開立香港公司銀行帳戶後,你還需要做好這些日常維護 | 文章 – 滙豐機滙

在香港銀行開設公司帳戶是許多赴港拓展業務或從事跨境業務的公司的選擇。為幫助公司更妥善地打理香港公司銀行帳戶,避免帳戶正常活動和業務受到影響,本文將針對日常維護銀行帳戶中的注意事項以及被銀行要求提交資料時,公司應該如何處理進行分享。
財務  ·    ·  4 mins read

在香港銀行開設公司帳戶是許多赴港拓展業務或從事跨境業務的公司的選擇。其優點包括方便進行國際貿易的款項結算,可自由兌換多種貨幣,自由調撥資金免於外匯管制。近年來,隨著網上銀行功能的完善,公司客戶進行線上操作也日漸便捷。

但與此同時,香港銀行進行風險管控的力度也在加大。在日趨嚴格的管控措施下,銀行可能會向有可疑操作的公司帳戶進一步瞭解情況。

事實上,銀行需要瞭解客戶的真實身份(Know your customer, KYC),對帳戶活動進行風險監控,是為了更好地服務客戶,保障客戶公司免受欺詐和金融罪案影響。

為幫助公司更妥善地打理香港公司銀行帳戶,避免帳戶正常活動和業務受到影響,本文將針對日常維護銀行帳戶中的注意事項以及被銀行要求提交資料時,公司應該如何處理進行分享,供公司參考。

平日應該如何維護銀行帳戶?

為妥善管理銀行帳戶,確保帳戶正常使用,公司在日常運營中可留意以下幾點:

首先,最基本的是確保正當使用銀行戶口。不同類別的戶口有不同的用途,個人戶口只應用於個人財務管理和交易;同樣,商業戶口也只應做商業用途

其二,避免出現與現存的業務紀錄看似不相符的戶口交易,從而防範欺詐交易、或被不法分子利用戶口清洗黑錢。

  • 定期查看銀行戶口和相關的活動,並核對戶口結單帳目真實準確。
  • 確保本地及跨境支付紀錄上清楚顯示該款項已按預期匯出、匯入和使用。
  • 妥善保管入帳、轉帳和支賬紀錄,並保存相關的收據、發票和證明文件。

除此之外,公司出現業務和架構變動後也應主動通知銀行,儘快更新資料。這些變動包括拓展新市場、業務性質改變、董事和授權簽署人士變換的人事變動等。與銀行保持及時順暢的溝通,有助於保障公司免受金融罪案的影響,導致錯過合適的市場機會。

其三,在洽談業務和處理交易前,要事先對目標市場和業務夥伴進行調研,避免欺詐和其他金融罪案的風險。

  • 確認當地有否受到制裁。有關滙豐的相關聲明和注意事項,請參考此連結
  • 留意資金來源,需要確保來自新投資者或合作夥伴資金的合法性。
  • 清楚瞭解您的買家和賣家,包括收款人和付款人的資料。
  • 留意公司所選用的付款方式,包括付款仲介機構和平臺。切勿與未獲發牌的匯款代理人進行交易。 

其四,公司需要瞭解和履行相應的稅務責任,並按照法律法規進行審計和報稅,並妥善保存相關文件。

其五,交易時公司應注重安保措施,不協助他人支付款項,也不用公司帳戶處理與業務無關的資產。

  • 公司帳戶可以使用分層授權和簽名級別,並相應設定不同的交易限額。未經授權人士則不能操作戶口。此外,網上銀行也設有每日交易限額,公司應該根據本身業務需求設定合適的限額。
  • 公司還需要對員工進行防範詐騙及金融犯罪的培訓,提醒員工付款前通過電郵、電話等多種方式核實對方身份。

如果我的公司帳戶被要求提供更多資料,該怎麼辦?

在平日裡,您應格外留意銀行發出的信件、電郵和來電,避免錯過重要資訊和通知。當銀行向公司索取資料時,公司則要儘快回復,並按照要求向銀行提供最新、最齊全的資料。

比如,針對有些與現存業務記錄看似不相符的大額電匯或現金存款等戶口交易,銀行希望公司能夠提供例如發票、合同或其他能夠説明核實該交易的相關證明檔。如果公司與銀行保持及時溝通,提供業務最新動態和資料,例如有本地拓展業務至國際,將便於銀行理解這些戶口交易。

然而,如果您未能對戶口的不尋常活動作出合理解釋,銀行可能需要暫時延後或限制部分銀行服務,如匯出電匯等。因此,平日裡妥善保管入帳、轉帳和支賬紀錄,並保存相關的收據、發票和證明文件十分重要。

如果公司對於更新業務或個人資料有任何疑問,應當主動聯繫銀行進行查詢。

此外,公司應當同樣重視會計和審計環節。審計報告常由第三方香港執業持牌會計師對該公司帳目進行「核數」後出具,能夠幫助銀行更好瞭解公司的業務狀況,理解帳戶活動。例如,當公司需要支付董事酬金或支付股息、進行股權買賣等活動時,都應在公司年度帳目報表記錄清楚,並保存好收據或其他相關證明文件。

已有不少銀行推出線上審計詢證,幫助審計公司安全、高效的完成審計過程。例如,滙豐和世界領先的審計詢證平台Confirmation.com合作,企業可以授權審計公司通過Confirmation.com的平台網上申請詢證函,對於企業而言,審計標準更透明細緻,電子授權流程和操作也更簡明。

中小企業是香港經濟發展的中流砥柱。為保護銀行帳戶免受欺詐和金融罪案影響,支援業務蓬勃發展,中小企業老闆們要做好日常的帳戶維護,積極配合銀行提供相關資料,避免正常戶口活動收到影響,錯失業務良機。

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