【F&B管理貼士】- 7個餐廳庫存管理技巧 | 文章 – 滙豐機滙

「餐廳庫存管理」是一種監控餐廳食材和物品數量的方法,透過「餐廳庫存管理」,餐廳還能夠更有成本效益地去採購食材、飲品和餐廳用品。
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一個有效的庫存管理不但能夠避免產生食品安全問題,還能降低成本消耗,這對於餐廳的日常運營和長期目標影響很大。以下是一些管理餐廳庫存的基本技巧,希望可以幫助大家更了解到餐廳庫存與業務之間的關係。


7個餐廳庫存管理的技巧

要做好「餐廳庫存管理」,就需要將所有步驟都做得正確,而當中有一顆勤奮心態就好重要。如果管理得好,餐廳就能夠最大限度地減少食物浪費並節省資金。
接下來我們將於下方介紹7個餐廳庫存管理的技巧:


1. 利用 餐廳管理系統(Restaurant Management System),或人手來盤點食材和餐廳用品


把所有食材和用品記錄好,並轉化為數據能夠為餐廳提供許多好處,我們能夠利用這些數據去幫助作出數據預測、管理採購訂單、建立報告、自動追踪庫存量等等的行動。
另外,利用餐廳管理系統,還能記錄其他導致庫存損失的原因,例如:變壞、落錯單、倒瀉或不正確的製作過程等等,這樣我們就能夠針對問題作出改善。當然,用人手去手動輸入資料,也能顧及到上述場景的數據。不過,透過人手盤點方法去處理資料並沒有餐廳管理系統這麼系統化,所以人手盤點庫存時要額外小心,以免出錯。

 

2. 讓相同的員工來負責管理及追踪庫存情況

指派特定幾個員工負責來清點您的庫存,例如:經理和廚師。隨著時間和經驗的增長,相比起其他員工,專門負責進行盤點的員工將能夠更了解庫存的營運模式,他們能更容易識別到庫存內出現的各種變化和察覺到問題的存在,並幫助餐廳節省成本。 
同時,請對負責管理庫存的員工提供全面的流程培訓,並向他們解釋庫存管理能夠如何影響到餐廳運作以及其重要性,以確保庫存量的準確度。另外,當負責庫存管理的員工表現出色時,不妨向員工提供獎金來表彰他們的貢獻,這樣更能鼓勵他們更用心地為餐廳節省成本。

3. 為定期檢查訂立一個時間表

訂立時間表去進行定期檢查,可以幫助您更準確地去了解在特定時間段內,餐廳共消耗了多少食材和餐廳用品。例如:透過每天的例行檢查,能夠讓您了解到現時餐廳還有多少容易腐爛物品 (e.g. 菜類、肉類、自製食材),而透過每周一到兩次的檢查能計算出其他不易腐爛物品和餐廳用品的數量 (e.g. 罐頭食材、油、外賣餐具)。
隨著時間的推移,您就能夠清楚知道各種物品和食材的消耗速度,並可以根據餐廳需要來調整訂單數量或菜單,從而建立到專屬的餐廳庫存管理模式。


4. 使用先進先出 (First In First Out - FIFO) 方法來管理庫存
通過先進先出(FIFO)方法來處理庫存(冷藏室、乾燥儲藏室、冷凍室和貨架等等)。優先使用較早時收到/使用/開封的物品,以盡量減少食物變壞情況(例如:餐廳於10月10日和10月13日都分別醃製了雞腿並放入冷藏櫃儲存,根據先進先出(FIFO)方法,餐廳應優先使用於10月10日醃製的雞腿,以避免食物變壞)。
另外,也可也選擇使用專為先進先出(FIFO)方法而設計的容器和分配器幫助執行先進先出方法,以確保食物在變壞前被使用。


上圖:利用貼紙來紀錄食材使用/開封日期,幫助執行先進先出方法。
上圖:利用貼紙來紀錄食材使用/開封日期,幫助執行先進先出方法。

 


5. 製作一張表格/清單來記錄食材浪費
製作一張專門記錄食材浪費的「食物浪費表」更能夠反映庫存的狀態。這樣能幫助餐廳負責人更容易了解庫存情況,並為食物浪費的情況建立解決辦法。例如,如果食材浪費表顯示出有大量食物因過期而變壞時,餐廳就能夠透過減少購買或設法利用更多這類食材從而減少浪費。
另外,若餐點因為員工落錯單而導致被扔掉,亦能夠把它記錄下來,用來提醒員工在落單時需要更加謹慎。
同時你亦能夠使用餐廳管理系統(Restaurant Management System)有系統地去製作一張表格來記錄低食物浪費量,而當中應該包括:


  • 時間和日期
  • 食材/物品名稱
  • 數量或重量
  • 造成浪費的原因
  • 負責員工的姓名

並確保每位員工都能了解表格數據背後的意義,讓他們能夠根據表格數據來改善庫存。


6. 利用更多剩餘的食材,來減少食物浪費
當您發現剩餘的食材很快就會變壞時,就需要盡快妥善處理及利用它們,而根據環境保護署的建議,餐廳能利用「菜頭菜尾」來創造第二碟菜式,或者利用剩餘食材或其切屑用作烹飪其他菜式(例如:魚骨魚頭做湯料/剩餘白飯做炒飯)。
這樣,餐廳不但不會失去潛在的生意額,同時也能避免浪費食材成本。

7. 根據過去的庫存記錄來下訂單
根據過往在指定時間段內的庫存記錄,就能找出哪些食材/餐廳用品曾出現短缺或過份盈餘。透過之前的庫存記錄可以有效幫助餐廳作出合適的訂單決定。
例如:從餐廳管理系統中的數據和庫存記錄,能夠讓餐廳大致了解和預測有關之後一天、一週甚至一年中的時間趨勢 (e.g. 旺季/淡季),並做出更經濟的決策。

餐廳的庫存過剩或過少都會影響有關食物的儲存、品質和成本問題。庫存的不確定性愈高就代表愈有機會增加流失顧客和提高成本的風險,因此餐廳負責人需要保持觀察餐廳的庫存量來評估訂貨的數量,希望以上7個餐廳庫存管理技巧能夠幫助大家更有效地管理庫存。

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