除了Excel, 還有什麼計糧好工具? | 文章 – 滙豐機滙

做Payroll的過程亦不簡單,有713,418,支薪類型(時薪/月薪),假期,不同MPF計劃,不同的税表等等。就算是非常有經驗的Payroll Officer在每一次計薪的時候都頭暈眼花,常常OT。故此,絕大部分的公司都轉至使用計薪系統,將公司的人事流程自動化。

科技  ·    ·  3 mins read

使用Excel計薪是大部分公司都會選擇的一種方式,公式多,又免費。雖然它強大,但在操作上還是較為困難,不然市場上亦不會出現那麼多關於Excel的課程和書本教學指南。

做Payroll的過程亦不簡單,有713,418,支薪類型(時薪/月薪),假期,不同MPF計劃,新員工和離職員工需要遞交至稅局的表格等等。就算是非常有經驗的Payroll Officer在每一次計薪的時候都會覺得頭痛眼花,OT更是常常發生。

故此,絕大部分的公司都轉至使用有Payroll功能的雲端HR系統,將公司的人事流程自動化。

和Excel相比,計糧系統好在何處?

好介紹!Workstem是一個雲端的薪酬&HR系統,為你整合人事事務於一個平台。高度靈活的自定義功能更可以滿足大小企業的多種需求。

  1. 無需學習寫公式,系統一鍵計糧

每個員工有不同的基本薪酬、MPF供款額、津貼、請假天數等,如果在計算完成後的檢查中發現總額數字有錯,那必須回頭逐個查找究竟是哪一個Excel中的數字出現了錯誤。

尤其對於Excel新鮮人來說,計糧時如有公式寫錯或者符號沒有寫對,會導致整欄目或者整行都是error的狀態,但是又經常不知道自己到底是何處出現問題,時間就花在了重新學習一次Excel上面。

在Workstem,你不需要學習如何寫公式,系統會自動完成運算,如果發現自己輸錯金額亦可直接修改,一鍵重算;若員工尚未登記MPF,系統亦會以紅色標識突出作為提示。

  1. 萬人同時算薪,幾分鐘搞掂

不少公司會喜歡將公司所有員工的資料存在於一個試算表內,當試算表中數據過多時,運行速度大幅度下降,經常發生無法保存或者當機的情況。

Workstem可以使多家公司同時為員工算薪,幾分鐘即可完成出糧過程,速度有保證。

  1. 所有數據實時更新

舉個例子,如果有一位員工的部門或職位有變更,但是由於有不同的試算表,其中的內容又不同,所以當有該位員工的主要信息發生變化,亦需要手動在所有的試算表中做出更新。

使用Workstem,在一處做出變更,其他相關聯的功能直接同步更新,無需再做重複性工作。

  1. 符合不同地區/國家的當地法律政策

一些公司在不同的地區和國家有分公司,例如內地,澳門,海外等,但是每個地方的最低工資標準、放假要求、保險福利不同,僱主即需要自己去學習不同地方的法律政策做出相應的管理。

Workstem支援內地版,澳門版,澳洲版(快將推出),系統內的設定100%依據當地的法律體系,滿足擁有多個地區分公司的企業管理員工。

  1. 未來發生薪酬及假期變化的員工,將自動更新當月的薪酬數據

如果有一些員工在下個月或者未來某個特定時間升職加薪,會變化的亦有MPF供款額,津貼、花紅、年假時間、報稅資料等等,僱主則需要時刻記得變更人事資料和薪酬信息的準確日期。

但是如果在Workstem內預先設定未來的記錄,系統會在指定時間自動為新的pay run更新數據,僱主亦不會因為忘記日期而計錯糧。

  1. 區分時薪/日薪/月薪僱員和薪金 & MPF

一般而言,時 / 日薪員工OT是有津貼的,亦根據不同的職位和資歷而金額不同。若是使用Excel,就需要一筆筆記錄不同員工的OT時間和超出時間的金額總數。但只要在Workstem一次過設定後,計薪時即可自動算出不同員工的OT津貼。

Payroll涉及到《僱傭條例》的方方面面,要懂得最低工資標準、ADW計算、五分之四連續性病假的疾病津貼等等。如果不是專業的HR,是非常容易無意識地觸及法律或和員工有勞資糾紛。

Excel只是一個會計算的數據庫,並不會提示你任何法律的信息。所以HR系統對於中小企業的僱主而言是一個非常重要的存在!









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Workstem Payroll & HR
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