6个免费apps 为您解决公司运作纠结位 | 文章 – 汇丰机汇

更smart但不需另花分毫的工作方式。
科技  ·    ·  8 mins read

A businessman using mobile

很多中小企人手不多,极有可能一人分饰多角,但不是每间公司都能够聘请万能的员工。况且时间有限而工作量往往无限,花太多时间处理日常琐事而导致没有好好利用时间发展业务,长远来说也不是办法。 

本文介绍几个完全免费的apps,涵盖不同范畴,希望可以帮您解决各大小纠结位,以既 smart 又零成本的方法提升效率,释放您和同事的时间以专注业务。 

提提大家,以下推介固然有很多优点,但需要大家按自己公司的实际情况,评估相关风险,以决定是否适合您公司使用。

 

纠结位1:「您明天要休假吗……?」

解决办法:用TimeTree享日历

用途? 

就算规模较小的公司,也总会有同事之间合作的时候。TimeTree让您开设一个行事历来作team calendar,分享大家需要留意的重要日子、开会时间,以至同事放假日期,让您统筹团队的工作日程。


图片来源:bestmobileappawards.com

 

 

 


如何运作?

先在 TimeTree app 内开设一个用于分享给同事的行事历,例如把它命名为「Team calendar」。把您手机的行事历跟TimeTree上这个「Team calendar」连接,再选出您想从手机复制到「Team calendar」分享给同事的个别项目,或直接把新的项目输入「Team calendar」。当您邀请了各同事加入「Team calendar」后,同事就可以在自己的手机通过 TimeTree浏览、增加或修改「Team calendar」的项目。 

有什么好处?

一间公司里,总会有人用iPhone,有人用 Samsung。用iCloud calendar 或Google calendar作为team calendar,始终对某些同事来说没有那么方便。TimeTree可以于iOS及Android介面运作,正正解决了系统不同这个问题。 

您也可以把 TimeTree上「Team calendar」内的个别项目,在TimeTree的介面内复制到手机内置的行事历。那么「Team calendar」跟个人的日程,都可以在手机上的日历一目了然。 

这个来自日本的 app,除了简约的日式设计外,还提供包括中英文等多种语言的版本。 

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请参考 TimeTree 网页

 

纠结位2:「二十多个电邮,开会也还未约得成 ……

解决办法:用Doodle约开会,让您找到最佳时间

用途? 

找时间跟同事或合作伙伴开会,甚至找时间team lunch,或让客户约您的时间,Doodle 都能帮忙。


图片来源:Google Play

 

 


如何运作?

在Doodle app 开一个表格,设定会议名称,再填上您想与会者选择的几个日期和时间,就可以通过电邮、WeChat等分享链接邀请他们在您的Doodle 表格剔他们各自的选择。当有人给您回复,您就会实时在手机收到推送通知。 

如果您从事的行业经常要让客户book 您的时间,例如您是私人教练,学生需要经常预约,您就可以开一个"Bookable Calendar",设定时间让学生自行登记。 

有什么好处?

使用 Doodle,就可以免却以电邮来往约时间。虽然Doodle 没有提供中文版,但自行填上的资料,例如项目名称,则可以输入中文字。而其他人就算未有安装 Doodle app,也可以按下您发送的链接,在Doodle 网页回复给您。 

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请参考 Doodle 网页

 

纠结位3:「跟英文客户开会,就是跟不上……

解决办法:用Otter语音识辨 app,把声音输出成文本

用途? 

成功约到开会,但第一次见面又怕不能够同时记低所有讨论细节。Otter以人工智能,将英语声音输出成文字,让您按需要慢慢参考。 


图片来源:ZDNet

 

 


如何运作?

只要打开 Otter app,以手机收音,对话进行期间,Otter 就会实时在手机上输出文字,并自动储存,让您可以于会议结束后参看纪录。 

有什么好处?

有了会议的文字版纪录,就可以关键字搜寻某个议题以作跟进。如果要重新再听某个议题的对话,也可根据关键字在文字版出现的地方,在声音档找出相关段落再次播放。 

如果您已经使用专业版或以上级别的Zoom,您还可以把您的Otter账户连接到Zoom,自动将在Zoom进行而储存在云端的对话,同步输出成文字。虽然Otter暂时只能应付英文语音,但是它能处理多个不同地区人士的英语口音,为用户再解决多一个难题。 

使用免费版的Otter,每月可以享用600分钟的文字输出,以及上传三段语音或视频档案。当然,礼貌上都要事先跟对方说一声,为了易于跟进会议项目,您将会把对话录音。

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请参考Otter网页,以及较早前一篇创始人的访问。 

 

纠结位4:「客户这几天在家办工,签不了合约……

解决办法:用DottedSign收发eSignature

用途? 

