員工更表調整,如何使他們不錯過上班時間? | 文章 – 滙豐機滙

通常來說,需要打卡上、下班的員工都是根據更表上班。由於輪班工作的員工一般都需要根據銷售時間或生產任務來調整更表,所以HR/主管/店長一般會按周或者半月來排一次班。給員工編排好班次之後,如何第一時間讓員工們知道自己未來的更表?

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通常來說,需要打卡上、下班的員工都是根據更表上班。如果是坐辦公室的員工,很少有見班次一說,大部分都是九至六,僱主只需要在入職手冊中告知上下班時間即可。但如果是賣場銷售、生產線、服務業、診所等需要輪班的員工,更表就複雜了,不僅需要安排員工的上下班時間、午飯時間、休息日時間,如果有多個返工地點的公司,還要為員工不同的更表中增加指定的上班地點。

由於輪班工作的員工一般都需要根據銷售時間或生產任務來調整更表,所以HR/主管/店長一般會按周或者半月來排一次更表。給員工編排好班更之後,就需要第一時間讓員工們知道自己未來的更表。




通常情況下,公司會使用何種方式通知員工上班班次?

在沒有使用專業排班系統的情況下,企業比較常見的做法有以下兩種,但存在一定弊端。

  1. 用excel編排後,透過郵件發給員工

這種方法是用excel根據員工或team分類編排後,再發至員工的電郵。但是只適用於有電郵的員工。像一些長者員工、司機師傅、工廠工人、清潔姐姐只有手提電話,但是沒有電郵,這種情況下,很難第一時間知道自己是否有被調整上班時間。

  1. 在日曆上書寫編排後,貼在指定的上班地點

這是最簡單的方法,所有員工都能清楚看到每個人的編排情況。但如果員工臨時有事需要請假,或者遇上高峰期需要加人手,僱主只能在日曆上用筆改,最後的日曆可能就「花晒」。而且如果無法即時收取最新的更表,員工容易出現記錯要上班的班次,導致沒有按時返工。




有什麼好方法可以使員工第一時間了解自己的更表?

雖然以上的方法一直被沿用,但是畢竟電子產品的出現已經對傳統方法進行了一次「革命」。

Workstem人力資源管理系統 內的「排班打卡」一體化功能,界面簡潔、操作簡單,班次的發佈亦是於員工手機程式實時同步。


店長/主管如果修改了僱員的班次,他們在App就能看到最新的更表。還能看到每個班次的日期、時間和辦公地點等。當員工返工收工,同樣地在手機App內按一下,就完成打卡。打卡的時間不需要手動輸入電腦,系統內自動計算。這就是排班考勤連在一起的好處,讓僱主不再需要「兼職admin」!





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