【科技迷思】數碼轉型要識I.T? | 文章 – 滙豐機滙

數碼轉型是年輕一代專利?不懂I.T. 等於坐而待斃?學數碼轉型,先由這4招開始。

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早前特區政府推出第二輪防疫基金計畫,其中撥出5億元的「遙距營商計劃」(D-Biz) 支持企業利用創新科技,為業務數碼轉型,協助各行業在疫情下捱過難關,繼續經營。但不少研究指出香港數碼轉型專才培育相對其他亞太地區低,聘請成本高昂,對小企業來說,確實是難以負擔。但若團隊沒有資訊科技 (I.T.) 專才,對數碼轉型一竅不通,是否就等於一籌莫展?中小企希望開展數碼轉型,不如嘗試由以下4招開始:

 

1. 常規工作數位化

數位化是數碼轉型的最基本步驟。簡單來說,數位化即將所有文件案由傳統紙本轉化成電子格式儲存、保管、分享,從而簡化企業業務流程,減低成本,提高生產力。舉例說,同事傳統要透過填寫實體申請表格,申請病假 / 年假,又或者每個月月尾報銷公司洗費,還要花時間尋找實體收據作對應;HR / Admin管理人員又要花時間人手逐一審核,再等老闆回辦公室才能簽名批核,然後再把已簽名的文件掃描成 PDF等電子格式並以電郵回覆相關同事,整個過程費時失事。若把所有這些常規工作電子化,如利用電子表格處理,並儲存在雲端上,不但方便快捷、確保格式統一、節省寸金尺土的儲存空間,也可以釋放寶貴的人力資源去從事更高價值的工作。你也可以考慮使用 PowerApps 這類型軟件,把所有的業務流程、電子表格放在同一應用程式上,更方便管理及容易找到資料。

 

2. 由日常使用的軟件開始

若要由零開始,重頭學習新的網上平台或軟件確實是件苦差。在尋找服務供應商時,可以參考它的管理或操作模式是否與你日常使用的模式類近,又或者利用一些已經一直用開的軟體,如Office 365 作變化基礎,減少重新適應的困擾。例如,在開啟網店時,網店平台最好已經有多預設或模版設置,可以幾個步驟便能加入新產品、優化頁面外觀、修改熱門產品次序,又或者自動計算不同折扣後的價錢等,並可以自動生成報告,在沿用的Word 或Excel 上查閱及管理財務報表。

 

3. 自助大數據服務

以往很多時候都需要I.T. 專才經過一段很長時間去運行BI流程, 以獲取數據報表,再交由Marketing 專才作專業分析,中小企難以負擔。現時市面上提供自助數據分析工具,如Power BI及物聯網 (IoT) 設置,配合其雲端支援,可以支撐超大容量、收集超多元的數據及進行超高速度的自助智能數據分析,讓企業毋須IT的協助,也能輕易獲得業務的洞察力。

 

4. 尋找有不同合作夥伴的IT服務供應商作支援後盾

隨著數碼轉型需求急速,市面上衍生不同的軟件,但個別單一的軟件未必能夠完全適用每一個行業,也未必能完全切合一個企業的所有需要。所以,建議中小企可以尋找一些IT顧問公司有跟不同類型的I.T. 服務供應商建立合作,可以從你的需求出發,與這些合作夥伴共同開發或整合一個適合你的I.T. 解決方案,並可以因應業務發展而定期修改方案,作為你長遠的強大商務後盾。一個可靠且強大的合作夥伴可為企業節省不少採購和管理多個系統的成本和時間。

 

「遙距營商計劃」(D-Biz) 資助涵蓋12類有助遙距營商的資訊科技方案,包括網上營商、數碼支付、網上會議工具、網絡安全方案等行為期最長6個月的遙距營商項目。每個合資格的科技應用方案 (連同相關購買及科技知識培訓的開支) 可獲資助最多10萬元,每間公司可獲最多30萬元的總額資助,計劃已經開始接受申請。

 

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