如何推動有效在家工作?(公司篇) | 文章 – 滙豐機滙

雖然事先制定明確的遠端工作政策和培訓固然比較好,但在突然出現的變化下,這種程度的準備是並不可行,那麼,管理層要如何面對在家工作的挑戰?

上一篇我們探討過有關員工如何能夠適應突如其來的在家工作模式,今次就看看在公司管理層角度來看,如何推動有效的在家工作。雖然事先制定明確的遠端工作政策和培訓固然比較好,但在突然出現的變化下,這種程度的準備是並不可行,那麼,管理層要如何面對在家工作的挑戰?

首先,管理層需要了解清楚遠端工作的要求,否則,在缺乏準備和培訓的情況下,即使是平時表現出色的員工,在參與遠端工作時其工作效能和參與度很有可能變差。我們不妨先從探討員工所面對的問題開始:

1. 缺乏互相接觸,難以獨自處理工作

有些員工渴望辦公室環境裡頭的互動,或者是慣於坐在辦公桌前,被同樣在工作的同事包圍的感覺。缺乏面對面的接觸使得管理層難以監察進度之餘,亦令員工覺得管理層和同事間無法適切回應他們工作上的需求和疑問。

2. 無法掌握工作時間,導致壓力過大

在某些情況下,在家工作的員工未能清楚掌握工作時間,不知道何時應停下來,導致自己、其同事以至下屬都受到影響,特別是在全球工作環境下,其他同儕可能全日都在線,並隨時要求支援。這時,員工們就更難以分清何時應該下班。

3. 疏離感大增

孤獨是關於遠端工作的最常見的抱怨之一,因為員工缺少辦公室環境中的各種社交互動。性格較外向的人更容易在短期內受到孤獨感所影響,尤其是當他們在較長期遠端工作環境中,未有機會與他人交流,影響就會更大。而長期來看,孤獨感亦會容易使員工對公司的歸屬感降低,甚至增加員工日後選擇離開公司的機會。

4. 工作環境周圍的騷擾

不少員工因為家中環境比起工作環境嘈吵的關係,會變得變得心不在焉而感到沮喪。近來不斷看到一些片段顯示人們在家中經常受到如自己的小孩、寵物的煩擾,這些絕對是現時員工面對著的問題。突然轉換為在家工作,往往難以找到合適的工作環境。而要同時處理家庭和工作之間的問題,亦是員工經常要面對,這些都會令到員工無法發揮應有水準。

那麼,管理層如何為遠程員工提供相應快捷的支持?以下列舉幾項例子:

1. 訂定針對遠端工作的模式

為員工訂定適合他們的新工作模式,有助他們適應遠端工作。例如透過每日定期的電話聯繫,作出工作匯報。不論是一對一的通話,還是採取團隊通話會議,都能夠成為表達訴求和問題的渠道,令他們明白公司樂意提供遠端工作的協助,減少因為溝通不善而導致工作進度減慢。

彈性工作時間亦是一個不錯的選擇。有些作為父母的員工認為,在傳統的辦公時間之外工作,他們的工作效率會更高。有些公司甚至考慮通過提供兒童保育員津貼來幫助員工。與他們清楚訂立工作時間,有助令他們保留足夠的休息時間,才能使其工作態度維持應有的水平。

2. 提供有效的線上通信軟件

僅僅只是利用電子郵件溝通是遠遠不夠的,近來各種針對視像會議的通信軟件一炮而紅,例如 Slack, Zoom, Microsoft Teams等等。這些軟件可以提供許多很多面對面對話的機會,尤其是針於較小的工作團體。視像會議能夠增加各自在家的同事互相了解之餘,也有助於減少員工因為遠端工作而產生的孤獨感。

當然,要留意有關這些通信軟件有沒有做好數據安全的措施,以免因為誤用一些未達安全標準的軟件,而導致公司資訊意外流出。

3. 增加員工社交機會,加強精神支援與鼓勵

即使是遠端工作,也能透過各種虛擬活動來增加員工的日常交流,例如進行線上午餐,甚至是一同進行短暫的撐舉運動,或是朝會前幾分鐘的閒談,也能補充因為遠端工作而缺少的正常交流,減少孤獨感。

加強精神支援,聆聽員工的訴求,也是不可缺乏的要項,建立渠道的同時,更重要是積極的鼓勵與詢問。有時只需要一句問候,就能為員工創造訴說自身面對何種難題的機會,有助認知他們的壓力與不安來源,並提供相對應的支援和鼓勵。

總結

雖然因為疫情的關係,很多工作進度都被打亂。但我們相信不少企業都能夠趁著這次無可避免的變動,化危為機,透過利用各種數碼科技的應用,將工作流程、環境進一步數碼化,就能夠減少影響,亦對往後企業運作有所得益。希望以上的資訊能夠為企業帶來一點提示,一同渡過這個逆境。


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