人力資源規劃:如何簡化人事部工作流程,有效遙距管理員工表現? | 文章 – 滙豐機滙

香港新冠肺炎疫情局勢仍不明朗,在2021年年初,越來越多的企業意識到應根據大環境不斷調整人力資源規劃,逐漸將運作模式向「遙距工作」轉型。
法律  ·    ·  6 mins read

其實在疫情肆虐前「遙距工作」意念已經存在,這在某些程度上為員工提供了相對靈活的工作模式,同時也維持了企業在突發情況下的正常運轉,減少因停工造成的不必要資金損失。

然而,由於大多數僱員在此模式工作下被認為「工作效率不高」,且由於地理位置限制原因導致的「人事部工作流程」進度緩慢,被眾多僱主和HR所詬病。

Workstem的合作夥伴某map向我們透露,在未與我們聯繫前,這樣的工作模式確實曾經在企業內極受歡迎,不過在實踐大半年後「後遺症」就一覽無遺。

由於其公司內部缺乏和此工作模式有關的技能和科技支援,本應是屬於疫情企業完美的解決方案,卻在此時平白無故加速了公司人員流失,導致工作生產力下降,而且人事問題處理難度不降反增。

為何疫情使企業內部科技建設迫在眉睫?在主管無法面對面和團隊溝通之際如何及時進行合理的人力規劃?本篇將為您詳細解答。

人力資源規劃原則

人力資源規劃和企業潛在的收益息息相關,但兩者之間遠不只是經濟關係那麼簡單。

簡單來說,人力資源規劃應從企業的戰略規則和發展目標出發,根據其內外部環境變化情況,預測企業未來發展對人力資源的需求,並根據需要提供人力資源時,同時貫徹以人為本理念,使企業和員工都得到長期的利益

瞄準企業的策略規劃和發展目標

人力資源規劃只有充分地考慮企業內,外的具體情況,才能夠為公司的發展目標進行服務。例如,內部變化包括開發及人力成本的變化,銷售業績變化,還有企業內部員工的流動變化等;而外部變化就包括相應的政府相關政策變化,社會消費市場變化和人才市場的變化等。

確保企業的人力資源保障

企業內部的人力資源保障是此計畫中最需要解決的核心問題。公司HR或僱主需根據上文所述的公司內外部情況,對相關內容進行數據分析和預測,並做好應對潛在風險的準備。其中包括人員的流入預測,流出預測,人員內部調整預測,同時進行薪酬差異分析等。

讓企業和員工都得到長期的利益

正如前文所述,人力資源規劃並不只是與公司的經濟利益相關,同樣也是面向僱員的計畫,意味著人力資源規劃是連結企業和員工的紐帶。如果過分追求企業發展需要,卻忘記僱員的發展,反而不利於企業發展目標的達成。故此,一個包含員工激勵方案的人力資源規劃可以幫助企業員工雙方彼此依託,共同發展。

成功的人力資源規劃最直接的結果之一,就是控制勞動力成本的降低;此外就是在實際雇用員工前根據綜合數據預測並確認人員需要,擁有充足時間選擇專業性人才。

疫情帶來逆境,但同樣帶來契機。儘管由於可能存在的空間位置限制無法做到與企業內部僱員及時溝通,導致HR工作難以開展;不過如善用科技,靈活對公司內部情況進行數據分析和量化分析,可以輕鬆改寫這一局面,簡化工作流程並幫助更加有效地管理員工。

疫情下如何做好「合適」的人力規劃

亞馬遜曾獲得兩項「追蹤手環」專利,相比於市場上的「時間追蹤app」顯得更加嚴格。穿戴類似設備的員工即使在一定程度上會簡化工作流程,不過在大多情況下會監視手機工人的個人資訊,包括何時使用洗手間,什麼時候放慢工作速度,停下來休息的頻率等等。

同年,媒體透過流出內部文件了解其公司程序會自動解僱那些生產量不達標的員工,在亞馬遜身上貼上了「不人道」和「對工人嚴苛」的種種標籤。

作為將自動化深入公司內部系統的企業,亞馬遜的案例時刻驚醒著我們在使用科技實際安排或管理員工時,需要適當「放手」。

因為每個員工都有不同的工作節奏,例如,一些身患工傷或殘疾的員工工作節奏較慢,但這並不意味著工作結果就一定會差或一定就是僱員偷懶的結果。而如若將這種刻板印象根據一連串的數據進行定義,即使該員工可能在某些方面專長,但還是會在被挖掘出來前造成人才流失。

在企業內部員工群體中,在其開始某項任務前,也一定會有人會選擇先花時間先學習競爭對手的產品模型,或瀏覽行業領先文書,為自身提供靈感。

新冠病毒肆虐期間,如若過分監視員工的“非任務”工作,將所有員工放置在統一標準線,不但會加劇員工「為工作而工作」的負面情緒,還會降低工作效率。

此外,這也會在人力規劃方面加速員工的流失,提升招聘新員工的難度,導致額外的物力成本和時間成本增加。那麼在這種情況下,如何著手「合適」的人力規劃呢?

「彈性」是最終答案

「辦公室」、「打卡」或「通勤」好像都是職場的代名詞。大多情況下大家提起辦公,就想到應該在固定不變的工作地點開始一天的任務。

但如今在新冠疫情中,企業看似無法再像從前維持高效率的工作模式,但越來越多的企業順應事態發展靈活調整相關計畫,打破僵局,正是證明了「彈性」的重要性。

對僱員如此,對解決企業人力規劃調整方案亦是如此。

例如,企業內部僱員居家辦公時,由於沒有統一的地理位置信息,如若允許其使用GPS打卡,不但讓HR在收集出勤情況時更簡單,對於僱員也更加簡單快捷。

類似地,考勤可以增加更多軟性規則並添加員工激勵計劃,例如允許僱員在固定時間內晚打卡並給予勤工獎或提成獎勵等等,將人性化貫徹其中。

根據報告,今年年初單月電子郵件發送量對比去年同時期增加400萬次以上。所以在另一方面,企業更應該在科技基建中投入預算,以新型數碼化形式,靈活做出人力規劃並簡化工作流程。

遙距工作帶來不便,但同樣促使企業接觸到的人才不再受地理限制。透過科技實現線上辦理入職,完整僱員遙距工作體驗。打破原有人力規劃思路,從而吸引更多人才。

Workstem作為亞太地區領先的一站式雲端人力資源軟件,致力於精簡人事部工作流程且根據企業內部狀況提供考勤報表,假期報表和薪酬差異分析數據;助您實時遙距管理員工表現並洞悉企業內部發展情況,推進人力資源合理運用;另一方面,僱主或HR可根據企業內部規定內置軟性規則,我們為您提供一套從入職到支薪的完美數碼化解決方案。

疫情決不該是您止步的終點。現在點擊鏈接,馬上體驗14天免費帳號試用。

(文章內容和資料僅供參考。如需轉載文章或內容,請先聯絡我公司或附上本文鏈接,并標明轉載來源。)
Wilson Yang
Wilson Yang
Workstem Payroll & HR Platform
Workstem Payroll & HR Platform