【職場尷尬癌】盤點 Zoom 糗事 你中過幾多個?文附 Zoom 社交禮儀 | 文章 – 滙豐機滙

聽過不少人試過進入 meeting 後才發現對方已開了 cam,甚至被要求開 cam。此時睡衣未換上正裝、臉上亦未有偽素顏,要於這些時候露面,可以說是「尷尬度 at max」。究竟何時要開 cam,何時不用,跟誰進行會議才需要?

相信不少人都聽過這則笑聞:BBC 與南韓釜山大學的政治學教授凱利(Robert Kelly)進行網絡會面,當大家都在一本正經地討論朴槿惠案對朝鮮半島局勢的影響,Robert Kelly 的小孩突然誤闖他的房間,殺他一個措手不及,整個過程都在 live 播放,令人哭笑不得。

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Robert Kelly 於網絡會面中緬靦地笑,試圖以手移開小孩,但房間同時進入另一個小孩
雖然這個場面以玩笑終結,但於職場或企業世界,並不是所有尷尬場面都可以一笑置之。早前 home office 的安排造就了不少 Zoom 或相類似的網絡會面程式的活躍用家,本文為用家的你搜羅四大 Zoom 尷尬場面,看看有否似曾相識!小編還有幸邀請到 華生職場顧問董事 孫立民(下稱「孫」)分析這些尷尬狀況,並附上相應的社交禮儀,為尷尬癌對症下藥~!

1. 花式洩露敏感資訊

慣常用作討論公事的 Zoom 其實暗藏不少地雷位讓人洩露機密甚至「是非」,情況主要有三:

(a)在多人會議未開始前進入 meeting room 閒談:
曾聽聞在一個十幾人的會議,有兩位 participants 提前進入了 Zoom meeting room,他倆未見有其他人加入便開始閒談。接住,有另一位同事進入了 meeting room,立即聽到那兩位同事在討論八卦是非,其中一位同事察覺有新 participant 進入了 meeting room ,只能立即尷尬地說「同事 A 已入咗嚟了」,接着已是尷尬的靜默。

(b)沒留意在場的 participants 透露敏感資訊:
同樣是發生在多人會議,會議 host 在點名時公開問 participant A 的個人資料(例如員工編號),想進一步核對資料,機警的 participant A 即時回應說「不如 offline 再傾」;Host 亦沒再於會議中公開向其他人索取個人資料,大概意識到有些問題不適宜於公開場合提出。

一些 project 的敏感資訊可以跟 team A 直接討論,但卻不方便與 team B 討論,講者沒留意 Zoom meeting 的參與者,結果 team B 都成了話題的聽者,如果只是浪費了 team B 的會議時間還好,但資料於錯誤的時間或直接落到另一組人身上,可能影響個人私穩、 project 的運行、甚至合作關係,講者便需嚴肅處理了。Zoom 職場溝通 zoom meeting 視像會議 視像會議趣聞 wfh work from home 在家工作 home office@boredpanda

(c)沒留意自己和/或參與者的對話背景是否適合會談:
雖然 Zoom 讓你邀請指定的 participants 進入 meeting room,但會議時 participants 背景的途人都可能間接成為參與者。如果會談中的 participants 背景有閒雜人、家庭成員、甚至是不應該接收相關資訊的人經過,講者就變相間接公開了談話內容。

禮儀方案:

戴上耳機:除非確定場合不會出現其他人,否則講者都應在 Zoom meeting 談論公事時戴上耳機,避免敏感內容泄露給第三方。

選擇私隱度高的場地:不過,第一個方法只能避免 participants 的訊息流出,要保密整個對話內容,最保險的方式還是選擇只有自己或者私隱度高的場地開 Zoom meeting。Zoom 職場溝通 zoom meeting 視像會議 視像會議趣聞 wfh work from home 在家工作 home office@standard.co

儘量別視 Zoom meeting 為閒聊的場地:孫提到,Zoom 儘量不要討論八封話題,「在 Zoom 的世界大家都看不見 participants 進出,故在多人會議,尤其 B2B 的 meeting,敏感話題或不相關的話題都儘可能避免,免得讓人覺得自己 unprofessional。」

2.    還身穿睡衣,進入了 Zoom 才發現要開 camera

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聽過不少人試過進入 meeting 後才發現對方開了 cam,甚至被要求開 cam,但睡衣未換上正裝、臉上亦未有偽素顏,要於這些時候露面,可以說是「尷尬度 at max」。究竟何時要開 cam,何時不用,跟誰進行會議才需要?

