僱主需要保留員工哪些僱傭紀錄? | 文章 – 滙豐機滙

說到僱傭紀錄,可能大家第一時間都會想到僱傭合約。沒錯,僱傭合約是其中一個方面。因為,《僱傭條例》(香港法例第57章) 規定,僱主必須要保存每位員工的資料和僱傭紀錄,其中包括員工的姓名,開始受僱日期、職位名稱、工資、假期及終止合約所需的通知期等資料。除了僱傭合約,還有什麼紀錄亦必須保存?

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說到僱傭紀錄,可能大家第一時間都會想到僱傭合約。沒錯,僱傭合約是其中一個方面。因為,《僱傭條例》(香港法例第57章) 規定,僱主必須要保存每位員工的資料和僱傭紀錄,其中包括員工的姓名,開始受僱日期、職位名稱、工資、假期及終止合約所需的通知期等資料。

保存僱傭合約當然重要,除了僱傭合約,還有什麼紀錄亦必須保存?

  1. 總工作時數紀錄:僱員不論是月薪、日薪、時薪、長工、臨時工、全職或兼職等,也不論是否按《僱傭條例》的連續性合約受僱,僱主須備存僱員在工資期內的總工作時數紀錄和總工作時數的每月金額上限*。
  1. 工資紀錄:必須存放在僱主的營業地點或僱員的受僱地點, 並須在僱員離職後6個月內繼續保存。

⚠️ 如果僱主未有保存工資及僱傭紀錄,最高可被罰款1萬元。

  1. 有薪病假紀錄:
    1. 累積的全部有薪病假日數
    2. 所放取可獲發給疾病津貼的全部有薪病假日數,及有薪病假日數中扣除的紀錄
    3. 所獲付給的全部疾病津貼,及已獲付給疾病津貼的病假日期
  1. 年假紀錄:
    1. 每段年假的開始及終止日期
    2. 僱主為給予其任何僱員年假而停業或部分停業的每段期間的開始及終止日期
    3. 每名僱員收取的全部年假薪酬
  1. 侍產假紀錄:已放取的侍產假及已獲支付的侍產假薪酬的詳情。
  1. 分娩假期紀錄:
    1. 女性僱員所放取的產假
    2. 獲付給女性僱員的產假薪酬的資料
  1. 法定假日紀錄:
    1. 僱員可享有及已放取的法定假日
    2. 已獲支付給僱員有關款項的細則
  1. 實習學員的證明文件:如果僱員屬於《最低工資條例》 內的實習學員,僱主必須保存有關機構發出的資料文件或其副本,以證明實習學員在有關的工作期是在該機構安排或認可的。
  1. 正處於獲豁免學生僱用期的工作經驗學員的證明文件:如僱員屬《最低工資條例》內的工作經驗學員,僱主須備存該僱員提供的法定聲明或其副本。

僱主可保留前僱員的個人資料不超過 7 年,由前僱員離職當日起計。但如果僱員同意僱主保存自己的檔案較長時間,則可另當別論。




完整準確的工資、出勤、休假紀錄對於僱主而言是十分重要的, 因為涉及到計算僱員的有關法定權益,比如疾病津貼、年假薪酬、代通知金等等亦需要參考過去12個月內所賺取的平均工資。

有了清晰詳盡的工資及僱傭紀錄,是可以有效保障僱主及僱員的權益,更重要的是可以避免不必要的勞資糾紛。Workstem是一個全面的 HRM系統,不僅可以保存所有勞工處規定的 工資 及僱傭紀錄以外,還可以根據員工申請的 假期類型,自動計算每日/週/月工資。

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*《僱傭條例》規定僱主記錄僱員總工作時數的每月金額上限,現時是$15,300元。若僱主在工資期內須支付給僱員的工資少於每月15,300元時,僱主必須保存僱員在該工資期的總工作時數紀錄。

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