仲用Excel 編更? 請Part-time必用的智能編更App - 輕鬆搞掂更表roster | 文章 – 滙豐機滙

part-time員工的工作時間通常都比較flexible,而且需要配合員工的「報更」和調配「輪休」的安排,所以HR和部門主管更加需要妥善安排員工的更表(roster),確保有足夠的人力資源應付每一天的營運需求

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許多行業例如飲食業、零售業、旅遊及酒店業等都會招聘大量兼職(part-time)或散工來應付營運需求,但part-time員工的工作時間通常都比較flexible,而且需要配合員工的「報更」和調配「輪休」的安排,所以HR和部門主管更加需要妥善安排員工的更表(roster),確保有足夠的人力資源應付每一天的營運需求。當然,一些傳統的編更方法都會利用Excel 來編更表,不過現今科技發達,市面已經有很多不同的編更軟件方便HR、部門主管和part-time員工編更和填寫更表。小編今日化身為HR小薯,實測3款不同的roster planning tool,比較各個編更app的方便性和實用性。

1. Airtable提供免費更表樣本 (roster schedule template) [https://airtable.com/]

Airtable是一個線上資料整理的表格工具,不但有過千的template選擇,而且還能夠線上分享和設置權限,方便內部員工靈活使用。 

  • 版面設計清晰,操作簡單,而且有其他相關表格配置,可減輕HR的行政工作
  • 可設置權限和有追蹤更改記錄,防止員工隨便更改內容
  • 欠缺自動化,需要人手輸入每星期的更表設定

Airtable內置過千的工作內容表格HR 可以到這裡下載員工編更的樣板 (Employee Scheduling Template): https://airtable.com/templates/local-business/exphSbhght6yyULC9/employee-scheduling

表格內容填寫方便簡單,格式一目了然

airtable設有calendar view, 更可選擇以「Month」、「2 Week」等模式來查看更表

也可以隨意選擇group起某些field來查看,比起用Excel再setup formula,Pivot Table、VLOOKUP方便得多,而且airtable的格式展現整齊明瞭,方便HR審查roster編排,員工也不用擔心會打亂Excel複雜的formula





 

Airtable內置一些表格的template,例如申請假期,方便員工申請和追蹤批刻進度 另外,HR或部門主管可以簡單地選擇批准或拒絕請假申請,而員工也可以輕易地查看批核結果

2. Workstem實用平價的OA System [https://www.workstem.com/]

越來越多中小企都會選擇用Office Automation System (辦公自動化系統),例如Workstem就是一個實用平價的OA System,它不但可以減少人手行政手續的時間差距,還可以實時處理各類行政事務,例如HR和部門主管需要耗費大量時間為員工計糧、計假批假、編更等,使用OA系統就可以將行政事務和審批事項自動化,有效地降低HR處理和核對的時間,最大限度地提高辦公和管理效率。 

  • 界面簡潔易懂,功能全面,一個平台可以完成所有HR工作,包括編更、計糧等
  • 備有手機App版和Web版,方便使用和管理
  • 可以免費使用手機App編更功能,也可以按不同需要選擇定制方案,最平HK$37/人/月

編更方便快捷,格式清晰,但缺少讓兼職員工「報更」的功能,可能需要靠部門主管和兼職員工互相溝通協調

而且HR和部門主管還可以在app内輕鬆審批假期

3. Teamdeck有效管理團隊資源的編更軟件 [https://teamdeck.io/]

Teamdeck是一個online人力資源管理工具,包括roster planning、time tracking和timesheets management等功能,特別可以有效地針對project的管理和資源利用,可以有效善用每位員工的時間資源和追蹤每位員工的進度。

  • 功能設計細心,擁有不同的feature配合企業所需,例如可以選擇管理人力資源或追蹤project進度
  • 可免費使用online scheduling tool,使用其他功能包括手機app等價格也十分優惠,只需要US$3.99/人/月
  • 操作上需要時間摸索,界面設計比較複雜

可以讓兼職員工先「報更」,HR和部門主管再確認roster的編排

有特別提示提醒你團隊成員的schedule還有空餘的時間沒有被完全使用,這樣可以有效地管理和運用團隊的人力資源

Teamdeck可以幫助HR分辨團隊成員的專長和查看員工的workload情況,繼而安排適當的roster編排來完成工作任務。Teamdeck不但可以用於日常營運的roster planning,它更適合跨團隊的項目管理,包括管理團隊成員的時間和技能資源共享


3款線上編更app各有千秋,總有一款能符合你的需求,而且3款app都有設有免費試用期,HR和部門主管不妨親自實測一下,尋找一款最能夠減輕工作量,又能提高效率的編更方法。

關於Six People Map

我們是成立了近7年與HR 同一陣線的招聘方案團隊。我們已應用智能科技到招聘流程,並將在3個月內推出「Talent Magnet」,提供半自動化招聘助理服務 (AI-enabled Recruitment Consultant service) ,以減省50%-80%傳統獵頭服務 (recruitment agency fee) 的成本和吸引罕見人材 (Passive Candidates)。同時,HR 不需要有 technology 相關的知識,只需付出合理的 marketing budget,便可輕鬆享受到更快﹑更準確﹑更廣闊的人材搜羅服務。


 









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