6個免費apps 為你解決公司運作糾結位 | 文章 – 滙豐機滙

更smart但不需另花分毫的工作方式。
科技  ·    ·  8 mins read

很多中小企人手不多,極有可能一人分飾多角,但不是每間公司都能夠聘請周身刀的員工。況且時間有限而工作量往往無限,花太多時間處理日常瑣事而導致沒有好好利用時間發展業務,長遠來說也不是辦法。

本文介紹幾個完全免費的 apps,涵蓋不同範疇,希望可以幫你解決各大小糾結位,以既 smart 又零成本的方法提升效率,釋放你和同事的時間以專注業務。

提提大家,以下推介固然有很多優點,但需要大家按自己公司的實際情況,評估相關風險,以決定是否適合你公司使用。

 

糾結位1:「乜原來你聽日放假

解決辦法:用TimeTree分享行事曆

用途?

就算規模較小的公司,也總會有同事之間合作的時候。TimeTree讓你開設一個行事曆來作team calendar,分享大家需要留意的重要日子、開會時間,以至同事放假日期,讓你統籌團隊的工作日程。

圖片來源: bestmobileappawards.com

 

如何運作?

先在 TimeTree app 內開設一個用於分享給同事的行事曆,例如把它命名為「Team calendar」。把你手機的行事曆跟TimeTree上這個「Team calendar」連接,再選出你想從手機複製到「Team calendar」分享給同事的個別項目,或直接把新的項目輸入「Team calendar」。當你邀請了各同事加入「Team calendar」後,同事就可以在自己的手機透過 TimeTree瀏覽、增加或修改「Team calendar」的項目。

有什麼好處?

一間公司裏,總會有人用 iPhone,有人用 Samsung。用 iCloud calendar 或 Google calendar作為team calendar,始終對某些同事來說沒有那麼方便。TimeTree可以於iOS及Android 介面運作,正正解決了系統不同這個問題。

你也可以把 TimeTree上「Team calendar」內的個別項目,在TimeTree的介面內複製到手機內置的行事曆。那麼「Team calendar」跟個人的日程,都可以在手機上的行事曆一目了然。

這個來自日本的 app,除了簡約的日式設計外,還提供包括中英文等多種語言的版本。

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請參考TimeTree  網頁

 

糾結位2:「廿個 email 都未夾到時間開會 …

解決辦法:用Doodle約開會,幫你夾到最佳時間

用途?

夾時間跟同事或合作夥伴開會,甚至夾時間team lunch,或讓客戶book你的時間,Doodle 都幫到手。

圖片來源: Google Play

 

 

如何運作?


在 Doodle app 開一個表格,設定會議名稱,再填上你想與會者選擇的幾個日期和時間,就可以透過電郵、WhatsApp等分享連結邀請他們在你的Doodle 表格剔他們各自的選擇。當有人給你回覆,你就會即時在手機收到推送通知。

如果你從事的行業經常要讓客戶book 你的時間,例如你是私人教練,學生需要經常預約,你就可以開一個“Bookable Calendar”,設定時間讓學生自行登記。

有什麼好處?

使用 Doodle,就可以免卻以電郵來往約時間。雖然Doodle 沒有提供中文版,但自行填上的資料,例如項目名稱,則可以輸入中文字。而其他人就算未有安裝 Doodle app,也可以按下你發送的連結,在Doodle 網頁回覆給你。

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請參考 Doodle 網頁

 

糾結位3:「同個英文客開會,講得太快寫唔切 notes …

解決辦法:用Otter語音識辨 app,把聲音輸出成文字

用途?

成功約到開會,但第一次見面又怕不能夠同時記低所有討論細節。Otter以人工智能,將英語聲音輸出成文字,讓你按需要慢慢參考。

圖片來源: ZDNet

 

 

 

如何運作?


只要打開 Otter app,以手機收音,對話進行期間,Otter 就會即時在手機上輸出文字,並自動儲存,讓你可以於會議結束後參看紀錄。

有什麼好處?

有了會議的文字版紀錄,就可以關鍵字搜尋某個議題以作跟進。如果要重新再聽某個議題的對話,也可根據關鍵字在文字版出現的地方,在聲音檔找出相關段落再次播放。

如果你已經使用專業版或以上級別的 Zoom,你還可以把你的Otter 帳戶連接到Zoom,自動將在 Zoom 進行而儲存在雲端的對話,同步輸出成文字。雖然Otter暫時只能應付英文語音,但是它能處理多個不同地區人士的英語口音,為用戶再解決多一個難題。

使用免費版的Otter,每月可以享用600分鐘的文字輸出,以及上傳三段語音或影片檔案。當然,禮貌上都要事先跟對方說一聲,為了易於跟進會議項目,你將會把對話錄音。

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請參考Otter網頁,以及較早前一篇創辦人的訪問

 

糾結位4:「個客呢幾日 work from home, 簽唔到份 contract 返嚟 … 

解決辦法:用DottedSign收發eSignature

用途?

