僱主:處理人事,原來可以不用Excel | 文章 – 滙豐機滙

如果每一次的工作,都有完整無誤的考勤數據、更表圖、員工請假紀錄等,而你只需要使用幾個公式或者配合數據透視表就可以做到的,那建議你可以繼續使用Excel。不過,入門簡單,精通卻難。有什麼方法可以將人事管理過程自動化,讓自己工作更加省心省力的?

生活  ·    ·  4 mins read

大部分僱主使用Excel都是為了做很多數據保存或者更高級一點的,分析類的工作。無論是剛開始接觸數據工作的人還是已經成為專家,Excel都可以為此「服務」。不過,「服務」的好與壞,就看自身水平的高低了。

如果每一次的工作,都有完整無誤的考勤數據、更表圖、員工請假紀錄等,而你只需要使用幾個公式或者配合數據透視表就可以做到的,那建議你可以繼續使用下去。


不過,入門簡單,精通卻難。

能否用好excel又是一個議題。使用過的人都明白,它很複雜,必須要透過學習才能良好駕馭的一個軟體。

先來看一下Excel會出現的問題,你是否遇到過?

  1. 數據過多,電腦當機

有不少的payroll officers都抱怨過當處理payroll時,Excel的存儲量有限,運行速度極慢,很讓人崩潰!經常會因龐大的數據量導致電腦當機。甚至有時增多一個公式,增加一個欄目,都要等待,更可以想像保存文件的時間了。

  1. 輸錯數據無提醒

計算結果出現了錯誤如何發現?

大部分的情況都是人手輸入數字時,按錯了鍵盤或者重複輸入數據但未發現。Excel是不會提醒使用者究竟是哪一個數字出現了錯誤,此時就需要自己逐個欄目條檢查。數據少的可能五分鐘搞掂;數據不僅多,還附帶公式的,可能需要花費至少半天時間。而初級使用者需要的用時可能一整天起。

  1. 多人共同使用時出現衝突

如果是使用離線的Excel,有不同的地區或部門或同事需要共同使用時,就需要等待一個人做完才可以輪到下一個人。不同人做完後,根本不知道哪個數據被修改過;如果是使用Dropbox或者Google Drive的在線試算表,同時打開時亦會出現無法編輯的衝突情況。共享的文件亦更有可能引起文件安全性的問題。

  1. HR不停地在回答員工很基本的問題

經常會有員工詢問自己的年假還剩多少天、請假單為何還不審批、為什麼工資單上某一些項目金額是零、這個月上班有無全勤等等。而HR就需要根據員工的每一個問題找到每一個不同的Excel對應的內容,再去解答。假設占用了十分鐘,那一天內有10位員工問了不同的問題,那就會耽誤1小時40分鐘。

如果你發現,上面的情況絕大多數你都遇到過,那注意咯,這就是你需要變更工作方式的紅燈了。

為什麼?

因為這已經不局限於獨立數據的內容,更多是數據之間相互整合和串聯的關係。就比如,兼職員工需要上下班打卡,那就需要編排更表,再根據打卡時間計算時薪/日薪,最後出糧。這是一個過程,而不是片段。

操作簡單但是整合能力強的 HR系統 一定會成為你的幫手,將過程自動化,省去不少心血。

為什麼要使用HR系統?

  1. 無限存儲空間,極快運行速度

HR系統是一款基於雲端的系統,所以使用者可以放入公司內部的員工所有資料而無需擔心儲存量。在搜尋員工資料和處理薪酬時,運行速度亦不會因過多的數據而造成卡頓,具有良好的用戶體驗。

  1. 如果有數據衝突或異常,系統將自動以標識作提醒

舉個例子。一個餐廳的洗碗工在某一日請假,但是由於主管忘記這件事所以給他編排了班次,這種情況是Excel無法呈現的。但是HR系統會直接提示當日哪一位員工是請假的,所以不會導致班更錯誤。或是,在做payroll時,Excel並不會提醒你哪一位僱員尚未登記強積金(MPF),而系統則會用標識提醒。

有直接了然的提醒,可以將時間用於更加快速的解決問題,而不是在找尋問題上。

  1. 協同辦公的同時,保證不同資料的訪問權限

用戶可以在系統內同時處理不同的工作而不會導致任何衝突,並且有任何地方的修改,例如修改員工的升職加薪紀錄、審批請假單、做payroll的過程,系統都會記錄下是哪一位員工進行的,十分透明化。

系統內亦可根據不同員工的工作職能(考勤、假期、薪酬)而設定可查看和編輯資料的權限,保證員工個人敏感信息的安全性。

  1. 員工自助手機應用程式,隨時隨地查看個人資料

員工可以透過手機App自助查詢假期餘額、申請假期、查看薪金單、上下班打卡、查看更表等,自動化了行政流程,為僱主和HR解決不少的機械化的表面溝通問題,簡化了獲取共享信息的流程。

Excel在結構性重組的科技世界中逐漸「老齡化」,它不再會是未來人力資源工作上的必不可少的主力軍,而會演變為HR系統的一個輔助工具。

HR系統——Workstem是一個整合了全部人力資源事務的平台,其中覆蓋了員工自入職至離職的全週期的工作,提供多種個性化操作,靈活彈性化的自定義功能不會因公司的規模和產業而有任何局限性。在這裏,僱主可以集中管理,更有利於直觀地做出決策及更合理規劃員工工作安排,讓員工的職責更加清晰,而非將時間花在持續地去更新每一個試算表。







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