【疫情後的新經濟學】「新常態」下必用科技產品介紹 | 文章 – 滙豐機滙

疫情除了改變了很多公司的營運模式,亦為企業數碼化帶來不少啟發。妥善運用適合的科技軟件可以提升公司的營運效率,同時也可配合彈性的工作環境。今次文章就為各位企業介紹幾個常用的數碼化軟件,助各位企業迎接新常態。

科技  ·    ·  3 mins read

疫情之下不少公司加速數碼化步伐,除了把實體店轉型做網店外,更多企業把資訊科技工具融入業務,用以取代傳統工作模式。過去一年雲端技術、線上會議等軟體大受企業歡迎,這篇文章將挑選數個適合企業使用的資訊科技軟件作分析,幫助公司加快數碼化步伐。

1.線上會議及管理:Zoom/Webex/Teams

疫情下在家工作普及,不少企業都會採用線上形式進行交流,除了WhatsApp、Signal等手機通訊軟件外,更多企業會採用功能較全面的線上會議軟件進行公事會議及舉行虛擬論壇,當中較為普及的線上會議軟件有Zoom、Teams及Webex。

以上三個軟件最基本的功能是支援一般公事會議,數十人開會絕對不是問題,而且使用方法簡單,通常主辦方(Host)設置會議,其他參與者輸入相關資訊便可進入會議室。因應個別公司購入的權限(License)不同,以上軟件所支援的功能也有所分別,例如與會人數及時間的限制、可以建立的小組數目等,權限較高者甚至可以支援舉辦大型虛擬論壇。

以上軟件中Teams可謂相對較為貼心,除了一般會議功能外,程式更提供增值功能,例如位置分享、相機拍攝及訊息交流等,這些功能較為方便機動性較強的前線人員使用。此外,Teams的工作清單(Lists)功能也可以讓用家及同事可以自訂個人或共享工作清單,一覽彼此的工作情況。 

2.節省紙張及人工流程:電子簽名Adobe Sign/DocuSign/RightSignature

不少中小企的行政流程比較依賴紙張,尤其是簽署合約或進行單據批核時,通常都傾向把文件打印出來,交由老板簽署後,再掃描及傳送給客戶,費時之餘也需要找地方存放這些文件及單據。

中小企不妨透過電子簽署軟件簡化流程,例如Adobe Sign等軟件允許用家擬定好文件內容後,增設電子簽署欄位,用家可以直接把文件透過電郵傳送給客戶,讓客戶在文件適當位置簽署(可以打字或繪畫形式簽署)。考慮到部分企業或需要讓大量收件者簽署單一文件,Adobe的Mega Sign功能也可以滿足此需要。

電子簽署最重要的作用是文件的往來及確認可以直接在網上進行,而且可以追蹤簽署的文件,免卻人手打印、包裝、郵寄、存放備檔等行政工序,尤其是合約牽涉多個團體時,實體的文件往來更加費時。電子簽署功能可以大大加速對外及對內的行政流程,特別是對人力資源較緊張中小企而言更為有利。

3.雲端儲存管理:Google Workspace/AWS/Azure/阿里雲

隨著在家工作情况普及,近期越來越多中小企採用雲端空間存放、存取和共用公司檔案。這些雲端空間用法大同小異,公司開立雲端賬戶後,員工可存放不同類型的檔案在其上,並且能隨時隨地存取檔案,及控制檔案的共用方式。這些功能對於並非經常在公司,或者個人電腦未能連接公司系統的員工而言,可謂大為便利其工作需要。

這些公有雲端空間設有不同的方案供客戶選擇,以Google Workspace為例,每月每位員工94港元的基本計劃,已經可以為每位使用者提供2TB的雲端儲存空間,並且共享視像、語音會議及日歷等功能。

雲端空間可以大為加速企業的數碼化流程,皆因摒除了繁複的紙本工序,直接將文書、員工交流及公司管理等全部移師雲端。部分企業或擔心這些公有雲端空間的安全性,倘若這些公有雲出事將連帶拖累公司業務。考慮到保安問題,有分析指出部分企業會選擇採用結合公有雲和私有雲的混合雲策略,在兩種雲端平台之間共享數據和應用程序。透過這種模式,企業不必讓第三方數據中心存取其數據,亦可在需要時利用公有雲無縫擴展基礎架構。不過,企業在成本、管理及相容性問題上需要多加留意。 

以上簡單推介了企業數碼化的三個提案,值得留意的是,公司採用任何數碼化軟件之前,最重要是考慮自身需要,適度推進,若操之過急或浪費資源,也會讓員工感到不習慣。最後,公司除了在軟體、硬體上增設資源落實數碼化外,也要加強員工的數碼意識,例如舉辦資訊科技課程,這樣才能同步推進數碼化轉型。 

商場心理學
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