禮儀方案:

面試需預期開 cam:與求職者進行面試的一方有必要先通知對方面試過程有開 cam 的需要,而面試者都應該有開 cam 的心理準備。面試官亦有責任透過面試電郵或者電話先知會面試形式,避免尷尬場面。孫解釋到:「面試的確有開 cam 的必要,因為只有開 cam 才留意到對方的臉部表情,從而反映對方的 emotion;HR 會想要審視對方的眼神,例如問及某些問題的時候眼神有否閃縮,包括工作空窗期、提出處境難題時。」Zoom 職場溝通 zoom meeting 視像會議 視像會議趣聞 wfh work from home 在家工作 home office@sabincomics

孫亦提到,cam 會呈現講者的小動作如轉筆、玩手指、抓頭髮等小動作等 ,故它能為面試官提供豐富的 hints 去審視對方的 genunity 及情緒管理。

中層以上員工、B2B及越級會議 需預備好 smart casual 裝束:由於你們未必經常聯繫,或未必瞭解對方的溝通作風,故安全的做法是做好開 cam 的準備,當發現對方想開 cam,你亦配合得到。除非確定大家都有共識不開 cam,否則跟高層進行會議、高層之間開會、及尤其 B2B 的網絡會談都儘量穿好 smart casual,做好需要開 cam 的心理準備。雖然可能有點麻煩,但「裝到用時方恨少」,貪方便的風險可能是破壞合作關係中的專業形象。Zoom 職場溝通 zoom meeting 視像會議 視像會議趣聞 wfh work from home 在家工作 home office@9gag


3.    內向的人於 Zoom meeting 更催內向,棟篤笑講者也 hold 不了場

「本來被動的人在 Zoom 可能更少發聲。聽者難以透過 Zoom 觀察「眉頭眼額」」,講者亦無法藉此 drop hint,例如上司想推動同事發表意見、對意見表示遲疑或贊同,這些誘使人們發聲的 trigger 都難以透過 zoom 一一表達」。

@lietome_meme孫進一步指出,即使是擅長演說的人,只要講台切換至 Zoom ,整個過程立即變得障礙重重:「最近 join 了一個棟篤笑的 webinar,講者辦棟篤笑的經驗相當豐富,但在 Zoom 中因為難以與觀眾互動,講者如同跟空氣對話,同時又得不到觀眾的反應,令整個 show 失色不少;他更莫名地戴上口罩,變相加重與觀眾的隔閡,大家都 frustrated。當然於 online meeting 戴口罩的情況並不常見,必要時選擇毋需戴口罩的安全地方進行 webinar,以更易傳遞情感。」

禮儀方案:

雖然無法透過語言或表情表達充分即時反應,但還是有一些內置功能可以促進互動,特別是收集意見:

用標注功能(Annotation tool): 相信用家對「分享畫面」(share screen)功能已不陌生,它可以讓 participants 都看到你想分享的視窗,而 Annotation tool 則讓 participants 在你分享的畫面上作各種備註,註解工具包括筆、瑩光筆及形狀等;當要討論及研究產品設計、模型等時,這功能便更能派上用場。

投票功能(Poll Questions) :為開場或冷場破冰,使用投票功能是一個不錯的選擇,能夠收集到大眾意見,包括發言不多的 participants。

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4.    對話重疊如同「爭嘢講」

「由於用家在 Zoom 難以觀察發言者是否準備開口,大家發言及「撞聲」的機會比面對面高」大家都對這個情況不陌生,相信當事人大多都無意爭相發表意見,那麼該如何避免產生誤會?

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禮儀方案:

講者適時給予 air time:「Host 可以口頭給予 air time,指明接下來是由誰發言;同時想發言的人亦可以讓上一位講者先完成發言,並允許一至兩秒的空檔才開始發言,避免聲音 delay 、或誤會對方已完成說話而導致「爭相發言」。」

Zoom 始終不是一個適用作 networking 及閒談的平台,用家不能直接將現實的社交作風直接套用於網絡世界,否則容易衍生尷尬場面或誤會,大家不妨試從會議背景、裝束、Zoom 內置的互動功能令網絡會議過程更舒心順暢。最後,無論提供的方案有多湊效、程式的功能有沒有追上用家需要,最大的貼士還是抱持一份顧己及人的心態,促進關係上的雙贏局面;即使出了糗事或差池,懂得代入對方再行事才能恰當圓場。