三個方法KO求職者追問面試進度 | 文章 – 滙豐機滙

如何應對追問進度的求職者?

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ongrad hr call

負責招聘的HR同事除了應付龐大的招聘量和面試,其中一個煩惱就是應對過度熱心的求職者。有部分求職者希望知道招聘進度,以及自己是否有機會獲聘,會以電郵甚至電話詢問面試者。在求職問答平台OnMyGrad上,大概百分之十的問題是詢問個別MT Programme的招聘進度,可見不少求職者都會關注自己心儀職位的招聘情況,然而又未能從公司得到答案。

在討論應對方法前,先探討為何會出現追問進度的求職者:

  1. 公司因素:一般公司聘請管理培訓生(MT)都涉及過千求職者。要處理龐大的人才庫,整理求職者資料和面試分數往往都要用上不少時間。筆者曾試過負責一輪300人的AC 面試:為期兩天,一天四場,每場四組,每組十個考生兩個考官,單把全部分數輸入電腦就用了兩個人一整天的時間。計算好分數又需要等下一輪面試的細節,最後要等上司最後確認,才可以把消息發送到求職者。所以求職者面試後兩個星期仍未收到消息也不足為奇。

  1. 候補因素:在聘請與落伍的中間,往往有一至兩個名額作候補。成功獲聘的人在上班前一天都有機會反悔,甚至上班頭七天即時解約也不是新鮮事。HR不把rejection letter發給你,就是留有一線生機。

  1. 個人因素:會出現追問的情況,代表該應徵者非常重視該職位。有部分求職者會有過分緊張的情況,生怕自己的申請被遺忘,每天追問該職位有否更新。亦有求職者可能已經得到“second choice” 的offer,想在簽約前知道自己“first choice” 的機會才決定簽約。

求職者的管理和溝通(Candidate Management)對企業招聘形象(Employer Branding)有深遠影響。

與求職者良好溝通能有助建立公司的企業形象,反至會為公司招來公關危機。這世代把求職資訊發到社交媒體已經是常態。每個公司職位都是落選者比獲聘者多,作為招聘專員,能如何管理與落選者的溝通?以下有三個方法,看看你有否做到:

  1. 約法三章:訂立明確期限,確保有效溝通。招聘者要做好期望管理(Expectation Management),給予應徵者一個明確日期前得到下一輪的消息。大多公司都會以大約日期去告訴求職者,例如「五月中旬」,「大概兩星期」等等。以為把死線訂得寬鬆點,就能免去責任。但其實就是造成期望落差的原因。較正確的作法是把下一輪消息的日期清楚列明。即使死線當天仍未有結果,也可以與求職者以電郵溝通,說明延遲原因。這個作法能除了安撫求職者,亦能為公司打造一個較開放透明的形象。

  1. 先利其器:良好溝通系統,消息統一發放。溝通系統除了傳統的電郵和電話,現時不少HR要用自己電話,透過即使聊天軟件Whatsapp甚至社交媒體Facebook與求職者溝通。雖然做法能節省時間,但此做法會令公司與外部溝通難以管理,稍有不慎就會有公關危機。較好做法是設立一個招聘部的電話號碼,透過聊天管理軟件供人力資源部同事共同擁有及管理。此舉能確保每位求職者的查詢及疑問得到妥當的回覆。

  1. 換個角度:正面面對查詢,有效利用資源。求職者如果在查詢招聘進度時提供新資訊,例如作品集,感謝信時,你的確會再考慮會否聘請他。但即使他沒有提供新資訊,公司也可以考慮推薦其他職位,畢竟這位求職者很重視與你公司的關係,換個角度,這位求職者可能也是可造之才。

希望以上三個方法能讓你改善企業招聘形象。如果各位人力資源部從業員對企業招聘形象有疑難,歡迎隨時與OnGrad交流。

Jim Lai
Jim Lai
OnGrad Consulting Company Limited
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