從今天起,讓管理層認清項目管理者的真正價值 | 文章 – 滙豐機滙

項目管理者(Project Manager)於很多公司管理層眼中,都是不著迹的角色設定,他們只是覺得一個項目,需要一個人去做統籌而已。但事實是,項目管理者的重要性遠遠被低估了。以下漫畫相信能夠讓大家了解到一個好的項目管理者發揮的作用。

項目管理者(Project Manager)於很多公司管理層眼中,都是不著迹的角色設定,他們只是覺得一個項目,需要一個人去做統籌而已。但事實是,項目管理者的重要性遠遠被低估了。當然項目管理者自身的專業性也悠關重要,要成為一個專業的項目管理者,關鍵在於「會不會問問題」。

以下漫畫相信能夠讓大家了解到一個好的項目管理者發揮的作用,他隨時可以扭轉乾坤。

1)試想像你的客戶是一大片園地的擁有者,他希望可以一覽無遺地觀賞自己的果園、魚池與牧場。

2)於是他開始於坊間找尋合適的方案,剛巧見到市場部的廣告,讓他更有衝動去開發其專案。

3)當他接觸業務發展部門(Business Development),往往被追加銷售(up-sell),例如興建一座配備智能監控系統的遼望台,繼而將其發展為旅遊景點,具備「子彈𨋢」、民宿、等配套,並加入表演節目等等。

4)最終,花費了龐大的建造費,以及項目引伸的維護費,並且因為一開始沒有按客戶真正需要去提供適切的方案,客戶欠缺營運的知識和支援,旅遊景點落得相當冷清,並不符預期的效益。

對公司而言,耗費了大量人力物力,但客戶不滿意成果,損失了一個潛力的客戶,得不償失。

試想想,一個項目管理者的出現,能否挽救這個局面呢?

如果項目管理者聽到業務發展團隊的計劃書時,提出關鍵問題,引導業務發展團隊更多角度思考,不要過度理想化整個項目,拉近雙方的預期,提供更務實的方案,情況就變得不一樣了!

5)項目管理者提出一個關鍵問題:「客戶是否一定要親身觀望整個園地?」帶出了方法其實未必只有一種,可以有更經濟、實惠的做法,令計劃起動。

6)最後,只需用到5部配置AI辨識功能的無人機和一個控制室,就滿足到客戶本身需要,而成本亦大大減低,不再是天文數字,營運上也相對易於管理。

看到這裏,你可能會問作為項目管理者如何協調與業務發展部門之間的差異?

其實,業務發展部門提出的方案往往都是客戶與公司最終的願景,希望能幫助客戶構想一個極致的方案。而項目管理者卻應該要宏觀地規劃整個項目的預算、資源分配,確保項目按時、符合質量地完成,更重要的是風險管理。

以以上漫畫為例,隨著項目的規模增大,開發時應運而生的技術技入相對增加。除了軟件,更加需要硬件的投入。通常要增設這些硬件,都會牽涉第三方供應商,甚至要將某部分外判,除了資金的成本,需要兼顧的方面也倍添。如果管理不善,也隨時帶來金錢損失,甚至法律訴訟,這些都是合作雙方最不願見的情況。

因此,項目管理者應運用專業,透過自己與客戶的恆常溝通和了解,向業務發展部門提出合理而充分的考量,將一個大項目分拆成不同階段(milestone),按步就班,並且定期檢視項目成果,靈活地作出改動,幫助客戶及公司消化一個原本規模龐大的項目,保障雙方最終利益。

總結,一個出色的項目管理者要有全面的思維,不單止要「識問問題,仲要問啱問題」!

圖:itdogcom