僱員請假憑證一定要保留嗎? | 文章 – 滙豐機滙

HR最理想的情境當然是僱員請了假也直接放了假,但是糟糕麻煩的情況也同樣會出現,例如僱員請了假但是又回來上班了,上班後忘記取消假期,結果少了一天假;或者僱員發了一封電郵請假,結果HR渾然不知,最後到底怎麼處理?

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不少公司都會給予僱員固定天數的有薪病假,這算是福利類型的病假。而勞工條例中規定的病假是指:

  1. 僱員按連續性合約受僱
  2. 病假不少於連續4天
  3. 有註冊醫生的醫生證明書(醫生紙)
  4. 僱員已累積足夠的有薪病假

而《僱傭條例》第五章對病假紀錄訂明,僱主必須保存下列紀錄: 

  1. 每名僱員開始及終止僱傭合約的日期; 
  2. 每名僱員所累積的全部有薪病假,包括第 1 類及第 2 類有薪病假的總數;
  3. 每名僱員曾享用的有薪病假日數,及從第 1 類或第 2 類有薪病假日數中扣除 的紀錄;
  4. 每名僱員曾領取的疾病津貼,及放取有薪病假的日期。 

注意:僱員在放畢有薪病假回來上班後的7日內,需要簽署上述的紀錄,同時亦有權力查看自己的病假紀錄。如果僱主違反上述規定,可被檢控,最高被罰款10萬元。

對於一些初創公司和中小型企業來說,可能整個公司內並沒有一位HR在處理人事工作,更多地是招來一個admin處理行政加人事事務,而他們卻不太懂得《僱傭條例》中具體的法規細則亦或是假期的計算方法。

一個Excel + 一個電郵地址 = 「請假檔案室」

HR最理想的情境當然是僱員請了假也直接放了假,但是糟糕麻煩的情況也同樣會出現,例如僱員請了假但是又回來上班了,上班後忘記取消假期,結果少了一天假;或者僱員發了一封電郵請假,結果HR渾然不知,最後到底怎麼處理?這些事件是真實存在的,也是真實讓HR煩惱的。Workstem——人力資源管理系統的請假管理功能,不僅可以處理請假事宜,還會保存所有員工的請假紀錄和憑證。

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