生意傾得成,來到簽合同的一步了。又或者你的供應商也需要你簽定服務合約。DottedSign可以讓你發送 e-signature 要求或簽署文件,就算不能立即見面或使用 scanner,都可以完成簽署,實行無紙化。

圖片來源: entrepreneur.com

 

如何運作?


DottedSign讓你匯入需要簽署的PDF,在上面加入已儲存在你帳戶的簽名圖像,或在手機或平板電腦上直接在PDF上重新簽名。你亦可以發文件要求其他人簽名,而收件人則毋須安裝 DottedSign app。 

有什麼好處?

收件人將通過電子郵件收到簽名請求,他們只需打開電子郵件並簽署文件。同一份文件可以有多過一個人簽署,而每人簽署完畢後,DottedSign可以按你的設定通知其他還要簽名的人士,並通過電子郵件發送完成的文件和稽核軌跡以作紀錄。

登記 DottedSign 免費帳戶後,便可以每個月免費發出三個簽名要求,而簽署由DottedSign發出的文件也是免費的。如果你的業務經常需要要求簽署,可以考慮由每月港幣39元起的月費計劃,無限量的發出簽名要求。

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請參考 DottedSign 網頁

 

糾結位5:「老闆,唔該記住批個 payment 呀,張單到期啦!」

解決辦法:用香港滙豐 Business Express 流動應用程式掌握公司財政狀況

 

用途?

要應付顧客需求的同時,你可能每月也要付款給供應商,或者留意客戶付款的情況。香港滙豐 Business Express 流動應用程式讓公務繁重的你,隨時隨地從手機登入你的滙豐商業戶口,即時處理各項財政需要,全面掌握公司財政狀況。 

除了查閱戶口結餘和進行不同類型的付款外,您還可以透過Face ID 等生物認證科技輕鬆授權交易。

圖片來源:滙豐香港Business Express流動應用程式

 

如何運作? 


除了從手機上使用各項銀行服務,例如查詢實時賬戶結餘、進行本地或跨境付款,以及買賣外匯等,你也可以透過Business Express app 批准交易。如果你交由指定員工負責付款交易,但希望某個金額以上的交易還是由自己批核,那當你的員工設立了付款要求後,你就可以即時以指紋或面容認證從 app 上審核並批准該項付款。無論你是否身處公司,都不會延誤交易。 

除此之外,Business Express app的「轉數快」功能,讓你掃描生意夥伴提供的QR code,進行即時本地跨行付款,並輕易儲存及分享確認頁面。如有任何疑問,你還可以隨時透過 chat 功能聯絡客戶服務員。

有什麼好處? 

以Business Express app 作為流動保安編碼器,其高端加密技術,讓你可以安全簡易地透過指紋或面容認證,直接在手機上登入銀行戶口或批准交易,或確認登入桌面版網上銀行。這樣就毋須使用傳統保安編碼器產生任何一次性代碼,你也就不需要經常攜帶實體保安編碼器了。

使用滙豐 Business Express app 是完全免費的,而使用這個 app進行指定交易,例如跨境付款,還可享銀行服務收費優惠。

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請參考滙豐網頁

 

糾結位6:「想整張靚靚IG post介紹產品但又唔想 designer 設計

解決辦法:用Canva隨時隨地製作並發佈你的設計

用途?

想宣傳新產品?有budget做大project,當然可以找設計師幫手。但如果只是要製作一個簡單又好看的social media post,就未必會動輒花錢請設計師。利用Canva,可以輕易設計Instagram 或Facebook post、 電郵eDM,甚至影片等等。

圖片來源: Apple App Store

 

 

如何運作?


先㨂選你要製作的項目類型,例如 Instagram Post、電話背景 wallpaper等,再挑選你喜歡的專業設計範本,然後就可以更改範本內容,例如加入你的文字,換上你的產品照片、加filter等等。完成後就可以直接把製成品在社交媒體分享出去,或加進其他宣傳工具發給客戶。

有什麼好處?

Canva 備有250,000個以上的免費範本,適合100種以上的設計類型,而且用法簡單,團隊之間可以輕易在同一個設計上合作或修改。

如果要設計面積較大或畫面細緻的圖,例如campaign logo、海報或PowerPoint 背景,可以考慮在Mac上使用Canva Mac app ,或在桌面電腦上進入Canva 網頁,你就可以看得更清楚。由於所有項目都儲存在你的Canva帳戶,你也可以隨時隨地以手機登入Canva app,立即作任何修改。

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請參考Canva網頁

 

以上介紹,希望可以幫到大家發掘更多更smart的工作方式,提升效率,以專注核心業務。最後再提提大家,考慮是否使用以上 apps 時,務必按各自公司的業務或實際情況,評估相關風險(包括資訊安全、私隱、穩定性等),決定是否合適自己的公司。所有風險均與小編及滙豐機滙無關。

商場心理學
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