最常忽略的四大中小企營運成本大盤點 | 文章 – 滙豐機滙

開公司計算成本開支時,最容易、最直接會想到人工、租金和燈油火蠟等。但原來營運一家企業,有很多所謂「隱形成本」是開設企業時會較易忽略,但「小數怕長計」,累積起來就會成為公司財政上的負擔。今次文章和各位分析一下企業營運的各種成本,助老闆們計好盤數!
財務  ·    ·  3 mins read

開設一家公司,老闆們最關心的營運成本莫過於租金、人工及燈油火蠟等,但其實尚有其他常見但又容易被忽略的營運成本,正所謂「少數怕長計」,長期下來這些小數目都會積纍成河,佔據公司數簿的一個顯眼部分。以下簡單為大家盤點四大容易被忽視的營運成本。

電腦及軟件費用

電腦及軟件費用是其中一項長期又必要的開支。公司成立之初,除了配備桌椅外,接下來便要為員工提供電腦(手提或桌上電腦)作辦公之用。電腦的開支約數千元起跳,主要視乎品牌及型號,如果是設計類公司,員工所要求的電腦功能會更高,價錢也會較昂貴。

當硬件配套準備好後,老闆們另一樣不能忽略的要是為每一台公司電腦安裝網絡安全軟件。此外,公司尚要根據業務性質訂閲軟件讓員工使用,例如辦公室必備的Microsoft 365方案,商務標準版每個使用者每個月費用約97元。若因業務需要而要訂閲其他設計軟件如Adobe Photoshop或Premiere Pro等,也要準備另一筆企業訂閲費用,並且要每年續約。

文儀用品

辦公室中少不免需要添置文儀用品處理文書事宜,一般的文儀用品例如紙張、信封、文具等相對便宜,老闆們就算批量訂購都不算「肉赤」。但是,真正昂貴的文儀用品是商用影印機及碎紙機等商用機器。

一部商用多功能打印機支援打印、掃描、影印記傳真等功能,這些商用影印機的價錢多是1萬元起跳,部分型號報價更接近8萬元,主要視乎品牌及功能。一般的中小企辦公室通常需要具備2至3部打印機供數十名員工使用,這部分開支已經可以高達數萬至十多萬元。不要忘記,伴隨著打印機而來的是替換油墨盒或碳粉盒,由於辦公室墨盒消耗頻繁,這部分的開支都頗爲「襟計」。

另一辦公室常見的設備是碎紙機,從網上報價可見,大概適合20人中小型部門的普通商用自動碎紙機,價錢約6000至1萬元;如公司從事的業務涉及機密文件,需要更高的保密度(即更細的紙屑),大型的碎紙機價錢可以高達十多萬元。

茶水間設備

一般員工每天逗留在辦公室長達9小時,因此老闆們都要提供基本的茶水間設備方便員工使用,當中飲水機、雪櫃、微波爐、蒸飯器及咖啡機可謂是基本配套。

飲水機方面,大多辦公室會訂購座地式冷熱飲水機,價錢約8000至1萬元不等,通常配合樽裝水使用,因此公司都要定時訂購樽裝水,並安排退樽和收貨;另外有部分公司會選擇掛牆式飲水機,價錢同樣約7000元。不過無論是哪款飲水機,只要公司員工數目較多,用水量都會相對提高,這樣一個月下來也是一筆昂貴開支。

茶水間的其他基本配套是雪櫃、微波爐、蒸飯器及咖啡機,這些電器大概數千元起跳,如果員工人數較多,可能每個類別需要添置兩部;此外,既然添置了咖啡機,一般公司通常都會提供咖啡豆、咖啡粉或咖啡粉囊等讓客戶或員工使用,甚至有茶包或其他飲品提供,這些都是一筆不少的營運成本。

防疫設備

最後值得一提的是,雖然疫情逐漸退卻,但辦公室的防疫設備不可輕視,除了基本的酒精搓手液及消毒棉片外,現在大部分公司都會添置空氣清新機或自動消毒機器人「坐鎮」,這些防疫設備大概數千元起跳,同樣主要視乎品牌及功能。如果公司需要常常接待客人,更可能需要定期(大約60天或90天)在公共地方噴上長效消毒塗層物料,這些開支都是一筆可觀的費用。

從上可見,新成立的公司有很多隱藏的必要開支,但其實「豐儉由人」,如果老闆們預算不多,可以選擇較低價格的商業用品,減低營運成本。

生意經
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