HR必讀|AI殺到,HR如何挽救自己的地位? | 文章 – 滙豐機滙

「數位轉型」、「雲端計算」變成企業之間賴以競爭甚至乎生存的手段。部分中小企業在今年面臨裁員或結業等困境,不得不「被迫」地進行數位轉型。人力資源系統(HR系統)的選用,也成為了不少企業在資訊科技方案上的首選。但是很多人資會擔心,既然有了系統,那未來還會再需要人資嗎?

科技  ·    ·  5 mins read

21世紀,是科技爆炸的世紀。「數位轉型」、「雲端計算」滲透到了各行各業,變成企業之間賴以競爭甚至乎生存的手段。特別是今年出現的「新冠病毒」,令”Work from home”成為新常態。香港政府為了幫助各企業在疫情反覆期間得以繼續營運,在「防疫抗疫基金」下推出了「遙距營商計劃」,希望企業可以利用好資訊科技方案,緩解經濟壓力。

部分中小企業在今年面臨收益不符合成本、裁員或結業等困境,不得不「被迫」地進行數位轉型,將人力轉移至人工智慧上,減少支出。不過,無論是自願還是被迫,搭上「雲端化」這班車,是遲早的事。而人力資源系統(HR系統)的選用,也成為了不少企業在資訊科技方案上的首選。但是很多人資會擔心,既然有了系統,那未來還會再需要人資嗎?

人資真的會被人事管理系統取代嗎?

擁有20多年HR經驗的人力資源管理者Pedro Sze講到,「會取代一般性和重複性的工作。例如,招聘人才的時候,初步的面試可以利用人工智慧,但是再後面還是需要人去分析這位候選人是否符合公司文化,性格和情緒的好壞等。」

人工智慧不是萬能藥,HR事務千千萬,現時階段人資的職位亦不可能100%被消滅。

企業是由人組成的,匯集人的智慧和技能,推動公司可持續性發展。「HR的角色是人事管理,在公司內屬於規劃戰略發展的一部分」,Pedro強調。

是的,HR的工作就是和人進行深層次的情感溝通,並不是機械性的表面談話。不論是簡單的審批員工請假,還是處理複雜的員工關係,都需要依靠人的情感動機進行「人情味」的管理。如果員工可能因為需要動手術或者家中有急事或因為突發事件必須請假,那這種時候,單純的讓人工智慧鎖定員工在某一時段不可以請假,就並不符合現代化的「人與科技,合二為一」的理念。

要如何做,自己才不會被淘汰?

很多時候,面對來勢洶洶的「取代HR的科技」這種話題時,大家第一時間都是想著要透過學習更多的內容提升自己的職業技能,當然了,這沒有錯,但卻只是其中的一個方面而已。在日新月異的商業環境中,HR更要懂得如何配合科技減少束縛性的工作,贏得時間提升自己的軟實力和價值。當人工智慧的程度愈高,人類的抽象思維能力、批判性思考能力和數據分析能力就愈重要。

以Payroll Officer舉例,當用自己本身的專業技能輔以HR系統的力量,將精確度和速度有一個質變的提升時,騰出的時間可以幫助公司思考現時的薪酬福利體系是否健全、檢視現行的薪酬待遇制度是否符合市場環境及是否能吸引/保留人才等一些戰略性的問題,比其他同事進行更高階和深入的思考,亦能使你馳騁職場,成為一個出色的核心人士。

HR系統對公司的價值體現在哪裏?

數據的由分散至整合

什麼是數據的整合?為什麼公司需要數據整合?聽起來好像很晦澀難懂,實際不然。例如,一位員工的數據資料有個人基本資料、請假紀錄、升職加薪紀錄、糧單、MPF報表,稅表等。這只是一位員工,那如果有10位,100位呢?是專門為1個人建立文件夾還是分模組建立?是否數據很片面?

片面的數據就像多米諾骨牌,帶來的結果可能通常都較為災難性。忘記審批員工申請的無薪假,就會記錯人工,就會報錯MPF,下月再做一次back pay…

HR系統的作用,就是將全部員工的所有資料放在一個平台內,把每個階段的數據匯總在一起。做出的任何變更,都會對相有關連的內容自動產生影響。比如有員工當月加薪或請了無薪假,在月尾計糧時,自動增或減最後的實際人工,不需要在繁多的表單中遊走,減少自己整理和消化數據的負擔。

共享實時資源,簡化工作流程,實現「協同辦公」

協同辦公,即是滿足多人在線同時工作。在一些HR系統內,可以支援到多個HR同時登入使用,並且還可以將不同權限授予不同職能的HR。有一些HR系統還有配備手機程式,將手機App內的數據和網頁版互通。像是零售店的主管,餐廳的經理每日需要為員工編排更表,HR則需要統計考勤時間計糧。透過手機和網頁的結合,主管可以用手機編排班次,員工再透過手機打卡,主管和HR可即時在手機及網頁看到員工上班是否有遲到、早退、缺勤情況。所有的歷史紀錄均會被記錄,亦方便其他人資同事看到最新編輯的內容,無需逐個通知。

提高工作滿意度的同時,亦在提升工作效率

如果你發現,公司在人手記錄員工上下班時間, 輸入數據至電腦、編排更表、收取/回覆員工請假電郵上花費的時間和效率不成正比,那在人事事務上實際並沒有一個平衡健全的發展,進而會導致再優秀的HR,亦會被這種反復性的庶務逐漸侵蝕工作的熱情。

然而在一個一體化的HR系統平台中,假設將以前3小時的重複性工作減至3分鐘,那麼:工作效率 = 工作成果  工作時間

帶來的效果便是,首先不會再因每日反覆的工作而煩躁;其次,利用HR系統處理過的數據,可以清理和選取重要的信息。最後,數據是平面化的,HR要懂得將專業術語變為通俗易懂的語言,做出進行工作匯報,提出可行建議。無論你是企業老闆還是HR,都要學習與科技協作的能力,切勿墨守陳規。

不想讓科技取代你的辦法,就是你去駕馭科技。



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