甚麼是企業管理系統(ERP)?香港公司ERP系統選擇 | 文章 – 滙豐機滙

中小企及初創企業或者較少接觸企業資源規劃系統(ERP),但所謂「工欲善其事,必先利其器」,良好運用ERP絕對有助提高企業的營運效率。到底甚麼是ERP?這系統可以在哪裡找到?下文將會為各位老闆詳盡介紹,甚至推介免費使用ERP系統的方法,讓企業營運事半功倍!
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甚麼是ERP 系統?

ERP 系統,全寫為「Enterprise Resource Planning」,直譯就是「企業資源規劃」,是一種包含各式各樣企業專用軟件的系統,特別適用於管理整個商務流程上。ERP系統所包括的操作有很多,例如前線銷售表現、供應鏈、財務、人力資源、行銷、商務報告等等。

企業可以利用一套 ERP 系統作全面管理,將本來分散於不同部門處理的公司日常事務,整合在一個大型系統上處理,無論是來自不同團隊的成員,同樣可以輕鬆使用。

一般的公司或零售商店可能對於這個概念未必有很深切的理解,或者會覺得其實自己只做小生意,不需要這些「企業級」的系統。然而,想深一層,就能理解到其實這些系統門檻沒有想像中高。

舉個例:你所做的是網店零售,售賣電腦配件,同時在深水埗黃金電腦商場有一個小小實體店作展覽銷售之用。ERP可以如何應用到這種簡單的營業流程上呢?

  1. 記帳
    每單銷售都可以使用 ERP 系統記帳,無論是網店的銷售以及實體店賣了多少,都可以用同一個系統記錄,免去了手動合拼線上線下銷售的煩惱,減低出錯機會,每天的營業額就一目了然,而核數也變得相當方便。 
  2. 存貨記錄
    另外,如果店家需要向供應商入貨到店銷售,也可以用ERP系統記錄入貨出貨,清楚分開網店及實體店的存貨分配等。對於管理擁有超過一個銷售店的品牌來說非常有用。
  3. 網絡營銷功能
    而在網上商店進行銷售,網絡廣告和eDM電郵行銷是集客推廣的關鍵。一個實用的 ERP 也會包括了這些功能,讓企業可以同時在系統中策劃推廣活動,並且快速準確地取得宣傳的成效報表。

為甚麼企業需要 ERP 系統?

雖然,不是每一家公司都「必須」要使用 ERP 系統,但使用 ERP 好處多多,例如:

整合多項系統於一身
其中一個 ERP 系統的最大好處,在於其統一性。有些公司的業務可能會牽涉不同的系統,例如倉存處理、銷售系統、財務報表等。如果分散使用各種不兼容的系統,或者有部份工序有使用系統,而部分則是人手處理的話,公司同事就需要逐每項細節獨立輸入及核對,令整個流程費時失事。使用ERP 系統就能將所有資訊及重要資料集於一身,不同部門處理重要資訊時就能更輕鬆簡單。 

減低出錯機會
承接上面所說,當公司需要使用不同系統處理程序,而沒有一個統一系統處理的話,公司同事就會需要個別處理企業資料。由於每個系統獨立運作,當中所使用的格式、程序都可能有所不同,團隊在輸入或處理時就會有出錯的機會。特別是網上商店的營運模式越見流行,網店系統如果跟實體店不相同,而沒有統一ERP整合兩者的話,銷售報告、庫存等重要營運資訊就可能會出現混亂,引起骨牌效應,連帶會計核數、財務報表等等資訊同樣出錯,後果可大可小。利用統一ERP系統就能夠大大減低出錯機會,令整個營運流程更加順暢。 

跨領域的資訊互通
以同一個系統處理所有商務程序,相比起獨立每個系統使用,更能夠運用到不同的資訊,協助企業有更大的成長能力。例如,以零售品牌為例,當銷售部門取得客戶的購物資訊、了解到客人的個人資料之後,可以將資料分享給行銷部門作為其後的推廣;而行銷團隊發送宣傳內容之後,客戶服務部亦可以用作會員通訊及管理上。另外,透過前線銷售的資訊,公司亦可以知道不同產品的銷售表現,以便採購部安排其後入貨的策略。 

如果以簡單一句總結 ERP 系統的好處,就是能夠同時間優化現有營運程序,而同時推動企業的進步與發展。實際上,懂得好好運用 ERP 系統的優勢,好處遠比起單純的優化程序來得多。

哪些行業需要用到ERP? 

ERP 的應用層面變得越來越廣,現在有越來越多公司都會使用。一般來說,使用 ERP 的都會是較大型及業務類型較傳統的公司,例如是批發商、大型零售商、貿易公司等。這些公司的特色是通常是人數較多,而行政、營運的流程也要經過不同部門,導致運作上的步驟相當冗重,要有一套完整的系統梳理。

另外,今時今日其實很多網上商店都會希望使用 ERP 系統,去整合物流出貨、銷售、行銷等的工序。特別是有實體商店作銷售店的品牌,有 POS (Point of sale)系統就更容易打通網店和實體店的「任督二脈」,互通線上線下銷售數據、客戶資料等,有利其後策劃企業發展的長遠路線。

而實際上,ERP 並沒有所謂較需要或不需要用的行業。如果你發現企業在營運上有一些「症狀」,例如是正在操作多個不同系統而導致行政混亂;個別系統只有一兩個實用功能,卻因為歷史原因不能輕易放棄現有系統;在客戶/商業伙伴上取得各種有用的營運資訊,卻無法套用在現有系統上,這一系列的企業營運症狀也令你值得考慮是否要用 ERP 系統。

香港ERP系統推介

說到這裡,可能你都已經做好心理準備去為企業申請 ERP 系統,開始全新的企業營運模式。如果你想申請ERP,選擇其實有很多。在香港,比較多企業會選用的有 Microsoft Dynamic 365 Business CentralOracle Enterprise Resource Planning (ERP) 等,這些都是著名的科技企業,在軟件方面的支援及所推出的功能、使用介面上都能夠符合簡易使用及高效率的完則。

另外,Odoo、萬達寶等也是專門做 ERP 系統的供應商,這些公司提供的服務則比較個人化,企業可以根據自身的需要,選擇不同的組合模組,或者指定的計劃去配合公司業務。收費方面,這些 ERP 系統通常都採取報價形式,根據企業需要的功能、複雜程度、是否需要額外串接其他軟件等,去個別度身訂造最適合方案。Odoo則是由企業自行選擇所需要的組件,每個獨立月費計算,比較「明碼實價」。

如果你是滙豐商業客戶,最「抵玩」的方法是免費開通滙豐智滙以管理企業營運。使用滙豐智滙可以更輕鬆、快速地掌握到企業的財務往來資訊,例如是交易的明細、帳單處理等。假如企業本身有 Microsoft Dynamic 365 Business Central 帳戶,更可以接通系統,對於企業的往來帳更一目了然。

以上資訊希望能夠為你帶來一些ERP系統的實用資訊,讓你更懂得如何為企業度身訂造最適合的管理系統!

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