智能辦公室的基本元素(II):訪客管理系統 | 文章 – 滙豐機滙

上一章我們提到,智能辦公室其中一個必要元素是會議室預約系統,這次我們將提及另一個必要元素--訪客管理系統。

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首先,我們重溫一下智能辦公室的定義:

『智能辦公室是一個以尖端的互聯網技術為基礎,透過收集數據,對企業中至為關鍵的操作系統和服務進行中央控制, 其一系列不同的協同工作得以創造一個更先進、以人為本的工作場所。而智能辦公室可以增強用戶體驗,有助於提高生產力,亦能吸引和留住企業人才,也可以更靈活、更有效地利用辦公室空間,降低企業成本,提升企業本身的品牌價值。』

比起房間預約,客戶首先接觸的就是訪客系統,而如何給予用戶最好的第一印象,至為重要。傳統的訪客管理,需要不少人手處理訪客到來以及其相關的文件,亦要透過電話聯絡員工以作客戶的招待。若要知道過往有多少訪客到訪、何時到訪、聯絡資料等,也要翻查大量的文件才能將資料整合。辦公室的安全,亦隨時因為訪客無意闖入一些高度機密、甚至危險的地方,而受到威脅。那智能訪客管理系統又如何能夠幫助企業?

訪客管理系統,是指能夠追蹤進入辦公室的訪客的系統,而這些訪客可以是客戶、速遞員、面試者、承包商等等。訪客管理系統採用一個更容易使用的電子平台,取代傳統的紙本訪客記錄,容許管理者能夠監控進入企業、校園或其他設施範圍內的訪客。因為訪客如果想進入某些地方,必須完成登記並使用相應的訪客證件。這種訪客管理步驟的電子化,能夠減少處理的人手、增強用戶體驗,更能保障訪客、公司的安全。

電子化訪客記錄

訪客登記系統最基本的目的,就是一個記錄系統。企業的管理者需要知道誰在設施範圍內,他們甚麼時候在哪裡,以及到訪的目的。而訪客管理系統中,最基本的功能就是登記處,所有的訪客登記都與此有關。

透過電子化登記系統,沒有人能夠在未登記的情況下,進入企業等設施範圍內。有些登記系統更能協助員工替訪客進行事前登記,就能從事前、到訪、到事後,進行一系列的自動記錄追蹤,方便員工管控每一位訪客的使用狀況。登記完之後,亦能即時通知接待的員工,或是在樓層顯示中顯示出引路的指示。事後亦能將訪客的資料,例如到訪時間、使用設施,或者問卷結果等等,輕易作出搜尋,並統合成分析報告,以作往後的資源配置以及生產力提升。

有效企業管控

訪客登記系統可以幫助企業有效地管控辦公室的環境。訪客在到訪時,系統能夠印刷證件予訪客,透過IoT的控制設備,能夠使訪客到達、使用預先允許利用的設施,並防止他們進入危險,或是高度機密的地方。這亦能進一步防止盜竊和故意破壞等行為,加強企業自身的安全。

通過訪客管理系統,企業管理者亦可以在手機、電腦上,隨時知道到誰在哪裡、何時進入和離開建築物。在發生災害等緊急情況下,管理者可以即時得知訪客的位置,有任何訪客被困的話,他們也可以有方法從訪問記錄知道其行蹤。

建立良好聲譽

訪客管理系統可以幫助組織建立一個更強大的企業聲譽,因為一個良好的管理系統,可以從清楚掌握訪客的到訪體驗,建立員工和訪客之間的相互信任。而一個嚴謹的安全系統,會給予初次到訪的訪客留下深刻的印象,這正正影響你的企業聲譽。因為他們知道您的企業對他們的安全管理非常重視,同樣企業管理亦是。

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