中港兩地都可使用的文書及財務管理軟件推薦 | 文章 – 滙豐機滙

由於在家工作的文化開始成為主流,很多公司都考慮將原本的工作流程搬到網上,利用雲端方法讓同事隨時隨地都可以讀取所需文件以便工作。今次為大家介紹幾個中港兩地都通用的文書及財務管理軟件,助大家的工作流程變得更順利快捷!

財務  ·    ·  5 mins read

疫情下不少企業爲求便於提高營運效率,陸續將工作流程轉移至線上,從基本的文檔編輯以至員工的開支報銷等,都可以在線上處理。不過,對於中港兩地都有業務的本地企業而言,平常在香港公司使用的軟件未必能應用在內地分部,有什麽可以中港兩地共用的文書及財務軟件呢?以下為大家簡單介紹三款軟件。

1.文書處理:金山文檔


(圖片來源:金山文檔官網)

 


如果想要讓員工實現多人協作編輯文檔,金山文檔是個不錯的選擇。金山文檔簡單而言類似香港公司常用的Google Docs,可以讓多人同時編輯同一個文檔,並且提供上百份款免費模板讓使用者採用。金山文檔同樣可以讓該文檔的發起人編輯協作人的權限,便利員工集體處理文書工作、撰寫報告等。軟件的另一個特色是使用者不用特別下載,只需要一個瀏覽器,就可以隨時隨地創作及編輯文件,無論是不同系統的電腦及手機都可以使用。此外,企業也可以把公共資料統一存儲在雲端的團隊文件夾,方便集中管理及檢索文件。

對於中小企而言,上述軟件的功能無疑有助加速工作效率,存放在雲端的文檔可以隨時多人同步更新,不用以電子郵件把同一份文檔傳來傳去,免去混淆新舊文檔的風險。同時,把公共資料存放在團隊的文件夾內,可以方便員工隨時隨地查看,實現遙距辦公,如果有員工離職,管理員只需要移除相關權限便可,處理相對簡單直接。

2.表格製作及行銷郵件發送:麥客CRM


(圖片來源:麥客CRM官網)

 

中小企時常需要收集客戶及合作夥伴的意見反饋,除了透過電話訪問外,另一個常用的方法莫過於問卷調查,這時候一套專業的表格工具可以事半功倍。麥客CRM主打提供專業的表格建立及收集功能,軟件提供不同的擴展組件,讓用家快速生成一份專業的問卷表格。軟件的其他表格處理功能還包括:新反饋到達實時提醒、數據篩選統計與匯出,甚至可在表單內收款等。


此外,軟件也提供郵件設計及發送功能,對於涉獵行銷業務的中小企而言也是一種助力。軟件提供不同的佈局區塊及設計配置,讓用家簡單製作出高格調、能夠自動適應各種螢幕尺寸的行銷郵件。配合內置的管理聯絡人功能,軟件可以為用家提供策略化的行銷電郵發送安排,以提升郵件的送達率,同時也可以就每次發送生成統計報告,便利用家優化下一次的行銷策略。

3.行政管理:易快報

(圖片來源:易快報官網)

 

不少中小企都希望將行政管理流程線上化,以減省文書處理及加快工作效率,易快報的行政功能便可以幫助一眾行政人員達至此目標。軟件提供兩大主要功能,其一是報銷費用控制,讓員工在平臺上處理個人報銷申請,同時也可以進行對公報銷,例如預付、採購申請、合同付款、收票記錄等,並且提供發票管理及費用標準管理服務,讓行政人員審批時有依據,員工的費用使用更加合規。

軟件的另一個主要功能是聚合消費,適合人手資源相對緊張的中小企。不少企業目前依靠秘書,甚至額外聘請經紀公司進行出差或餐飲等服務預訂,整個過程繁複費時。易快報提供衆多消費場景的價格比較及預訂服務,讓用家在查詢預訂時無需多平台切換,提高預訂效率及體驗,軟件更貼心地提供預設消費標準及智能審批服務,避免員工的報銷爭議。

4. 集中及簡化管理:HSBC Smart Solution

(圖片來源:StartupBeat)

 

除了私人公司推出的文書及財務管理軟件外,其實部分銀行都針對企業營運的需求及痛點,推出了免費的管理工具,例如滙豐便推出了一項「滙豐智滙」HSBC Smart Solution,本地中小企老闆不妨考慮使用。Smart Solution集多項非常實用的公司財務管理功能於一身,有助簡化企業營運及工作流程,包括處理銀行數據、船運追蹤、款項對賬及交易整合等,服務由滙豐及多家第三方平台支援。

簡單舉個例子,不少公司都為收款而苦惱,希望可以在平台上輸入簡單指示,一次過向大量客戶發出不同銀碼的收款請求,而且最好收到款項後可即時完成對賬,做到實時查看公司現金水平和客戶拖欠的情況。Smart Solution的款項對賬功能便可對應此需求,公司可以利用Gmail、Google試算表和轉數快,一站式解決發放收款要求及對賬等營運需要。

實際操作相當簡單:公司首先需要把Gmail、Google試算表連結至Smart Solution,然後在Google 試算表中輸入銷售訂單,Gmail便會自動設定附有轉數快收款二維碼的付款提示電郵。客戶收到相關電郵後,只需要掃描當中的二維碼便可以透過轉數快支付指定金額。完成付款後,公司的銀行賬戶會即時收到款項, Google 試算表亦會實時刷新訂單的付款狀態,自動對賬。

如是者,公司不再需要以人手方式逐一發出客戶付款電郵及將銷售訂單與銀行數據對賬,大幅減輕每日提醒客戶找數、每月月底對數的負擔。

最後值得一提的是,無論選擇哪些業務軟件,企業除了衡量自身業務需要及價錢外,也切記要兼顧安全度,確保私密的公司資料不會被挪用,存放在安全的空間。

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