开立香港公司银行账户后,你还需要做好这些日常维护 | 文章 – 汇丰机汇

在香港银行开设公司账户是许多赴港拓展业务或从事跨境业务的公司的选择。为帮助公司更妥善地打理香港公司银行账户,避免账户正常活动和业务受到影响,本文将针对日常维护银行账户中的注意事项以及被银行要求提交资料时,公司应该如何处理进行分享。
财务  ·    ·  4 mins read

在香港银行开设公司账户是许多赴港拓展业务或从事跨境业务的公司的选择。其优点包括方便进行国际贸易的款项结算,可自由兑换多种货币,自由调拨资金免于外汇管制。近年来,随着网上银行功能的完善,公司客户进行线上操作也日渐便捷。

但与此同时,香港银行进行风险管控的力度也在加大。在日趋严格的管控措施下,银行可能会向有可疑操作的公司账户进一步了解情况。

事实上,银行需要了解客户的真实身份(Know your customer, KYC),对账户活动进行风险监控,是为了更好地服务客户,保障客户公司免受欺诈和金融罪案影响。

为帮助公司更妥善地打理香港公司银行账户,避免账户正常活动和业务受到影响,本文将针对日常维护银行账户中的注意事项以及被银行要求提交资料时,公司应该如何处理进行分享,供公司参考。

平日应该如何维护银行账户?

为妥善管理银行账户,确保账户正常使用,公司在日常运营中可留意以下几点:

首先,最基本的是确保正当使用银行户口。不同类别的戶口有不同的用途,个人户口只应用于个人财务管理和交易;同样,商业户口也只应做商业用途

其二,避免出现与现存的业务纪录看似不相符的户口交易,从而防范欺诈交易、或被不法分子利用户口清洗黑钱。

  • 定期查看银行戶口和相关的活动,并核对户口结单账目真实准确。
  • 确保本地及跨境支付纪录上清楚显示该款项已按预期汇出、汇入和使用。
  • 妥善保管入账、转账和支账纪录,并保存相关的收据、发票和证明文件。

除此之外,公司出现业务和架构变动后也应主动通知银行,尽快更新资料。这些变动包括拓展新市场、业务性质改变、董事和授权签署人士变换的人事变动等。与银行保持及时顺畅的沟通,有助于保障公司免受金融罪案的影响,导致错过合适的市场机会。

其三,在洽谈业务和处理交易前,要事先对目标市场和业务伙伴进行调研,避免欺诈和其他金融罪案的风险。

  • 确认当地有否受到制裁。有关汇丰的相关声明和注意事项,请参考此链接
  • 留意资金来源,需要确保来自新投资者或合作伙伴资金的合法性。
  • 清楚了解您的买家和卖家,包括收款人和付款人的资料。
  • 留意公司所选用的付款方式,包括付款中介机构和平台。切勿与未获发牌的汇款代理人进行交易。 

其四,公司需要了解和履行相应的税务责任,并按照法律法规进行审计和报税,并妥善保存相关文件。

其五,交易时公司应注重安保措施,不协助他人支付款项,也不用公司账户处理与业务无关的资产。

  • 公司账户可以使用分层授权和签名级别,并相应设定不同的交易限额。未经授权人士则不能操作户口。此外,网上银行也设有每日交易限额,公司应该根据本身业务需求设定合适的限额。
  • 公司还需要对员工进行防范诈骗及金融犯罪的培训,提醒员工付款前通过电邮、电话等多种方式核实对方身份。

如果我的公司账户被要求提供更多资料,该怎么办?

在平日里,您应格外留意银行发出的信件、电邮和来电,避免错过重要信息和通知。当银行向公司索取资料时,公司则要尽快回复,并按照要求向银行提供最新、最齐全的资料。

比如,针对有些与现存业务记录看似不相符的大额电汇或现金存款等户口交易,银行希望公司能够提供例如发票、合同或其他能够帮助核实该交易的相关证明文件。如果公司与银行保持及时沟通,提供业务最新动态和资料,例如有本地拓展业务至国际,将便于银行理解这些户口交易。

然而,如果您未能对户口的不寻常活动作出合理解释,银行可能需要暂时延后或限制部分银行服务,如汇出电汇等。因此,平日里妥善保管入账、转账和支账纪录,并保存相关的收据、发票和证明文件十分重要。

如果公司对于更新业务或个人资料有任何疑问,应当主动联系银行进行查询。

此外,公司应当同样重视会计和审计环节。审计报告常由第三方香港执业持牌会计师对该公司账目进行“核数”后出具,能够帮助银行更好了解公司的业务状况,理解账户活动。例如,当公司需要支付董事酬金或支付股息、进行股权买卖等活动时,都应在公司年度账目报表记录清楚,并保存好收据或其他相关证明文件。

已有不少银行推出线上审计询证,帮助审计公司安全、高效的完成审计过程。例如,汇丰和世界领先的审计询证平台Confirmation.com合作,企业可以授权审计公司通过Confirmation.com的平台网上申请询证函,对于企业而言,审计标准更透明细致,电子授权流程和操作也更简明。

中小企业是香港经济发展的中流砥柱。为保护银行账户免受欺诈和金融罪案影响,支持业务蓬勃发展,中小企业老板们要做好日常的账户维护,积极配合银行提供相关资料,避免正常户口活动收到影响,错失业务良机。

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