【中小企必讀!】申請政府資助貼士大公開! | 文章 – 滙豐機滙

D-Biz 是全城最熱門的政府資助計劃之一,不少企業都希望藉此加快數碼化步伐以減低肺炎疫情所帶來的影響。至於申請 D-Biz 計劃時有甚麼需要留意呢?今次請來 Hong Kong E-Commerce Business Association 的 Elton 和大家分享一下!

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政府為了協助企業對抗因肺炎疫情帶來的營運影響,先後推出多輪的防疫抗疫基金以及各式各樣的資助計劃案。雖然計劃的原意很好,而一推出時亦吸引到很多企業的目光,但想要得到政府的資助,企業通常都會遇到一大難題-不懂得如何申請。從了解不同的資助項目涵蓋內容及要求、填寫申請表、集齊申請需用的文件、處理申請後續過程等,做錯一步都可能會導致無法成功申請。

然而,中小企老闆都是人,沒有誰比誰更懂得如何申請政府funding。在朋友介紹之下,認識了專門為中小企服務的機構 Hong Kong E-Commerce Business Association (HKEBA) 的 Elton。Elton 在申請政府資助的範疇有相當經驗,而對於如何更順利申請資助也有一定心得。趁 D-Biz 剛推出而很多老闆都想申請,我們向 Elton 請教了一些申請政府資助小貼士,作為一個簡單參考。

D-Biz 申請要注意:資助額雖吸引 要求也相對高

政府宣布推出 D-Biz 遙距營商計劃之後,引起中小企老闆們激烈討論,除了一班想申請的老闆們一起研究找哪家 service provider 好,一眾 IT 老闆也密鑼緊鼓地籌備剛剛好十萬元的技術方案(不知為何是十萬?你肯定未看我們的這篇文章)。Elton 提醒老闆們要注意計劃案所需申請文件和要求:「最簡單是注意要有 Business Registration (商業登記證)。D-Biz 的要求是公司要在 2020 年 1 月 1 日前註冊,並一直有在營運中。我們建議公司最少營運夠一年,申請時會比較安全。另外,要證明自己是 sustaining business,最好準備好 audit report,公司生意往來的 invoice、receipts 等。這些都能夠提供一定程度的 公司履歷供有關部門審核,有利申請。」

有些老闆可能會以為遞交了申請表就「一天光哂」,可以輕鬆靜候批核結果。而 Elton 則表示整個申請過程同樣重要:「D-Biz 是一項申請了之後,完成 project 再跟政府 claim 錢的項目,企業除了要留意申請時的準備工夫之外,也要注意有沒有做好 follow-up 的工作。例如是服務供應商的計劃案有沒有確切落實?寫在 proposal 上的 item 在公司的 workflow 或系統中如何實踐和呈現?這些都是很實際而很多企業容易忽視,導致最終無法拿到資助的問題。」

選顧問有學問 個案後期容易失敗

而由於申請政府資助的過程繁複,令市場上開始出現了申請政府資助的顧問公司,並向日里萬機的中小企老闆們招手。而 Elton 亦提示選擇顧問時應要留神:「有些中介公司在向老闆提供 proposal 時會寫得很清楚詳細,但到收錢之後,過程開始愛理不理。最終企業或者會因為無妥善跟進整個計劃案進度而無法獲得資助。所以,選擇中介時,應該將重點放在他們能否在遞交申請之後跟進整個計劃案的落實過程,包括審核服務供應商有否做足計劃書上的每個 item,而且到完成計劃之後都要有 post-implementation 去 review 整個計劃的實行程度。最好也做一份 project audit report,當政府有關當局審查公司申請時有所依據。」

但如何才能知道中介公司是否有責任心會協助企業跟足過程呢?Elton 則表示與其經驗有關:「選中介時可以留意他們的經驗,也要著眼他們的 track record,是否有成功幫助過中小企申請資助,以及他們專長的服務是否和你要申請的方案相關。」

常見三大數碼化系統大公開 企業自由選合適服務

由於 D-Biz 計劃案包括的合資格科技產品/服務範圍廣闊,而且幾乎是任何企業都可以申請,一般企業在選擇時服務時未必會非常清楚自己有何需要,或者只為了「唔輸蝕」而隨便選些用不著的科技產品,可能最終會因為不能應用到企業中而無法成功被批核。

有見及此,Elton 也建議了幾個市面上較為受歡迎的科技服務,為中小企提供了選擇的方向:「在疫情過後,企業和政府都傾向走向更全面的 remote working 工作模式,而世界各地都會開始將本來由人手處理的工序數碼化。所以我認為有三個主流的數碼化服務中小企可以考慮。第一是用作 Marketing 或 CS 的 CRM 系統,可以協助企業更有效管理客戶資料,有助於公司宣傳例如 email automation、客戶會員優惠和通訊等等。」

除此之外,數碼化文件管理也是一大趨勢:「以往用紙筆記錄的文件檔案,大部分公司在可行的情況下都希望將其數碼化,放上雲端伺服器,方便同事在沒有回辦公室的情況下都可以讀取到重要文件。以往可能是透過 share drive、FTP 等方式,現在一些以雲端作基礎的 file management systems 將是大勢所趨。」

最後是電子商務:「電子商務是近幾年品牌的轉營趨勢,尤其在疫情過後,很多小店無論是為了減輕租金負擔,或是開拓網上市場,都會有開設網上商店的計劃。一些本來有實體店的門市品牌,也可以趁這機會做到 O2O 線下到線上行銷的轉營。」

說到最後,數碼化轉營其實一直也有在社會上平穩進行中,而在肺炎疫情的影響之下,人人在家工作,企業也不得不開始加快數碼化步伐。預期在不久的將來,當肺炎疫情完全受控之後,我們將會迎來全面而且深入的消費、工作模式變革。

後記:如果各位對於 HKEBA 的服務及資訊有興趣,不妨到他們的官方網頁了解更多:https://www.hkeba.org/funding-schemes

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