公司秘書的所有相關資訊 | 文章 – 滙豐機滙

香港的所有有限公司均要遵守《香港公司條例》,當中要求企業在香港設有實體的公司位置,還必須要有一名董事和一名公司秘書。因此,在本文中我們將概述公司秘書的重要性和主要職責。

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公司秘書的所有相關資訊

香港的所有有限公司均要遵守《香港公司條例》,當中要求企業在香港設有實體的公司位置,還必須要有一名董事和一名公司秘書。因此,在本文中我們將概述公司秘書的重要性和主要職責。


1. 公司秘書任命的要求

對於所有在香港成立的公司而言,公司秘書可以以個人或公司擔任。如果該公司選擇以個人擔任公司秘書一職,那麼他/她必須是香港居民。相反,如任命一間公司為公司秘書,該公司則需要在香港有營業地址證明。 此外,必須從公司成立之日起向第一位公司秘書發出公司成立表格。


2. 什麼是公司秘書?

首先,公司秘書與公司的擔任秘書文員截然不同。公司秘書在公司中會擔任較為高級的職務,更需要與公司董事和股東緊密合作。 此外,他們還需要負責與政府和監管機構(例如公司註冊處,稅務局,證監會和香港聯合交易所等)進行溝通。易言之,公司秘書需要確保公司正在遵守當地的法例。

 

3. 公司秘書的重要性

首先,根據《公司條例》第474條規定,所有香港公司均需任命公司秘書。 此外,即使不是香港公司的上市公司,也需要任命公司秘書。

其次,公司秘書應指導公司以確保該公司正在遵守法例。最重要的是,為了避免該公司受到處罰,公司秘書還需要確保所有重要文件均能按時提交。

總體而言, 公司秘書的主要職責包括:

  •       成立香港公司
  •       接收所有註冊辦公室地址的政府郵件
  •       準備並提交年度申報表
  •       管理股東和董事註冊
  •       記錄董事的任命和辭職記錄
  •       準備董事會會議和年度股東大會的議程和會議記錄
  •       進行股票發行和轉讓
  •       驗證公司註銷
  •       維護法定賬簿
  •       協助公司在香港銀行開戶


4.怎樣才能成為一位優秀的公司秘書?

公司秘書最重要的是應了解公司背景,流程和政策,以確保公司能符合香港法例。畢竟,公司董事將依靠公司秘書提出公司內部的合規性問題並提供其解決方案。

雖然香港法例並沒有強制性地要求香港的註冊公司(上市公司除外)任命持牌的公司秘書,但我們建議公司應任命香港特許秘書公會當中的會員來作公司秘書。這可以確保秘書們的工作質量,從而避免犯錯。這可讓您更加專注於其他業務範疇。

最後,文件如期而至乃重中之重,不能及時向政府提交文件將導致罰款。因此,公司秘書需要密切注意所有截止日期和備案要求。 由於公司秘書負責處理所有來自政府的郵件,因此他們應確保按時與當局進行溝通,以免文件提交過程出現延誤。


5.為什麼要使用永捷的秘書服務?

永捷已為數百家公司擔任過公司秘書一職。 永捷在公司成立,會計, 審計和公司秘書範疇已擁有超過六年以上的經驗,使我們更了解香港初創企業和小型企業的需求。

永捷作為您的公司秘書,我們將確保您的公司政策符合法例要求,並與您共享最新的公司法律和法例資訊。

永捷除了擔任您的公司秘書外,我們還會提供如會計,審計,公司稅務合規,公司成立等其他服務一站式服務, 提升溝通及管理, 例如審計團隊可以更方便地獲取其公司文件以進行審計,您便無需花費額外的時間來協調公司秘書, 審計和會計部門之間的合作。 最後,我們的團隊能確保貴公司能在所有重要的截止日期之前提交所需文件,從而避免逾期罰款。

 

總結:

總括而言, 永捷為您在香港成立公司提供一站式的解決方案。 我們為客戶提供公司成立,公司秘書,審計,利得稅報申報,以及公司註冊地址的服務。

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