【復活節前老闆必睇】員工假期工作安排管理方案 | 文章 – 滙豐機滙

復活節假期將至,很多打工仔都希望「請三放十」好好享受這個長假。然而,公司規模有一定程度的企業,多少都有經歷過全部同事想一起攞假的困局。作為老闆,你應該如何公平地為同事按排假期?如何可以在同事開心放假之餘又不影響公司運作?今次和你一齊睇睇!

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復活節長假期即將來臨,雖然今年因疫情關係未能外遊,但爲了清大假,相信不少打工仔都計劃了在復活節「請三放十」。打工仔早有假期籌謀,但作爲老闆,如果多位員工同時請大假,該如何處理?萬一長假期需要安排人手工作,到底誰要付出額外時間?以下為各位老闆提供數個員工假期工作安排的方案供參考。

提供共用表格 員工大假安排一目瞭然

為免員工在同一時段放大假而影響工作安排,老闆可以要求員工至少在一至三個月前通知放大假的日期,好讓大家作出工作安排。最簡單的做法是提供一個共用的線上表格,讓員工填寫自己意欲請假的日子,如是者大家都可以見到彼此的假期安排,一般而言員工都會「識做」,避免相撞。

先到先得 先讓員工自行溝通

如果多於一位員工意欲在相同時段請大假,一般而言是先到先得,已獲得大假批准的員工理應享受假期。倘若另一位員工都堅持在同一時段放假,老闆可以衡量工作需要,如果不太影響人手分配,可以酌情批准,但同時需要明確表示不鼓勵員工同時請假,是次僅為特例,免得日後類似事件頻繁出現,影響業務運作。

倘若基於人手分配,未能批准多於一人同時放假,為保公正,老闆首先避免直接介入,可以著較後遞交請假申請的員工,主動跟早已請假的員工自行磋商,看看雙方能否錯開放假日子,讓員工自行解決。

如果員工層面未能磋商成功,老闆可以嘗試瞭解員工放假的活動安排,看看究竟有何要事令他們需要堅持請假。如非紅白二事,可以請員工考慮能否稍為錯開部分放假日子,一般而言,避免日後工作「面左左」,員工都會彼此諒解,作出彈性配合。

公衆長假最好先制定後備更表

如果公司平日沒有制定更表的習慣,可以考慮在長假期前預先制定後備更表。例如今年的復活節連清明節共有五天「紅假」,所有員工理應可以享受長假期。爲應付突發出現的公務,老闆可預先制定後備更表,安排同事在不同時段「候命」,萬一真的有突發公務,員工們早有心理準備,相對上怨言較少,也較容易作出彈性安排。

假期工作事後安排Time-off

倘若員工在放假期間需要應付突發工作,老闆切忌視為理所當然,因爲這是員工的額外付出(除非僱傭合約列明要無償在周末或長假期工作)。為彌補同事的時間付出,事後老闆應補回假期的工作時數Time-off予相關同事,此舉不但可安撫該同事,同時也能讓其他同事明白假期工作不是無償付出,可收提振士氣之效。

另外,考慮到員工是在假期期間處理突發公務,如非必要老闆應避免「急Call」員工親身回公司,可以允許員工透過手機或手提電腦等方法遙距處理,減低對員工的影響。當然,公司的系統不支援遙距存取或有其他保安考慮則另作別論。 

工作更數安排要公平

部分公司因應業務關係,即使假期都會安排同事輪流工作,通常老闆會預先安排更表。在制定更表時,除了要留意同事的假期安排外,老闆也要留意同事的假期工作時數是否公平分配,建議可以抱著「互換」的概念排更表:例如A同事及B同事這個星期分別要在周六及周日值更,下星期理應調換位置,避免長期安排同一更數,引來「B君成日霸住星期日放假」等不公怨言。當然,如果兩位同事明確表示需要相關更數則另作別論。

要維持一個和諧的工作環境,員工的假期安排可以説是重要的一環。不少員工之間存有芥蒂便是因爲假期等行政安排不公,特別是覺得老闆有「大細超」之嫌,當中較多聽聞的投訴便是老闆「偏幫」有家室的員工,或是允許有兒女的員工優先享有長假,對於單身員工而言無疑是一種打擊,也減低其拼搏的動力。作爲老闆,行政工作上應盡力做到公平公正,希望各位都有個開心的復活節假期!

商場心理學
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