公司都有虛擬信用卡?虛擬卡如何提升營運效率? | 文章 – 滙豐機滙

現在是「虛擬」當道的年代,傳統銀行業務有虛擬,原來連信用卡也可以虛擬。對於公司企業來說,虛擬卡的作用比起一般想像中來得更多。本篇文章就和大家介紹一下虛擬卡的作用和企業應用方案!

財務  ·    ·  4 mins read

不少中小企都會開立公司信用卡繳付公司相關的賬項,但其實市面上有銀行推出了虛擬公司卡供客戶使用。虛擬卡聽起來好像很「虛擬」、很陌生,但其實這張卡好處多多,不但可以提高保安程度,更可減省人工流程。以下跟大家簡單介紹虛擬卡的用法及五大優點:

公司虛擬卡是什麽?

公司虛擬卡可以簡單理解為信用卡的虛擬版本,言下之意不設實體卡,用家需要在銀行的虛擬卡平臺(Web Portal)上登入使用。使用方法跟一般信用卡交易類同,用家可先在 Web Portal上自訂各項交易設定(例如交易有效期、使用次數、有效地區、貨幣或商戶類別等),然後平臺會就每次付款產生一個獨一無二的虛擬卡號、有效日期及卡驗證碼(CVC),用家只需要在商戶的付款平臺(Payment gateway)上輸入相關資料便可完成交易。

虛擬卡沒有簽賬次數限制,用家可以無限產生虛擬卡號進行交易。要留意的是,個別銀行合作及支援的平臺不一樣,例如滙豐的虛擬卡支援Mastercard平臺,所以只要商戶接受Mastercard付款,用家就可以使用該行發出的虛擬卡進行交易。

虛擬卡付款聽起來很簡單,對公司而言有什麽好處呢?

1.保安度大大提高:自訂公司卡的使用細節

虛擬卡允許用家在Web Portal上自訂交易設定,除了一般的交易金額及貨幣外,細緻程度更涵蓋了使用次數及商戶類別等,例如用家設定了只可以在今天一次性付款1000港元予A文具公司,若Web Portal偵察到付款的資料不符(例如金額、貨幣或商戶類別錯誤),便不會繼續付款程序,因此保安程度大爲提高,這也是普通實體卡未能做到的。

2.避免誤用濫用:防止未獲預先批准的採購交易

雖然老闆希望員工盡忠職守,但現實中始終難以確保每個使用公司卡的員工都恪守職責。虛擬卡賦予老闆嚴格掌控授權設定,允許老闆為每名使用虛擬卡的用戶設定獨立簽賬上限,甚至是個別賬戶的每日及每次交易次數及金額上限。另外,用家在付款前更可以自訂交易資訊,有助避免持卡人或員工進行未獲預先批准的採購交易,或是濫用公司卡進行私人活動,大大減低公司卡被誤用或濫用的機會。

3.簡化採購流程:加速付款程序

不少公司特別是中介平臺(例如是旅行社、廣告公司等),日常需要處理的賬項交易多不勝數,一方面需要收取不同客戶的款項(收單),另一方面又需要替客戶交付款項予不同公司,而且客戶類別不同,用實體卡逐一交易可謂極爲繁瑣,也需要大量人力資源處理。虛擬卡設置內部批核流程,方便公司管理業務;交易方面允許用家自訂交易設定,公司可以針對不同的商戶設定交易細節及簽賬分配,免卻逐次人手處理;而且虛擬卡的賬單會周詳列出公司的開支管理報告,也方便公司管理賬目。

4.即時掌控付款進度:方便跟進

不少公司使用信用卡付款後都以爲已經完成交易,但卻在數天後收到銀行通知因不同原因導致未能完成交易,這種情況屢見不鮮,大大拖慢了交易進度。虛擬卡的Web Portal讓用家進行付款後隨時監察交易情況,萬一交易受阻或被拒都可即時在Web Portal上清晰反映,方便用家聯絡銀行或商戶跟進情況,掌控每個交易的進度。

5.省卻大量實體卡:不用擔心報失、丟失或儲存問題

不少公司特別是經常處理客戶賬目的中介公司,通常持有數以百計的實體公司卡,不但需要小心保管實體卡,萬一丟失信用卡則更麻煩,需要聯絡每家銀行就每張卡逐一報失。由於虛擬卡不設實體卡,用家省卻存放的煩惱,倘若需要取消或報失虛擬卡,也可以直接在Web Portal上一鍵處理,不用擔心有大量的後續功夫。

虛擬卡有什麽申請門檻?

聽完以上簡介,對公司的虛擬卡有興趣?其實申請虛擬卡的步驟簡單,用家首先需要在相關銀行開立商業戶口,然後銀行會檢視公司的財務情況進行審批(包括信用卡限額等),有時候或會要求公司存入抵押品作擔保(例如現金存款等)。如審批順利的話,大概3個星期便可獲核虛擬卡。當然,虛擬卡都有一個小限制,就是只能網上付款,不能在實體POS終端機進行交易,不過考慮到保安、方便程度大爲提高,虛擬卡可謂是一種嶄新、便捷的B2B付款方式。

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