新冠肺炎疫情下,中小企如何自救?善用政府資助 – 科技券 (2) | 文章 – 滙豐機滙

繼上篇文章《肺炎對香港經濟的影響 、股樓市發展、港商如何自救?(1)》得到HSBC VisionGo不少陌生讀者的轉載分享,今篇文章承接這個受人關注的議題,為各讀者提供筆者的建議和看法。

 繼上篇文章《肺炎對香港經濟的影響 、股樓市發展、港商如何自救?(1)》得到HSBC VisionGo不少陌生讀者的轉載分享,今篇文章承接這個受人關注的議題,為各讀者提供筆者的建議和看法。 目前全球各地因為疫情而封城封國,短期的實體經濟受到重創,不單止是航空業,各行各業生意一定有不少負面影響。坦白說,現在最重要的一定是「現金」,然而即使現在開始開發不同業務、進行數碼轉型,由線下鋪轉為線上鋪、或者改變銷售模式,仍會因為普遍消費者對前景憂慮減少消費而難見業績有明顯突破,作為港商/中小企業主,現在最直接而且必要的動作,就是申請政府資助,例如 科技券 、BUD 等等。

筆者於過往兩年透過資助申請顧問以及自身於數碼業內的知識和經驗,成功在資助援助下開發營運升級系統及將業務向香港以外的地方發展,申請幾個較為大額的政府資助,有見及不少朋友及讀者向我詢問如何申請資助以及資助運用事宜,現特意撰寫這篇文章傾囊相授,希望能幫助所有正尋覓出路的港商,甚至是身處於水深火熱的中小企業老闆提供合時的建議。

政府資助有不同範疇,有的是針對個別行業,例如零售業、旅遊業等等資助,這些資助較為直接和以救急為主,只要符合一定條件就可以填表申請,基本上只要是從事該行業人士都必定知道如何申請,筆者並無意於這些資助方面多說,反而有些對於公司長遠發展有幫助、資助額較大而且應用層面較廣泛的資助,想在這裡跟大家分享筆者的申請經驗和方向:

 Table of Contents

  1. 科技券 (TVP)
    1. 最高$80萬港幣等值的科技服務和方案
    2. 筆者建議的升級轉型範疇
    3. A) 會計系統
    4. B) 銷售系統
    5. C) 工作管理系統
    6. D) 數據分析系統
  2. 企業、主要股東,只有一個資助額
  3. 港商現在籌劃未來 勿等政府救濟方案
  4. 後記:筆者對市場上「顧問/服務商」的認知

 科技券 (TVP)

科技券於2016年尾開始,旨在資助本地企業使用科技服務和方案,以提高生產力或升級轉型。(官方資訊) 筆者特別提議港商申請科技券,除了因為最近資助額由去年$40萬升至$60萬港幣、資助比例亦提高至 3/4,即資助最高$80萬元港幣等值的科技服務和方案,對於中小企來說,這是極大的喜訊。

最高$80萬港幣等值的科技服務和方案

對於不少中小企而言,並不太清楚「$80萬港幣等值的科技服務和方案」到底是甚麼概念,有的放棄去理解,認為自己長年使用傳統方式運營公司已足夠創造盈利,可惜在新冠肺炎疫情重擊下已發現舊路步步為艱;有的以先申請、後理解的心態,任憑科技公司指導公司要開發甚麼系統,即使不明固中作用,仍認為得到極大資助而無需多想,這是極浪費人力物力的做法。筆者於下文提供較能廣泛應用的升級轉型範疇,讀者可作參考。

筆者建議的升級轉型範疇

筆者認為,有幾個升級轉型範疇適合各行各業應用,而且受創科署支持,例如:

A) 會計系統

目前如果你仍未有用現成會計系統如 Xero (與匯豐帳戶連結)、Quickbook,仍使用Excel/紙張記帳,建議先將帳簿數碼化,更新至這些平台,然而如果運用一段時間後發現系統開始不夠針對性提升公司的會計流程效率,筆者建議使用科技券資助計劃,目標以精簡會計重複工序、自動化部門之間的資訊傳遞為目標開發相關系統方案。

以筆者的電商業務為例,因為慣常收到新訂單後要輸入訂單資料到會計系統,然後產生一個Excel 給倉儲部核對、並把訂單會計資料交給內部會計同事檢閱以生產營業預測報表,而且讓CS客服同事在收到客戶查詢時準確地提供支援,透過科技服務和方案資助便開發了一套自動系統,節省大量人力時間及減少漏單、人為錯誤等問題。

以精簡會計重複工序、自動化部門之間的資訊傳遞為目標開發系統方案。」

小明

B) 銷售系統

筆者試過使用PipeDrive、Salesforce等銷售系統管理數碼服務顧問公司的銷售部門,一般而言,這些工具能令同事自覺把銷售流程紀錄,而不會等到月尾業績檢討會議才得悉同事的業績是好、正常還是壞,把銷售流程紀錄在網上系統,能讓老闆及同事們準確掌握同事的銷售情況,以計劃未來各自崗位的工作方向和先後次序,提升整家企業系統的透明度,令同事合作起來更有效率。

