疫情下內地老闆如何「遙距」申請香港商業登記證? | 文章 – 滙豐機滙

內地公司申請香港商業登記證,兩周完成,無需來香港
財務  ·    ·  3 mins read

在香港開立公司向來是內地老闆拓展海外業務的第一步,但疫情下中港兩地通關不便,內地老闆未能親身到港辦理相關手續。到底內地老闆可以如何“遙距”申請香港商業登記證?有仲介公司可以幫忙嗎?今天邀得香港秘書公司連城集團的專家Kingsley,跟大家探討一下如何「遙距」申請香港商業登記證。

透過秘書公司代辦

首先,內地老闆可以不用親身到香港辦理商業登記,只需要交由香港的秘書公司代辦便可。秘書公司主要提供代理秘書服務,負責確保公司日常營運符合有關法例要求、協助公司制定帳目,以及通知政府部門公司架構的改變,所以可以理解為是香港公司的「大內總管 」,是不熟悉香港公司運營要求的內地老闆好幫手。

內地老闆以往需要親身到港辦理商業登記,但疫情下,秘書公司基本上已經把整套代辦服務“遙距化”。當內地老闆覓得秘書公司代辦商業登記後,後者會要求內地老闆提供有效的身份證明檔,包括身份證及3個月內的地址證明(國內身份證及地址適用),以及公司的架構資料。當秘書公司透過郵寄或電郵接獲所需資料後,便會替相關公司填寫登記表格及準備檔,然後郵寄至國內供內地老闆覆核及簽署。

內地老闆確認資料無誤及簽署後,便需要把相關檔回郵至香港的秘書公司,後者便會代為上載至商業登記署網站進行對接及後續跟進。Kingsley表示,以往面對面帶同客戶辦理商業登記需時約三個工作天,疫情下文件往來需時,整個申請流程大概需要14至20個工作天。

秘書公司對內地老闆的重要作用

在協助內地老闆進行商業登記的過程中,香港秘書公司還有一個關鍵作用。香港《公司條例》規定,一家私人公司必須要有一名公司秘書及最少一名個人董事,但公司秘書的職位不得同時由唯一董事兼任;如公司秘書屬個人或法人團體,則分別須要通常居於香港或在香港設有註冊辦事處。閱讀至此,內地老闆應該已經理解香港秘書公司的作用:擔任公司秘書一職,並提供香港的商用地址。

Kingsley補充,內地客戶一般在香港沒有商業地址,所以在代辦商業登記時,香港秘書公司除了擔任公司秘書外,還可以提供本地商用位址租借服務,此服務一般以年費計算,以符合公司秘書須在香港設有註冊辦事處或營業地點的規定。

公司後期維護

在香港開立公司後並不是一勞永逸,每年老闆都有法定責任需要向公司註冊處遞交周年申報表,以及按時向稅務局更新商業登記證。所以在成功辦理商業登記後,香港的秘書公司還可以為內地老闆提供後期維護服務,例如準備及按時提交周年申報表、更新商業登記證及通知有關當局公司股東及股權架構的變更等。由於內地老闆常年不在香港,秘書公司便起了關鍵作用,可以適時提醒客戶進行申報及繳費,確保公司日常營運符合有關法例要求。

Kingsley表示,過往曾有內地客戶因忽略了銀行或公司註冊處的信件,未能及時回覆或提交年審檔,導致相關資料未能更新,產生不必要的罰款之餘,更甚者連銀行戶口都被凍結或取消。他指出,為保障客戶,由專業服務公司代辦相關工作,可令常年不在港的內地老闆得以放心專注業務發展。

不過,香港秘書公司眾多,Kingsley提醒,內地客戶選擇香港秘書公司時,需要留意該公司是否持有香港政府的認可牌照,只有持牌機構才可以擔任公司秘書職能。

成立公司後,老闆們也應該儘快申請香港銀行戶口,方便調撥資金,處理海外業務更加高效。

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