計薪系統/人力資源管理系統點揀好 系列一:HR SaaS 訂閱,定係軟件License購買? | 文章 – 滙豐機滙

一家企業的日常運營,必備管理系統(must-to-have)通常有三款ERP,CRM和HRM,分別面向企業財務,銷售和人力資源三大核心領域的管理。市面上有大量的ERP和CRM系統的介紹文章,今天Workstem集中給大家介紹一下如何選擇人力資源SaaS產品/雲端計薪系統。
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企業管理數碼化轉型已是大勢所趨,香港企業尤其是資源有限的中小企,應該如何借助科技的力量,利用SaaS系統實現人力資源管理的數碼化轉型呢?

一、香港市場有哪些計薪系統/人力資源管理系統(Payroll/HRM/HRIS)可以選擇?

傳統計薪系統/人力資源管理系統產品(軟件License購買)

目前香港市場上選擇最多的是傳統計薪系統/人力資源管理系統產品(軟件License購買),這類產品有以下特點:

  • 企業在選擇階段通常只能看到系統demo,無法親身去試用產品
  • 企業的很多個性化需求,通常需要通過定制開發才能實現
  • 企業一定確定系統的需求後,系統廠家通常需要1-3個月的開發,實施過程,才能實現系統上線和使用
  • 企業在真正能使用系統之前,通常已支付高達幾十萬港幣的軟件License費用(試錯成本極其高昂,中小企無力承受)
  • 企業需要支付機房/服務器/後期運維等費用(系統廠家會通常會把這些費用打包在License費用中,但最終還是由企業埋單)
  • 技術方案通常是10多年的設計,無法快速更新/增加功能,與第三方軟件產品的集成度低(無法通過API鏈接香港普及度較高的Xero,Netsuite等雲端產品)
  • 通常通過Web門戶讓僱員提交假單/加班單等,無法提供僱員自助的手機APP

HR SaaS訂閱產品(按需付費,雲端模式,軟件即服務,開箱即用)

全球範圍看,SaaS模式的計薪系統/人力資源管理系統已在全面取代傳統的License購買模式的產品,以SaaS模式出售的Payroll/HRM/HRIS產品在香港也開始出現,這類人力資源SaaS通常有以下特點:

  • 純雲端產品,可免費註冊試用,SaaS系統起步的付費門檻可低至幾百塊港幣(企業的試錯成本極低,完美助力中小企實現數碼化轉型)
  • HR SaaS訂閱產品根據企業僱員數量按月/按年收費,企業無需提前支付幾十萬的軟件License費用
  • 每週/每月更新/新增系統功能,企業無需為新增功能另外支付費用
  • 標準化的HR SaaS產品,開箱即用。完備的幫助手冊同時可以幫助企業自主完成系統的設定和日常使用
  • 快速響應的客服團隊,SaaS生態系統中的第三方Partner可貼身為企業提供服務
  • Web門戶和手機APP實時同步,全方位覆蓋各種工作環境。老闆,HR,店長和僱員可以在各自的手機APP上查看相關信息,提交/審批假單等等
  • Open API的基礎架構,已經內置市面上常用的第三方雲端SaaS軟件接口(通常還會根據客戶的需求定期增加接口數量),企業亦可以借助SaaS軟件的標準API,客制化各種高級功能(比如排班考勤,假期和薪酬數據的導入/導出,和報表定制),與企業內部其他SaaS系統進行連接

二、企業為什麼應該選擇HR SaaS訂閱產品?

  • 成本:企業打開門做生意,對於Payroll/HRM/HRIS系統的選擇,價格永遠是第一位的,SaaS系統的免費試用,以及極低的按月訂閱費用,讓企業的試錯成本大幅度降低。
  • 效率:老闆投入資金/人員進行數碼化轉型,無非是想得到企業運營效率的提升。開箱即用的方式讓企業在最短的時間內去評估投資系統的回報率,這是實施週期通常按月計算的傳統License軟件產品無法實現的。
  • SaaS軟件生態:全球的SaaS產品無一例外的全部通過接口與業務鏈上相關的第三方SaaS系統進行連接,在香港我們看到的Netsuite/Xero/Quickbooks(ERP),Salesforce(CRM),POS,Workstem(Payroll/HRM), Google Calender等等產品之間都有直連接口,企業全面採用這些SaaS產品後的效率提升的幅度是令人震撼的。
  • SaaS產品衍生的Partner生態:企業管理類的軟件產品對用家的使用能力通常有較高的要求,因此大部分SaaS產品都有各自的Partner群體,以便Partner可以貼身服務企業。例如,財務SaaS Xero透過香港80多家會計師事務所的Partner,很好地提升了Xero在中小企客戶的使用頻率,並提升了業務處理效率。成功實現了企業,SaaS廠商和Partner的三贏局面,也打破了一直以來業界對中小企數碼化轉型能否成功的質疑。

Workstem作為一家香港本地的雲端計薪/人力資源SaaS廠家,提供14日免費試用,一站式的平台包括僱員入職、排班考勤(四種打卡方式)、假期、計薪(內置公式引擎可客制化企業專屬的pay item)、MPF報稅,報表以及Xero等常用第三方接口,可以滿足香港各類企業的多種需求。

最後給大家一個tips:很多傳統計薪系統/人力資源管理系統產品為了實現HR SaaS化轉型,將其產品部署在AWS/Microsoft Azure雲端以包裝成SaaS產品,但其底層技術架構/部署方案/實施方案/實施週期/成本/接口/手機APP等細節和傳統產品沒有差異(理論上會更貴)。遇到這類產品,老闆/HR們只需即刻註冊,導入公司測試數據,run幾次payroll,核對下payroll report,ADW數據,大致就能分辨出真偽和優劣了。

一個平台處理所有人事事務,大量減少HR同事在多個系統中導入/導出/人工檢查的重複性動作。悭力,悭钱,悭時間不是企業人力資源管理數碼化轉型的最終目標,而是讓企業可以將有限的時間和資源投資在企業最重要的資產——「員工」的身上。

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Wilson Yang
Wilson Yang
Workstem Payroll & HR Platform
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