筆者熟用上述銷售系統,然而後來卻使用科技券資助計劃開發出為公司專門而設的銷售系統,原因是管理人員需要統一的系統,而不是當需要查看銷售部門情況時要打開這個軟件、查看會計帳目時又打開那個軟件,久而久之,不是前線同事沒有記帳,而是管理人員沒有統一的儀表板 (Dashboard) 將各部門最重要的資訊統一閱覽,令管理系統無法有效運作,空有紀錄、沒有檢討,最終系統無疾而終。筆者為解決這個問題,便委託科技公司開發一套統一所有系統的方案,令管理活動更暢順。

提升整家企業系統的透明度,令同事合作起來更有效率。

小明

C) 工作管理系統

筆者慣常用 Trello 管理工作流程,亦曾是Asana忠實粉絲,然而Asana 系統在香港地區上載/下載工作項目極為緩慢,以致一些片刻靈感在等侯過程中消逝,數年前筆者已棄用,而Trello則於近期更新服務價錢,筆者企業原本有超過十個Boards (工作板),卻因為Trello更新服務價錢後被逼關一個、少一個。

為此筆者特意聘請科技公司開發一套以Kanban(看板)為核心架構的科技方案,同時加入與其他部門聯通的功能,例如當正在處理客戶A的工作,便會在銷售系統中通知相關銷售同事,好讓同事知道工作進程,為銷售同事提昇信心,在下次邀約客戶見面時能知道現時具體工作進度,立體地了解客戶的潛在需求,增加再銷售的機會。

立體地了解客戶的潛在需求,增加再銷售的機會。

小明

D) 數據分析系統

當公司各個部門進行了升級轉型並數碼化,公司便俏俏地獲得一項寶貴的無形資產 - 數據。數據對於傳統企業而言是個抽象的概念,然而當數據在手,企業主將對自己業務得到更深層次的洞見、對各部門有更大的掌握、對業務季節性週期及行業高低潮有更好的把握,以安排適當的人力物力。數據是甚麼呢?簡單而言,一個會計帳目就是數據、一個銷售流程紀錄就是數據,掌握越多的數據,往後進行分析就更立體。
筆者使用科技券資助計劃開發數據系統,將前線銷售流程、會計系統、工作進度等等相關數據打包分析,得出一個專屬本公司的員工工作表現及業務健康指數,以制定未來短期、中期及長期的公司成長計劃及應變策略,幸運地在今次新冠肺炎疫情下仍能迎難而上,得到每月12%業務盈利增長。

當公司各個部門進行了升級轉型並數碼化,公司便俏俏地獲得一項寶貴的無形資產 - 數據。

小明

企業、主要股東,只有一個資助額

企業的最高資助額為$60萬港幣,及持有30%或以上企業擁有權的股東都必需於創新科技署備案,換言之,即使一個持有30%或以上擁有權的股東手上持有十間公司,最高資助額亦是$60萬港幣,所以如果未想清楚自己要使用甚麼科技服務和方案,應該先找有經驗和知識的人士徵詢意見,了解自己的企業需要才運用資助去開發方案,以免浪費資助額。因為科技券為恆常資助計劃,不設計劃限期,當局及筆者提議港商考慮清楚才去申請。

港商現在籌劃未來 勿等政府救濟方案

等待香港政府出手打救的希望不設實際,政府不能無止境地派錢,亦不能只做短期刺激措施,以上提及的科技券及BUD 企業支援計劃,都為積極的香港企業注入動力和實質資源,為企業轉型及長遠發展提供有力的援助,不過大家要注意批核及獲得資助金額時間不短,一般由申請至獲得資助大約10-12個月,中小企業主並不能將之視作「及時雨」或短期發展方案,港商需構想自身企業的未來發展藍圖,從中發掘公司成長關鍵,才能適當地配合政府資助令業務加快轉型。這籌備過程起碼需要3-6個月時間沈澱、研究、討論、並尋覓合適顧問/服務商,如閱畢本文章後開始研究,便有起碼一至兩季時間在公司內進行具建設性的工作與討論,待全球疫情穩定後企業便能更快地復原。筆者希望,本篇文章除了為各位讀者提供資訊之餘給予信心,積極面對未來。

後記:筆者對市場上「顧問/服務商」的認知

現時於市場上顧問/服務商眾多,然而能協助企業順利申請的卻數量不多,筆者更從本地商界聚會得知某些冒牌科技公司以政府資助為名騙取服務費。如讀者有需要尋找顧問/服務商咨詢,筆者可轉介幫助我成功申請的顧問/服務商,不過讀者需自行考慮和決定合適自己的科技服務及方案,筆者並不提供任何建議或收取費用。 電郵:felix@alphastark.com

結語

筆者在標題末端加上 (2),因為打算持續不斷以此肺炎疫情專題與大家一同跟進事態發展 (3) (4) (5) …。筆者將繼續與大家分享文章,如果您喜歡這篇文章或對文章有任何意見,歡迎留言並按訂閱文章。感謝!

#SupportHK #新冠肺炎 #中小企