生意谈得成,来到签合同的一步了。又或者您的供应商也需要您签定服务合约。  DottedSign可以让您发送 e-signature 要求或签署文档,就算不能立即见面或使用 scanner,都可以完成签署,实行无纸化。 


图片来源:entrepreneur.com

 

 

 

 


如何运作?

DottedSign让您导入需要签署的PDF,在上面加入已储存在您账户的签名图像,或在手机或平板电脑上直接在PDF上重新签名。您亦可以发文件要求其他人签名,而收件人则毋须安装 DottedSign app。 

有什么好处?

收件人将通过电子邮件收到签名请求,他们只需打开电子邮件并签署文档。同一份文档可以有多过一个人签署,而每人签署完毕后,DottedSign可以按您的设置通知其他还要签名的人士,并通过电子邮件发送完成的文件和稽核轨迹以作记录。 

登记 DottedSign 免费账户后,便可以每个月免费发出三个签名要求,而签署由DottedSign发出的文件也是免费的。如果您的业务经常需要要求签署,可以考虑由每月港币39元起的月费计划,无限量的发出签名要求。 

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请参看 DottedSign 网页。 

 

纠结位5:「老板,劳烦一定记得批款,发票要到期了!」

解决办法:用香港汇丰 Business Express 流动应用程序掌握公司财政状况

用途? 

要应付顾客需求的同时,您可能每月也要付款给供应商,或者留意客户付款的情况。 香港汇丰 Business Express 流动应用程序让公务繁重的您,随时随地从手机登入您的汇丰商业户口,实时处理各项财政需要,全面掌握公司财政状况。  

除了查阅账户结余和进行不同类型的付款外,您还可以通过Face ID 等生物认证科技轻松授权交易。

图片来源:汇丰香港Business Express流动应用程序

 

 

 

 

如何运作?

除了从手机上使用各项银行服务,例如查询实时账户结余、进行本地或跨境付款,以及买卖外汇等,您也可以透过Business Express app批准交易。如果您交由指定员工负责付款交易,但希望某个金额以上的交易还是由自己批核,那当您的员工设立了付款要求后,您就可以即时以指纹或面容认证从 app 上审核并批准该项付款。 无论您是否身处公司,都不会延误交易。 

除此之外,BusinessExpress app的「转数快」功能,让您扫描生意伙伴提供的QR code,进行即时本地跨行付款,并轻易储存及分享确认页面。如有任何疑问,您还可以随时透过chat 功能联系客户服务员。 

有什么好处?

以Business Express  app作为流动保安编码器,其高端加密技术,让您可以安全简易地通过指纹或面容认证,直接在手机上登入银行户口或批准交易,或确认登入桌面版网上银行。这样就毋须使用传统保安编码器产生任何一次性代码,您也就不需要经常携带实体保安编码器了。 

使用汇丰 Business Express app 是完全免费的,而使用这个 app进行指定交易,例如跨境付款,还可享银行服务收费优惠。 

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请参考汇丰网页。 

 

纠结位6:「想有酷的微信贴文,又不想给钱找人设计…

解决办法:用Canva随时随地制作并发布您的设计

用途? 

想宣传新产品?有预算做大项目,当然可以找设计师帮手。但如果只是要制作一个简单又好看的social media post,就未必会动辄花钱请设计师。利用Canva,可以轻易设计微信公众号封面、电邮eDM,甚至影片等等。  

图片来源: Apple App Store

 

 

 

如何运作?

先㨂选您要制作的项目类型,例如微信公众号二维码、电话背景 wallpaper等,再挑选您喜欢的专业设计模板,然后就可以更改模板内容,例如加入您的文字,换上您的产品照片、加filter等等。完成后就可以直接把制成品在社交媒体分享出去,或加进其他宣传工具发给客户。 

有什么好处?

Canva 备有250,000个以上的免费范本,适合100种以上的设计类型,而且用法简单,团队之间可以轻易在同一个设计上合作或修改。  

如果要设计面积较大或画面细致的图,例如campaign logo、海报或PowerPoint 背景,可以考虑在Mac上使用Canva Mac app ,或在桌面电脑上进入Canva网页,您就可以看得更清楚。由于所有项目都储存在您的Canva账户,您也可以随时随地以手机登入Canva app,立即作任何修改。 

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请参看 Canva网页。 

 

以上介绍,希望可以帮到大家发掘更多更smart的工作方式,提升效率,以专注核心业务。最后再提提大家,考虑是否使用以上 apps 时,务必按自己公司的业务或实际情况,评估相关风险(包括信息安全、私隐、稳定性等),决定是否合适自己的公司。 所有风险均与小编及汇丰机汇无关。 


商場心理學
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