公司如何提升員工Work from home的效率? | 文章 – 滙豐機滙

對於僱主來說,同事 work from home 會增加了不少「偷懶」的機會,令他們對於彈性上班/在家工作的安排多少會有保留。不過,從另一角度去看,work from home 的效率原來也很大程度取決於公司的支援程度。本篇文章就為各位老闆們提供幾個方法,提升同事在家工作的效率!

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因應疫情反覆,過去一年不少公司都允許員工在家工作(Work from home ,WFH)。考慮到疫情尚未「根治」,相信在家工作的情況將會在今年大部分時間維持。作爲管理層,少不免擔心員工在家工作會趁機偷懶,公司方面可以如何提高員工的工作效率?又應該為員工提供什麽配套?

1.提供充足的資訊科技配備,讓員工可以「運作」

工欲善其事,必先利其器。不少員工在家工作時未能保持工作效率的最大阻礙,是公司的資訊科技配套不足。根據一項在家工作調查顯示,超過75%的受訪員工稱他們在連接公司內部設施時均遇到困難,例如未能存取公司的內部文檔或通信工具,限制了工作能力或無法履行其工作職責。

相信上述情況打工仔絕對不會感到陌生,雖然在家工作已陸續維持一年,但考慮到保安問題,部分公司至今仍未完全開放配套讓員工遙距存取公司内部系統的文檔,最終員工被逼親自回公司處理或是延期處理,拖慢整體工作進度。

雖然保安措施至為關鍵,不過公司也需要想辦法改善員工的資訊科技配套。如果公司系統不能開放予外部軟件遙距離存取內部數據庫,公司最少應該提供開放了權限的手提電腦或平板電腦,讓所有員工可以在家履行基本職務,同時減低工作不均機會(例如有相關權限電腦的同事需要兼職負責其他同事的職務)。

2.每天早上或定期召開會議,保持足夠溝通

有了基本工作配備後,公司便要制定跟員工的溝通計劃。過去一年相信管理階層跟員工都逐漸磨合、甚至建立了一套溝通模式。一般而言,團隊在每天早上進行例行會議可以有助保持溝通,管理層及員工之間可以了解彼此的工作情況,同時也可交代未來的項目動向。

溝通方面,除了使用一般通訊軟件例如WhatsApp、Signal等外,如果公司資源許可,不妨引入Teams等網上協作工具,這些平台除了方便日常網上會議外,内置的小工具還允許員工報告進度、制定Task list、資訊分享等,方便員工掌握彼此之間的動態。 

3.改善員工家居工作環境

如果公司預期在家工作模式將會持續好一段時間,而公司預算充裕,爲表達對員工的關懷,不妨提供資助改善員工家居工作環境。香港的家居環境普遍細小,大部分員工家中沒有書房或工作用的桌椅,公司除了提供必需的資訊科技配套(例如手提電腦或平板電腦)外,也可提供資助改善員工的家居工作配備,例如添置辦公桌椅、鍵盤等。

部分金融機構例如滙豐,便推出一筆過的津貼,讓承諾在未來一年每周至少在家工作2天的員工購置電腦螢幕、鍵盤、桌椅等設備,營造「符合人體工學的家居辦公環境」,此舉不但可以提振員工士氣,讓員工感受到公司的關懷,同時也有助提高公司企業形象。 

4.分清工作及休息時段

在家工作令員工「工作」及「休息」時段的分野模糊化,雖然員工在家工作理論上能夠「隨時應機」,但除非不得已需要借助員工休息時間,否則管理層還是最好盡量分清「工作」及「休息」時段。

此舉除了可讓員工有充分休息外,也讓其感受到尊重,不至於在家工作會被剝奪自由時間;同時也能避免員工反其道而行,在正常「工作」時段故意拖慢進度,最終得不償失。

5.關懷員工的心理健康,了解在家工作面對困難

由於長期在家工作,部分抗壓力較低的員工容易產生社交孤立感,甚至影響工作效率。管理層可定期相約員工進行簡單對談,了解員工的心理健康,以便提供適當的支援。

另外,香港家居環境稠密,正如昆士蘭保險亞洲指出,管理層不能假設員工可以在不受打擾的情況下工作,因此可以了解每位員工在家工作面對的困難,從而制定合適的計劃。

例如身為父母的員工,通常不得不一邊工作,一邊監督子女在家學習。如果情況許可,管理層可以允許有年幼子女的員工靈活安排工作時間,解決員工在上班經常「不應機」的情況。但要注意,在落實此安排上也要顧及沒有子女的員工,否則容易造成不公平,最終影響員工之間的關係。

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