臨時員工太多,如何解決排班考勤問題? | 文章 – 滙豐機滙

每年舉辦一些大型展覽或者商場店慶時定會遇到人手不夠,需要大量聘請一些臨時工的情況這一些臨時工一般可能只工作不超過1個月,他們管理方式比較複雜,因為變動大、會臨時出現「no show」的情況。如果沒有一個正確規範的管理流程,在員工突然消失的情況下,如何可以最快找到替補人員?

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每年舉辦一些大型展覽或者商場店慶時定會遇到人手不夠,需要大量聘請一些臨時工的情況,例如請一些兼職銷售、場地支援助理、保安等等。或是一些公司有project,要請短期的project工。這一些臨時工一般可能只工作一個星期、半個月,亦不超過1個月,做夠時間就走。

通常情況下,上面講到的兼職、炒散員工幾乎做不夠4星期,計薪金根據時薪的方式,亦不用供MPF或者報稅,對於僱主來說,節省了一大筆成本。不過,短工的管理方式肯定要比全職的長工要麻煩,因為他們變動大、會臨時出現「no show」的情況。

如果沒有一個正確規範的管理流程,在員工突然消失的情況下,如何可以最快找到替補人員?或員工更表臨時有調整,如何最快通知他們?除了這些問題,不知道你是否也遇到過以下的麻煩?

一、班次更表時間重複,錯誤你發現了嗎?

不少HR工作中形影不離的就是Excel了。它確實好用,離線亦可以辦公。但是,一個日期或者上班時間輸入錯誤,自己又未發現,那怎麼辦?Excel並不會提示你任何錯誤(除非你公式寫錯了)。而且,一個表格,誰都可以看,誰都可以編輯,這又出現了隱私性和安全性的問題。

如果透過排班系統為員工排班,不僅可以同時批量為員工排班,省去複製粘貼的時間;系統自動提示單人重複的班次,大大降低重複排班的錯誤率;設定擁有「排班」的權限,保證排班表不會被輕易篡改。尤其還可以配合 手機程式 在線排班,隨時隨地完美解決一系列的「突發情況」,調班、換員工、加班次等等情境都可以搞掂。

【Workstem Web】排班:

【主管App】手機排班/調班:




二、員工打卡作弊,你知道嗎?

現在還有很多公司的員工打卡還在使用紙筆簽字,這種方法對計時薪的員工來說並不太合適,非常容易出現「代簽字」的情況。

現時市場上有非常好的手機App打卡軟件,例如 手機掃描二維碼打卡,主管自己可以盯著打卡,不會出現「代打卡」的情況。這種手機打卡還有一個好處,誰打卡、幾時打卡和掃描哪個主管的二維碼都有紀錄,而這些紀錄會直接關聯出糧。如果因缺勤需要扣錢,系統自別識別扣多少錢。

遙距管理的情況下,有的時候僱主甚至無法得知員工是否出現在工作場所。還有的手機App甚至支持GPS打卡,詳細記錄僱員的工作地點。




三、人工你算對了嗎?

炒散和兼職員工常見的支薪週期是按日和按周,但不一定都是固定的。此時需要注意的情況是,在 計糧 時需要明確了解編排了多少僱員的 班次更表?實際出勤時數是多少?有無遲到早退缺勤?有無因performance不好而需要扣部分人工?

若是沒有一個電子產品協助,僱主的時間都將花在記錄數據、核對數據,輸入數據的無限死循環中,浪費的不是一星半點。

不過這裏要提醒一句,雖然有些短工通常都工作未滿1個月,但是亦會發生一些特殊情況,比如旅遊旺季或是難請人的情況,導致他們實際工作時間變長。你此時需要十分留意,僱員的上班時間若符合「418條例」,僱主需要給予他們相應的福利和權益,例如休息日,有薪日等等。

使用人力資源管理系統,其中一個最大的價值即是將自己從Admin的角色中釋放,利用電子化的流程協助自己將時間和精力放在如何管理公司和人才方面,進而為公司創造出更大的利潤。

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