混合工作模式的成功關鍵 | 文章 – 滙豐機滙

要了解如何將固有的工作場所,重塑為可持續發展的協作工作文化,才能迎合經濟逐步復蘇後,有效管理混合型的工作模式,並維持工作效率、協作程度和生產力。那麼,有哪些關鍵元素值得留意?

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不少公司在COVID-19影響下,考慮在未來12至18個月內削減本身的辦公空間,並重新思考工作空間需求,更新工作空間設計,以符合將來更加具靈活度,支援居家工作和共享工作空間的混合工作模式。

所以,要了解如何將固有的工作場所,重塑為可持續發展的協作工作文化,才能迎合經濟逐步復蘇後,有效管理混合型的工作模式,並維持工作效率、協作程度和生產力。那麼,有哪些關鍵元素值得留意?

確保工作環境的各類安全

為不同處所工作的員工提供一個安全的工作環境,是其中一個混合工作模式的一大要點。混合工作模式將會大幅增加企業需要覆蓋的工作點之餘,企業亦會顧慮到不同工作地點的安全水平考量,例如疫情威脅和系統安全等等。

疫情威脅方面,保持員工社交距離已經成為每位員工保持自身安全的新規範。 對於每個工作區域或會議室,管理員都需要估計、實現可以安全使用工作區域的最大人數,希望有效引入COVID-19指引之餘,亦能夠將控制流程開誠佈公。

同時,企業亦要確保為工作環境進行持續、有效的清潔。例如在不同員工使用工作區域之間,就需要進行各種消毒程序,以避免病毒的傳播,而當中消毒過程的預約、跟進,就需要到工作空間管理系統的參與。

保持不同工作隊伍的靈活性亦是維持工作效率的關鍵。員工需要透過聯絡平台,獲得足夠資訊,以便他們知道何時可以回到公司工作,並能夠同時工作的同儕,作出相應的工作安排。 企業亦需要提供足夠的靈活性,使員工可以選擇在家工作的日子,保持工作效率。

系統安全方面,多層的系統安全保障,是抵禦網絡攻擊的最佳防禦措施。例如採用虛擬私人網絡(VPN)和桌面虛擬化 (Virtual Desktop Infrastructure),能夠為遠程工作者建立一個安全、加密的通道,以使用工作數據和各種應用程序。企業亦可以啟用應用程序中的多重要素驗證(Multi-factor authentication),以確保未經授權的人員更難駭進企業系統進行各種行為。

有效的數據加密和備份,亦能堵塞系統的安全漏洞,加強應對各種突發情況的應對和組織防禦能力,以防止各種基於數據洩漏而可能引發的網絡欺騙及竊聽,和避免受損的數據被網絡犯罪分子利用的威脅。


加強各員工間的溝通

人性從來是企業安全最脆弱的一環,不論系統有多完善,漏洞往往都從員工本身的不同行為而產生。所以,企業必須做好員工培訓,提醒員工在嶄新的混合工作模式下,有什麼注意事項。

除此之外,處於不同場所工作的團隊之間亦會有認知不平等的情況出現,導致團隊和企業業務的目標脫節,工作效率大受影響。為了克服這一問題,企業都需要雙管齊下,以加強各員工間的溝通。

針對混合工作模式,企業必須盡早選擇好能夠實現新模式協作的科技資源。如果於辦公室工作和遠端的員工未能有效地溝通,高效協作將無法實現。除了幫助團隊間保持聯繫之外,隨手可得、易於使用的協作工具,例如Slack、Zoom、Trello等等,也是非常重要的部分。這些工具能讓同事們在企業項目上共同實時合作,幫助混合型的員工保持無縫溝通,即使有物理上的距離,也能建立團隊合作的意識。

近來不少研究發現,長期的遠端工作,會使得員工因為失去與他人接觸的關係而感到寂寞,工作效率大減。企業亦應考慮到顧及員工本身的心理質素,在高科技的活動模式間保持社交聯繫,例如有意通過視像會議建立定期的敘舊,甚至建立一些非以工作為中心的特定聊天渠道,或提供心理輔導等等,就能避免傳染風險的同時,強化員工的社交聯繫,建立健康的企業組織文化。


未來的工作將會變為混合型模式,而企業現在必須作出行動,早着先機,提供一個合適的混合型工作環境,從而有效支援員工,廣納人才,迎接新來的挑戰和機遇。

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