Brainstorm會議應實施限聚令 | 文章 – 滙豐機滙

近期疫情再度爆發,香港再次收緊限聚令。除了一般公眾地方和食肆,其實公司會議亦應該實施限聚令,尤其以廣告公司的Brainstorm會議應最先執行。這篇文章會為大家介紹讓會議更有效率的秘訣,在困境之下保持生產力。

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第三波疫情再度爆發,為了阻止新冠肺炎病毒的大肆傳播,香港再次收緊限聚令。食肆自然首當其衝,雖然艱難,卻仍努力營運,是香港人的獅子山精神。 

我認為公司會議其實亦應該實施限聚令,尤以廣告公司的Brainstorm會議應最先執行。Brainstorm會議動輒涉及不同部門的參與,如客戶服務部、創意團隊、技術團隊等,小則七、八人,大至十多人,會議時長由一小時到三個多小時不等。會議期間未必有議程,可能是簡單匯報,便開始互相閒聊。或許能討論出一個方向或主意,不過效率不高。若然Brainstorm會議也實施限聚令,限制人數與時間,或許更有效率。要開會找創作意念有效率,不妨參巧以下幾個行動心得。

首先,限制會議人數。越多人不代表越有效率,相反,只邀請相關人士參與,這可會節省不少人和不少時間。同樣,亦應限制開會時間,最好在三十至六十分鐘內,因為大腦的專注力有限,期間還要開發創意構思不同的橋段,對於大腦而言或許已超負荷。而且,會議時間越長,也影響了其他需要處理的工作,最後無奈又要超時工作。第三,無論大小會議都應該有會議議程。開會前先預備好要討論的內容,先作準備,會議期間記下行動要點(action point),會議完結便可根據手上的資料分頭行事,相信比閒聊的方式更有效率、更有行動力。若喜歡閒聊度橋,不如直接到餐廳吃個下午茶,邊吃邊brainstorm,避免太侷促無聊。

無論你身處哪個位置,都值得深思是否需要有如此多的會議?一整天排滿了會議不代表高生產力。其實策略、橋段很多時候都來自日常生活,或是靈機一觸之間,所以更重要的是有工具在手,讓你可即時記錄才是最重要。例如 Evernote 就是很方便的筆記軟體,只要下載到你常用的裝置,任何時候都可以記錄突然而來的靈感。

要解決冗長的會議,尚有一招秘。我自己的公司便採用了站立會議(stand-up meeting)的方式,顧名思義,就是站著開會,那就沒可能開三小時的會了。會議時間縮短,自然更有效率!

Bernie Wong
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SOCIAL STAND LIMITED
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