「新常態」下企業節流方法 | 文章 – 滙豐機滙

肺炎疫情令企業開始思考全新的工作及營運模式。在家工作或混合工作模式同時讓企業可以省卻很多非必要開支,並將資源更有效地用作扶助同事在彈性工作模式下的各種需要。今次文章就和各位討論一下企業如何能在經濟「新常態」下節流,並更適合地分配公司資源達至逆境向上的成效!

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疫情下不少公司允許員工長期在家工作,連帶公司的開支模式也有所改變,除了節省了實體辦公室的租金外,也減少了辦公室的「燈油火臘」開支。除此之外,企業還有什麽節流方法壓縮經營成本?有什麽方面的使費可以再減少?這篇文章跟大家探討一下。

從員工客戶入手:減少應酬娛樂及公幹費用

部分中小企特別是初創企業為了營造一個充滿活力、彈性的工作環境,通常會在辦公室設立娛樂休閒區,讓員工在空餘時間使用遊戲機,同時也會提供免費的零食及飲品供享用。有公司亦提供額外福利,例如資助員工每月部分社交預算等,這些「小福利」成爲招攬員工的賣點之一。隨著疫情關係,員工留在公司的時間大幅減少,短期之内聚集或聚餐的機會也較少,因此企業可以酌量縮減以上開支。

除了公司内部的應酬費用,另一個開支較大的範疇是員工公幹費用,皆因每次員工出差的機票酒店費用都絕不便宜。疫情下公司與公司之間都盡量避免面對面交際,企業可以善用網上會議工具,不用特意調派員工到外地公幹,加上員工與客戶外出應酬機會也相應大幅減少,相信可以節省員工的公幹及對外交際應酬費用。

從業務入手:調整商用服務

一家公司少不免聘用各種商用服務,在疫情下為節省成本,企業可以因應需要及合約情況,改用價錢較低的服務供應商。

企業普遍會聘用專業服務人員,例如法律、會計咨詢等,如果這些服務不是以員工合約形式聘用,而是按項目或一次性、半年或一年收費的形式合作,便可以檢視情況適度調整合約。另外其他軟硬件商用服務,例如通訊、電腦軟件,以至日常辦公室用品等,企業都可以趁機檢視情況,尋覓較低成本的服務供應商,以及延緩一些不緊急的採購計劃。

部分企業會為自家商品及服務進行定期宣傳,考慮到疫情關係,企業不妨趁機整合宣傳及資源投放策略,例如以往透過展銷會或其他實體市場、公關活動進行宣傳的話,相信疫情下活動都比較難如期進行,企業可考慮改用網上宣傳。一般而言,網上宣傳的價錢通常較彈性,可以減低實體宣傳活動的人力及資源成本。

倘若以上商用服務因合約等因素而未能取消或要承擔罰款等,企業也可以跟服務供應商磋商是否可以暫停或改用其他服務,否則只會白白支付金錢,成果則強差人意。 

從合作夥伴入手:增加現金流

企業在經濟不景下,另一個常用的方法是控制支出,爭取更多的現金流。一家企業通常有不同的合作夥伴,例如原料、貨品供應商及銀行等,每次訂貨或交易後,企業跟合作夥伴未必會即時貨銀兩訖,在疫情下,企業可嘗試主動跟供應商磋商能否延長應付帳期,也可以向銀行申請延期還款或參與政府的「還息不還本」計劃,以增加現金流。

對於部分實體活動,例如展銷會、論壇、團體培訓等,通常都需要延期舉行,最後甚至可能要取消,企業可以跟相關供應商磋商延遲支付款項的可能性,甚至擬定後備計劃。當然,以上款項是否能夠延期支付,還是取決於供應商的彈性安排及合約框架,不過企業如果主動爭取,相信會有較高的成功機會。

以上提出了數個節流方案供企業考慮,不過要注意的是,每家公司實際情況不一,在進行資源策略調整時,管理層需要整合一個比較全面及完善的計劃,按部就班削減不必要的開支,否則成效有限。同時,企業也需要顧及員工的情緒及客戶的反應,避免大刀闊斧壓縮資源後帶來負面情緒反彈或影響日後的合作關係。最後,節流雖然可以幫助公司減省短期負擔,長遠而言還是需要一個有效的業務營運模式,所以企業可以同時探討更多開源方案。

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