公司如何批量購入優質口罩?公司派口罩有什麽要注意? | 文章 – 滙豐機滙

一文睇清點揀批量高質口罩,公司派發安排幾個方案!

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疫情下不少公司都大手買入口罩派發給同事抗疫。不過別以為口罩分發了便完事,如果忽略了口罩的質素及派法技巧,分分鐘影響公司仕氣。有見及此,文章教你點揀有保證的口罩,及在公司派發口罩的幾個穩陣策略,老闆/Admin不容錯過!

第一步:挑選質素有保證的口罩

隨著疫情持續了一整年,不少公司陸續投入生產口罩,所以目前市面上口罩的存量相當充裕。那麽,究竟應該選擇哪款口罩給公司同事呢?不少Admin同事爲求容易向公司財政部門交代,通常會從最低價格入手,但價格低廉不代表有質素保證,所以除了價格外,Admin同事都要留意所選擇的口罩品牌是否符合下列條件:

(1)通過可靠的實驗室測試:最基本可參考有否達到ASTM 標準,防護級別為Level 2或以上會較理想。同時也可參考 BFE (細菌過濾率);VFE (病毒過濾率)及PFE (顆粒過濾率)測試標準。

(2)產地及證書:選購口罩品牌及批次時需要留意其原產地,以及製造商有否持有有效證書和認證。

(3)經銷商可靠度:最好向一直有合作的經銷商購入,如果選擇新經銷商,需要仔細審核其背景,慎防購入贗品。

(4)其他事宜:例如送達時間、存庫量、折扣、付款方式等是否配合公司需要。


計及價錢及上述考慮因素,Admin同事通常已列出一張可購入的口罩品牌清單,最後不妨參考消費者委員會或其他認可機構的報告,看看哪個品牌最經濟實惠。當然,也要留意新聞報道,慎防所選經銷商、口罩品牌或批次是「公開的假貨」。 

第二步:定下數量

敲定了口罩品牌後,便要預估需要訂購的數量,而最基本的問題是:究竟每天需要派發多少個口罩給同事?回答這條問題前,Admin同事需要考慮公司業務及同事工作性質。

如公司同事從事文職工作爲主,在乾爽的辦公室環境,每天1至2個口罩已可應付工作所需。如果同事是從事體力勞動工作,則需要3至4個口罩作替換。Admin同事可以根據同事的人數推算每天整個公司運營需要的口罩數量,再進行訂購。預算較爲鬆動的公司,甚至會貼心地照顧女性及男性員工所需,訂購不同尺寸的口罩,不過這視乎公司預算而定,並非必要。

通常向經銷商大批訂購口罩會享有較多折扣,不過Admin同事也需要留意經銷商是否已有現貨,還是先訂後製,並評估遠期收貨的風險。

第三步:派發安排

在口罩送達公司後,另一個問題便是如何分發。Admin同事要注意,分配安排上務必要恪守公平原則,免得惹來同事不滿。以下提供兩個可行方案供考慮:

(1)每月一次性分發:根據該名同事的工作性質,計算其每個月所需的口罩數量,再於每個月工作的第一個工作天或最後一個工作天分發。例如A同事是從事文職工作,原則上每天可以獲發1個口罩,他在一月份便可以提取31個口罩。 

假設公司訂購的口罩為每盒30個,便需要多派發1個以顯公允。如果公司規模龐大,Admin同事可以將口罩交給各部門主管發放,但務必要監察進度,提醒主管切勿延遲派發(除非該同事在家工作)。如果公司規模較小,或Admin部門有足夠人力資源,則可制訂領取時間表,著同事分批有序領取。

這個安排相對簡單,Admin同事的行政工作相對較少,不過口罩的分發量則較大,因爲同事無論是在家工作還是請假,每個月都可以按照分發原則獲得既定數量的口罩。 

(2)每天自行提取:可以在公司入口或接待處附近(或近門口處但相對空曠的地方)設立一個小櫃位,由一名Admin同事輪流駐守,讓同事每天到公司上班時直接領取訂明的口罩數量。

由於這方法涉及同事們面對面交流,所以公司可以在小櫃位放置酒精搓手液,規定同事在提取口罩前務必清潔雙手,然後用自身準備的容器收納好口罩。

這個方法的好處是同事若請假或在家工作便則不會到公司領取口罩,變相整體口罩消耗量較低,但由於涉及面對面交流風險,需要做好其他防疫配套。 

無論採用以上哪一種分發安排,最重要是要公開、清楚地列明口罩分發原則,以免同事覺得不公平。 

第四步:其他小細節

爲免爭拗出現,Admin同事最好準備一張記錄表,請同事領取口罩後在表格上寫下職員編號或姓名,並簽名作實;如果公司設有拍卡機等配套,則可透過電子系統登記。

另外,無論什麽情況,同事都不應該由他人代爲領取口罩,以免出現紛爭。至於同事領取口罩後出現質量問題或其他事宜,則要按每個個案實際情況跟進。

最後祝各位讀者們身體健康!

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