如何選擇人力資源管理系統(Payroll & HR系統)? | 文章 – 滙豐機滙

越來越多的香港企業都逐漸傾向於使用人力資源管理系統為自己的工作加一把火力,畢竟很多HR除了要做人事工作外,還有很多的瑣碎雜事,HR好像變成了兼職的admin!打開Google搜索,市面上的HRM系統數量多、五花八門、廣告詞千篇一律。其實選擇起來也沒那麼複雜,最重要的不過是...

科技  ·    ·  3 mins read

近年來,越來越多的香港企業都逐漸傾向於使用人力資源管理系統為自己的工作加一把火力,畢竟很多HR除了要做人事工作外,還有很多的瑣碎雜事,例如記錄員工上下班打卡的時間和遲到早退情況,用紙筆或者excel安排每日班次,每日電郵回覆員工請假申請或者詢問年假還有幾日可以申請等等。這個時候的HR角色好像已經不再是專職的人事專員,而是一個兼職的admin!

很多小型公司也確實沒有設立人事部門,一個admin三頭六臂地搞掂所有大小事,最後admin累到癲,還事倍功半。Admin如果搞不掂,老闆只好再請多個人,再做一樣的事。正因有各種不同的現實原因所困擾,公司的一些老闆、這些HR或admin希望能夠借助外力幫自己減少一些工作壓力,同時也希望可以為公司節省人力成本,而這外力便是人力資源管理系統(HRM系統)。

打開Google搜索發現,市面上的HRM系統不僅數量多,還五花八門,廣告詞千篇一律,「為公司簡化工作流程,為HR提升工作效率」,可是簡化了哪些流程,提升了什麼效率?又是以何種方式去提升效率呢?其實選擇HRM系統也沒有那麼複雜,最重要的不過是靈活度要高(畢竟每間公司的人事規章制度都不同)、系統穩定數據安全(一定要保證自己公司資料不被洩露)、性價比高(肯定不能超過公司預算)。

一、系統功能的靈活性是否足夠強大?

上面講到,每間企業的運作方式不同,政策規定亦不相同,那對於選擇系統而言,是否有足夠強大的自定義功能是很重要的。例如,審批員工請假或者加班的人有哪些、上班時間幾分鐘內打卡都不算遲到、能否計算ADW、公司年假可否按月/年支付、每年的年假是否可以carry forward至下一年、能否一次過編排員工上班更表等等。

還有便是報表功能。是否可以篩選範圍並一鍵導出P File、員工工資單、考勤明細表、418報表、MPF報表、税表 (IR56B/E/F/G)等等。

二、是否時刻緊跟勞工法例?

每年的公眾假期在變,法律條例時常有更新,若是沒有任何的維護人員導致系統一成不變,HR還需要自己學習新條例,自動手動更新系統設定,那其實這個系統也就等於一個「圖書館」——儲存數據而已。

三、系統用的是什麼服務器?

數據安全性和保密性是選擇系統最重要的考慮之一。一般而言,Server中比較安全的有:AWS(亞馬遜,港交所都在用)。如果更加謹慎的本地企業,還可以詢問服務商使用的是否是本地服務器。

四、售後服務是否做得好?收費是否透明?

這裏可能很多人會有疑問:「點解買個系統好似買咗個電器咁,仲要care售後服務?」。因為一開始使用系統時,無法百分百確保自己的操作正確,如有操作不當的情況,則可以隨時尋求客服人員協助,即時聊天 / 電話 / 電郵 都可以,最重要的是真的有人回覆你,而不是買完系統後大家就互相bye bye。收費方面也要注意是否會有隱藏費用,比如安裝費、日後維護費、購買軟件授權證等等

綜上所言,選定一個系統時,除了可以參考企業提供的demo外,自己還是需要利用「免費試用」的功能,用過才知道它是否真的符合公司的長遠需求。最好的HRM系統並不是花費最多、功能最多的,而是最適合自己的。

Workstem是一個100%雲端的人力資源管理系統,提供免費試用,一體化的平台包括HR核心功能(P File、考勤、排班)、假期薪酬MPF報稅,強大的自定義及報表功能可以滿足大小企業的多種需求。正因為是一個平台處理所有人事事務,所以才可以減少HR在多個系統中做導入導出的動作,減少的這部分時間,才可以提升工作效率,以最短的時間處理最多的本職工作。

同時,在線的專業客服人員亦會幫助用戶在不同的使用階段提供相應的解答及諮詢服務,無須自己痛苦摸索。



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