,均不設用戶上限和交易數量。

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