專家拆解職場問題:同事呻唔知老細想點,老細堅稱已解釋得好清楚 | 文章 – 滙豐機滙

HR專家孫立民:老細講少了一件事

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Talk Show 「做又委屈,Quit又唔捨得」

華生職場顧問董事孫立民是本地資深人事管理專家兼多份報章的專欄作家,從事人力資源培訓和提供人事管理意見超過十五年。他今天向VisionGo讀者分享幫公司做培訓時最常遇見的職場羅生門:老闆投訴下屬「講極唔明」,尤其是年輕員工「提少句都出事」,不過下屬認為老闆「一時一樣,唔知想點」。到底是老闆表達能力差,還是同事理解能力有問題?

孫立民舉一個親身經歷過的事件為例子:「有一次,我獲邀在一個座談會上擔任演講嘉賓,我看到枱上放了兩枝咪和一樽蒸餾水,明顯是為我而設,但我後來發現兩枝咪沒有放置電池,因此我請大會方面為我放置電池。演講完結後,我聽到主辦單位的一名人事部職員,向其下屬訓斥處事不力。下屬表示自己如實依照指示,預備了兩枝咪和一樽蒸餾水。

職員說:「你都要檢查下兩枝咪係唔係有電池㗎!」

「咁你又唔早講!」下屬回應。

這件小事可以簡單歸咎於下屬做事不夠細心,不過看深一層,其實是同事不了解指示的意義,最終照字面按時完成了工作,上司卻完全不滿意。

我們不時聽到,要在工作中尋找意義,才能享受工作(或最少不覺得是苦差)。孫立民形容工作一般具備三個層面:操作層面、意義層面和上司情意結,很多時候上司與下屬的不咬呟是來自操作層面和意義層面的理解上有出入。

以上面的例子來說,「一般人收到這個預備兩枝咪的指示,都會連帶檢查電池,這固然是下屬在操作上有遺漏,但同時間上司可能沒有充分把這項任務的意義(有嘉賓來訪並演講)完整地告於下屬,未能使下屬對任務上心。」

至於上司情意結,他直指這是不理性但同時存在於現實環境。他說:「有間公司要開會,老闆起初打算召見7名高層入房開會,但最後改變主意只召見4人,負責預備的茶水的秘書職員依舊準備了8杯茶放在會議桌上,不認為多出幾杯茶能出什麼問題。老闆見狀便質問為何多了3杯茶,並吩咐拿走這3杯多餘的茶。」他指出,這反映出老闆對於準確性很執着,同時指出如果下屬能了解這些情意結,會使上司對其工作表現更加深刻。

孫立民認為,三個層面的工作意義,也可以從另一個角度看,就是前線員工看重自己是否已按照指示完成任務或各種小工作,而上司會衡量有關任務或工作能否為公司帶來成果,甚至能否在所屬行業或整體社會上對企業管治有利,所以視野方面必然有差異。最能夠治本、解決上司與下屬磨擦的方法,他直指是上司需要向下屬充分解釋工作的意義,令下屬能夠理解有關工作是為了什麼,從而培養工作成就感和滿足感。

從上而下灌輸到自我賦予意義

不少人事爭拗和生產效率不足情況,均是與工作缺乏明確意義有關。人事顧問公司會協助企業或機構舉辦培訓,從架構和文化着手,培養員工的歸屬感,助他們尋找工作的意義,從而提升整體生產力。孫立民分享,以往曾協助一間經歷了架構變動的保險公司,設計全新的口號,把該保險公司的形象改頭換面,目的是激勵一眾保險經紀跑單的鬥心和鬥志。

孫立民主持「做又委屈,Quit又唔捨得」職場Talk Show 

 

 

 

即使如此,使公司同事明白和認同工作或任務的意義,孫立民指出不能單靠物質鼓勵便可達到目標。「經濟學的『邊際遞減定律』(law of diminishing marginal returns),同樣適用於物質鼓勵的情況,到了某個位置,邊際成效便會降低。」他稱:「意義由自我賦予才會是最堅實。」

孫立民憶述,有一次與朋友一同做跑山比賽的義工,但不幸地與朋友一同被抽中手機訊號沒法接收的山野地帶駐守檢查站,指示跑山選手正確的方向,奔向終點。他為如何打發漫長時間而惆悵時,身邊的朋友則樂於利用所攜帶的紙張及其他材料,製作各種打氣標語,結果期間有行山客路過影相並問過究竟,他們也感染到比賽的氣氛。跑手經過檢查站時,看到標語十分很雀躍。朋友更自備葡萄糖向他們派發,並鼓勵他們撐住,咬緊牙關捱到終點!朋友擅長為看起來枯燥沉悶的任務添上意義,重新注入動力。

孫立民總結時不諱言,上司既要向下屬清楚闡述工作的性質和意義,下屬亦要因此自我賦予工作意義,才可以使工作能準確完成,並達到公司或機構期望達到的效果,最終提升生產力。在自我賦予意義一環上,他更強調與人生抉擇無異:「生活還是要過,你希望自己是master of life(主宰人生),還是victim of life(淪為人生的奴隸)?」

【HR百科:如何提升員工士氣】

企業人事部的功能由從前主要負責計算員工薪酬和聘請員工﹐到現在需不時介入處理員工問題,特別是工作士氣。不過大公司提升士氣一般不會由人事部親自出面,一來人事部同事一般欠缺處理糾紛或提升士氣的訓練,最重要的是,人事部與有關員工的關係密切程度不及其上司,因此當人事部要與有關員工見面討論解決辦法時,有關員工容易有負面想法(涉及被辭退的想像),人事部的定位便會變得不靈活。較具規模的企業都愛外聘人事顧問公司,協助做匿名僱員評估報告,以及分析企業營運架構,藉此獲得較客觀的評價,對症下藥改善問題。

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