想隨時隨地工作? 你要知道的3種工具! | 文章 – 滙豐機滙

隨著疫情繼續發展,無論是大企業或中小企都開始探索「Work from anywhere (隨時隨地工作,簡稱 WFA)」政策。   撇除疫情影響,越來越多公司早已想支援同事 WFA,根據 VMware 在 2019 年進行的《數位化員工體驗調查》,高達 78% 的亞太地區受訪者希望能「更輕鬆地在辦公

科技  ·    ·  2 mins read

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1. 實時 TEAM Work 工具:Microsoft Teams

Work from anywhere 的第一個挑戰,就是員工之間需要通訊工具來匯報工作及開會,卻往往只有語音的單一功能:最常見的尷尬情況是,用多人電話會議來開會,卻無法分享PowerPoint,要與會者憑空想像,有理說不清。

市面上最方便的 TEAM Work 工具,首推 Microsoft Teams,一個軟件不單能夠視像會議 (同時在會議中分享畫面及文件),而且可讓同事共同工作,例如處理及修改文件、儲存及尋找文件、上司分派及管理工作進度等等。而且 Microsoft 更推出 個月免費使用計劃,每間公司最多可申請 100 個使用帳戶,並提供遙距教學,讓大家好好使用當中功能!

特點一:隨時隨地進行視像及簡報會議

分散在不同地方的同事或客戶,你可以利用 Teams 的視像會議功能來開會,當中更有實用的互動功能,例如共享畫面、虛擬白板等,更可以為會議錄影及快速記錄會議重點,讓同事隨時回顧內容。

特點二:接通雲端 Office,容易上手

相信大家對 Microsoft Office 都相當熟悉,而你更可以在熟悉的介面中存取雲端文件、分享檔案,又可以根據部門分組,向下屬分派任務及管理工作進度,又可將對話及文件進行妥善分類,令工作變得更清晰、更易管理。每個用戶更有 1TB 雲端空間,放置全公司資料都無問題。

特點三:雲端儲存文件更安全

有時為了貪方便,我們會用私人溝通工具發送文件給別人,但這個做法有機會令機密文件外洩;Teams 的好處就是杜絕這個情況,因為整個系統構建在雲端上,能限制私人的應用程式存取或複製公司資料,增加安全性,令老闆們更安心。


2. 公司營運 Apps

某些前線行業如零售、工程等,始終很難全面在家工作,因此你需要其他系統去協助公司進行遠端管理。這裡為大家推介幾款公司營運 Apps,讓你可以透過手機,就可以進行不同的營運管理,例如健康評估、人力資源、外勤客戶管理、或項目管理,不但免費,而且沒有團隊人數上限,全隊都可以使用。

營運管理手機 Apps 包括:

  • 健康評估:記錄員工體溫,使用服疫用品數量等功能
  • eClaim 及人力資源:員工以手機請假、報銷帳單費用、上下班打咭等功能
  • 客戶管理:同事在外可以打咭 check-in,銷售流程管理,即時製作報價單,銷售預測等功能
  • 項目管理:上司可以分派工作給同事,並跟進各個項目的進度,提示其他組員,方便每日了解工作進度


3. 商業雲端電話

當員工身在家中或其他地方,就難以接聽公司電話,或者客人永遠只能致電同一位同事,難免有甩漏。因應這個問題,你可以申請這個免費商業雲端電話服務,由 Microsoft 將本地電話號碼連接到 Teams 帳戶上,讓同事身處何地、也可透過電腦或其他行動裝置,如常接聽或打出電話,不再遺漏。

如果你有任何查詢,立即聯絡我們,Microsoft 專員會向你了解情況,並提供相關的數碼方案及建議。

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