【公司報稅貼士】報稅前必睇三大貼士 最多可以幫公司慳十數萬元 | 文章 – 滙豐機滙

第一次做老闆的你,可能一提「稅表」兩字就頭痛萬分。會計及企業服務供應商NOVA Group創辦人Matthew就特意分享數個有關中小企報稅心得,令中小企每年報稅時更能得心應手。

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【公司報稅貼士】報稅前必睇三大貼士  最多可以幫公司慳十數萬元

老闆遇到的問題天天都多,第一次做老闆的你,可能一提「稅表」兩字就頭痛萬分,又或是對公司報稅一事根本完全毫無頭緒。有見及此,會計及企業服務供應商NOVA Group創辦人Matthew 就特意分數個有關中小企報稅心得,令中小企每年報稅時更能得心應手。

NOVA Group目前各類公司,包括上市公司、中小企、甚至是初創企業提供一站式會計審計,商業顧問及數碼轉型服務,令公司由財務表至業務流程都可以更順暢快捷。該公司創辦人Matthew擁有註冊資深執業會計師資格,曾協助千間公司處理會計審計及報稅事宜。

他表,客多數可分為以下三類:

  1.  對公司會計、審計及報稅等一無所知
  2.  對公司財務工作有一定的認知,雖然需要將銀月結單、業相關文件(如營運收入、營運支出單據、租約等)通通需要集齊惟沒有會計概念,也不知如何開始「做賬」(Bookkeeping,即是將不同文件及數字,如營運支出、營運收入等紀錄及編制財務報告
  3. 對公司財務工作深入透徹認知,也懂得「做帳」。因此當需要報稅時,只需要外核數師審核管理賬目就可。

Matthew,第一類及第三類企業,其公司報稅所需的專業服費可相差數萬至十數萬元。作為老闆的你,如自問是第一及第二類型企業,這篇文章一定夠幫到你。

中小企兩大報稅中伏位

一般而言,老闆們在接收到稅單後,需要準備好會計期內的銀行月結單,收入及支出文件及其他相關業務證明文件。另外,有限公司亦需要將會計期內帳目列明,編製好務資料,例如損益表(Profit and Loss) 及資產負債表(Balance Sheet)交予核數師核對。

中伏位1 :  公司營運18個月後才開始「做帳」

Matthew 指,一般公司在開始營運18個月後會收到由稅局發出的第一張報稅單。有一些經驗較淺的老闆,在收到稅單時才發現公司原來需要「簿記(Bookkeeping)並且重新收集相關證明文件以供核數師「簿記(Bookkeeping)及核數。但由於部份文件已經遺失,或不齊備,很多時候需花大量的額外人手或金錢以作大量補救之用。

Matthew 指如果老闆早有相關報稅概念,在營運時已懂得利用各類型的會計軟件,預先整理相關文件,收集好所需財務單據。老闆便不必在公司需要報稅之死線前痛苦地一口氣整理。

【中小企中伏位1 :臨急抱佛腳先做帳  難短時間集齊單據】


中伏位2: 誤以為稅局只接受紙本文件

Matthew 表示,許多公司誤以為稅局只認可已編印出來的文件正本,並通通將所有收入憑証行月結單、採購單據、租務文件打印出來,再加以整理及保管。

Matthew 指出,其實香港稅局並沒有指明所有文件必須為紙本,根據香港法例條文第553 《電子交易條例》中所列明,即使是文件以Soft Copy 方式亦有同等法律效用。他又指,以雲端 方式儲存文件,不單可以節省打印及整理文件等時間及行政成本,亦省略輸文件的過程,及減低遺失及其他的人為險。

他舉例,過往傳中小企傳「做帳」件可需要先要整一大輪,其後依公司將文件送會計公司以處理核數安排 現時,以雲端方儲存,中小企可以將雲端帳的相關權限設定為「只可檢視」,直接把登入用資料給予有關專業人士,就可以輕將文件安全傳送。

【中小企中伏位2 : 中小企誤以為稅局只受理紙本 白費功夫打印文件】


報稅三大貼士 

1) 為報稅提早做好預備 最多可以慳十數萬元

Matthew 指,老闆愈早預,當收到第一份稅單就不會手足無措。一早已為報稅好好整理相文件及做好數簿,所節的不只是僅僅因「臨急抱佛腳」而所增加的額外行政成本,更可以是高達十數萬元的專業服費。

他表由於會計師事務所的收費以時間計算,第一類客(即是沒有預早收集文件,也沒有會計概念的客)及第三類客人(是有預早收集營運文件,也有會計概念,懂得「做帳」) 的收費可以相差萬多元至數十萬元。對中小企而言,此費用可算是相當昂

2) 電商生意金「碎濕濕」 報稅需多留神  

愈來愈多人以電商方式創業。Matthew 特別提到,在電子平台上做生意,老闆一般可以輕鬆地收集銷,因為商每次出售商品,在平台上也留有相對應的紀

不過,因為電商交易特色為「小高頻」,即是每單生意金小,但涉及交易總數目繁多。再加上電商平台多以電子支付方收費,每單交易也可需要扣減約1%3%左右的手續費,令公司收取金額較多出現「零頭」情況,令會計交易的數目繁瑣

還有,電商的真正戰在於,商需要將銀月結單上每項收款/支付紀條目,與銷錄對賬 (Reconciliation) Matthew ,電商應採用市面一些第三方雲端會計軟件,以會計軟件連接有關網上電商平台,讓銷售數字自動儲存在會計系統之內,將「做帳」、「對」等流程自動化。

3)善用第三方平台 管理數簿自動化 

老闆要兼的事十分多,因此需要好好利用科將程自動化,節行政成本。Matthew 就推介中小企及初創公司用市面上各第三方雲端服商,完公司整營運流程。

雲端會計系統 : 

市面上一些第三方會計雲端服,為中小企提供銀行月結單數據自動傳送功能,意思指當中小企從銀收到銀月結單,其單據就會自動轉送至企業帳簿並記賬。以Xero為例,每月收費只需約40美元(折合約312港元左右而且更提供將電商平台Shopify)功能Xero連接,以額外的月費形式收費。大大減省把銷售數據轉存至會計系統之時間及成本。

雲端儲存服務:  

中小企可以考將財文件儲存於雲端伺器。此做法好處是,不但可以節省將所有財務單據打印出來的行政成本,亦可省回文件的儲存間及租金成本。傳送文件時,也只是需要將已經設定權限的帳戶資料(如用名稱、密)交給有關專業人士

Matthew 舉例,不少連鎖餐飲或零售的公司都要求分店經理每晚需要向總部傳送每日營數據及有關文件。

如果文件處理平台能應用OCR(光學文字辨識 Optical Character Recognition),即是一項將圖像中文字轉化成電腦能夠辨讀的文字,分店經理可以使用手機拍下有關文件,然後使用此技術,直接將結果數據傳送到總部,省下將每個文件內的細節手動輸入電腦的時間和成本。

部份軟件還可以令用OCR技術為企業自動將不同財務文件分類。例如當軟件閱讀到電郵附有「HSBC」的相關附件,便可以自動將文件分為至「銀行月結單」。讓中小企省回整理文件的行政成本

 

創業見聞
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