疫情之下,公司雙糧花紅該如何安排? | 文章 – 滙豐機滙

疫情之下,公司年尾出花紅雙糧的安排面臨巨變。有些前線業務例如餐飲、零售經歷全年的寒冬,而一些業務例如網上商店,則迎來前所未有的飛速發展。在世界變幻時,老闆們對於雙糧花紅的安排應該如何調整?萬一不幸要停止雙糧花紅,又應該如何面對員工?本篇文章為你一次過解答!

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2020年疫情肆虐下,不少行業的業務軌道都偏離預期,轉眼臨近2021年農曆新年,意味著又到了公司發放雙糧、花紅的高峰期,相信不少老闆或在苦惱如何作出相關安排。倘如閣下的公司過去一年業務好景,除了説聲恭喜外,老闆也該安排發放獎勵感激員工的付出;可是如果公司業務受創,今年未能「出足」雙糧或花紅,老闆又該如何跟同事交代?

業務好景:發放雙糧、花紅的安排

1.時間:僱主發放年終酬金例如雙糧、花紅等的時間,主要視乎與僱員之間的協議(即僱傭合約)而定。

就雙糧而言,部分僱主會在合約中列明在最後一個工作天連同該月薪金一同發放,所以雙糧便會在12月的最後一個工作天存入員工戶口。但如果沒有在合約中列明時間,除了12月外,坊間大部分僱主都會選擇在農曆新年前發放雙糧,畢竟雙糧被稱之爲「13個月糧」,僱主通常很少「紮過年」。

至於花紅的發放時間,也是視乎僱主跟僱員的協議,但與雙糧不同,考慮到花紅與公司及員工的業績掛鈎,所以一般僱主都不會在合約內列明花紅的多寡及發放時間,如果真的發放花紅,普遍僱主傾向在農曆新年前後發放;但也有公司為方便會計結算等不同因素,會在3月甚至4月左右才發放花紅。

因此,如果你的公司去年才新成立,而今年打算發放給雙糧、花紅予員工,不妨可考慮在農曆新年前後進行。

2.金額計算:雙糧比較容易處理,金額通常等同僱員的月薪。至於花紅,僱主通常會考慮業績、員工表現、以及公司的流動資金而定。倘若貴公司「食正疫情」,過去一年業務發圍(例如經營網店等),便可參考坊間發放花紅的情況釐定自家公司的安排。

過往經濟好景時,一般企業會發放約相當於2至3個月薪金的花紅,當然部分公司的出手較闊綽,會發放相當於10個月或以上薪金的花紅。所以如果你公司業務好景,計算流動資金後,可以按照員工表現計算花紅,一般而言在今年市況不佳下有2至3個月的花紅,相信員工都會感到欣慰。

3.發放安排:最方便是按照公司出糧的做法,例如直接存入員工的銀行戶口,除了方便結算外,也有記錄可尋,並保障僱傭雙方,尤其是雙糧和花紅均須要課稅。 

4.企業文化:要注意,員工普遍會認爲公司每年都會依循往年的做法,換言之他們會「期待」下年的雙糧及花紅發放安排與今年相近,甚至成爲招聘時的「賣點」。所以公司在建立雙糧、花紅文化時,也需要把這點列入考慮之中,以免每年相關發放安排落差過大,讓員工無所適從,甚至打擊士氣。

業務不景:如何開口削減花紅?

如果公司去年業務不景,今年無奈要削減甚至停發花紅,究竟該如何開口好?在探討這問題前,僱主首先要注意的是,公司有否就年終酬金包括雙糧及花紅跟員工訂立協議。

1.先了解是否犯法:《僱傭條例》沒有明文規定僱主必須支付年終酬金,包括雙糧及花紅。僱員能否享有年終酬金,須視乎僱主及僱員的協議。如果僱主在僱傭條款內包括這款項,僱主便必須履行這合約條款,向僱員支付年終酬金。換言之,萬一老闆在僱傭合約中訂明公司每年均會發放指定金額的雙糧或花紅,理論上公司業務如何不濟,都要履行合約,否則員工可以訴諸法律。

2.折衷方法1:保留雙糧停發花紅

如果公司業務真的非常不濟,未能同時支付雙糧及花紅,企業可考慮發放雙糧而停發花紅,畢竟前者有13個月糧的意味,而後者則跟公司業績挂鈎,如此安排會讓員工相對容易折服。

3.折衷方法2:調整花紅比例

如果公司沒有雙糧的傳統,每年只發放花紅,便可按情況調整花紅比例。最普遍的做法是直接均一地降低整體花紅比例,例如由以往1個月花紅,調低至0.5個月甚至0.25個月的花紅。另外,也可參考其他大企業的做法,除了調低花紅比例外,同時也會向基本月薪較低的員工發放額外指定金額的「酌情花紅」,變相幫助基層員工緩解經濟狀況。 

4.折衷方法3:次季再檢視

部分業績差强人意的企業會選擇在首季暫停所有同事的花紅,直至第二季末公司評估經濟情況和員工評核表現再決定花紅派發。不過,檢視期最好為第二季,如果拖延至第三季甚至年末,便失去了花紅的意義,也容易令員工覺得公司是採取「拖字訣」。

 5.開口有技巧:展示誠意

如果公司真的要調整甚至停發雙糧、花紅,要讓員工感到「順氣」,老闆的表達技巧可謂十相當重要。無論老闆選擇在員工大會上直接陳情,還是發出電郵通知員工,都需要謹記展現誠意。

一般老闆在表達停發雙糧或花紅時,都只會力數經濟大環境對公司的影響,認爲這樣同事就不會對公司心存怨憤。事實上,同事又怎會不知道公司的經營情況呢?相比起冰冷的官腔,同事更希望知道公司會否有其他折衷方法,為什麼其他折衷方案不可行。所以,老闆在通知員工花紅決定時,除了陳述基本的經營困境外,如果有其他折衷方法最好清楚列出(例如調整花紅比例、延期檢視花紅發放等)。

萬一無一折衷方法可行而需要一刀切全部暫停,公司可簡單解釋個中原因(例如繼續發放指定比例的花紅,考慮到公司流動資金不足,最終或需要裁減職位節流,這是公司萬分不願見到的),公司也可以承諾如果明年經營環境許可,將會盡力調整花紅。當然,老闆最後需要感謝員工跟公司共度時艱,公司會盡力保住員工飯碗,希望大家提振士氣,迎接挑戰。 

在疲弱的經濟大環境下,員工其實明白暫停雙糧、花紅是可以理解的,如果公司跟員工平日溝通得宜,僱傭關係和洽,相信員工很樂意跟老闆同舟共濟,度過難關。

商場心理學
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