成立香港公司及聘请公司秘书基本需知(Com Sec)? | 文章 – 汇丰机汇

不论来自香港、外国或内地朋友如有意成立香港公司,根据《香港公司条例》至少需要有一名董事和一名公司秘书,而公司秘书一职不但要符合相关规定,更要担当与监管机构沟通的责任。永捷集团的Heidy拥有丰富的会计及公司秘书服务经验,将于本文与读者分享聘请公司秘书的注意事项。

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不论来自香港、外国或内地朋友如有意成立香港公司,根据《香港公司条例》至少需要有一名董事和一名公司秘书(Com Sec),而公司秘书一职不但要符合相关规定,更要担当与监管机构沟通的责任。永捷集团(Fastlane Group)的Heidy拥有丰富的会计及公司秘书服务经验,将于本文与读者分享聘请公司秘书的注意事项。

公司秘书的职责

公司秘书一职与一般秘书文员截然不同,并非处理一般日常工作文件。 Heidy指,公司秘书需要了解公司章程并与董事及股东保持紧密沟通,确保公司遵守香港有关法例及提交所需的重要文件到公司注册处,如年度申报表、股权架构变动等等,以免公司因为漏交或迟交文件而导致罚款或其他延误。

如何选择公司秘书

根据现行规定,公司秘书可以由个人或公司担任,若由个人担任,必须是香港居民;若由公司担任,则需要由香港注册公司并拥有相关营业地址证明。

虽然公司秘书可以由个人出任,但由于未能熟悉香港法例及公司条例的运作,所以不少公司会选择委托持牌秘书公司作为代表,并首选服务商如能提供多元化的一站式服务,例如会计及审计,工作签证申请等,从而简化往后工作上的沟通及安排。另因疫情下,内地朋友难以来港,香港秘书公司基本上可以遥距协助处理所有文件,无需亲自来港。

Heidy特别提醒客户应留意自从2018年3月引入起信托或公司服务提供者(Trust and Company Service Providers)发牌制度规管,令持牌的秘书公司能提供更专业的公司秘书服务。

收费视乎选用的服务而定

至于收费方面,则视乎选用的服务而定,一般以年费缴付,可以介乎数千至一万元不等。 Heidy建议,在选择秘书公司时,公司应该多考虑其服务质素及声誉己及所包括的服务,而非选择收费最便宜的服务提供者,如一些一次性的服务将根据其复杂程度及所需花的时间另收费用。

她又提到,《香港公司条例》规定所有香港公司都必须设有一个本地公司注册地址,以接收来自香港政府和相关机构的法定邮件,而该地址最理想为商用地址已确保私隐,故此,较常见做法是使用持牌秘书公司提供的商用地址,便能够轻松处理上述问题。

此外,秘书公司亦会就公司合规及股权转换等流程提供意见,避免犯错。 Heidy举例说,不少公司会误会「转股」及「增加股份」的分别,而且不清楚需要提交什么文件。 「当公司引入新股东时,可能会误会为转股,变相会将股份卖出,但其实只需要增加股份。」

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